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會計電算化內(nèi)部管理控制淺析:淺談會計電算化內(nèi)部管理控制制度設計

摘要:企業(yè)在建立了電算化會計系統(tǒng)后,企業(yè)會計核算和會計管理的環(huán)境發(fā)生了很大的變化,大大加快了會計數(shù)據(jù)處理的速度,會計核算的準確性和可靠性得到極大的提高,但是,也為企業(yè)的內(nèi)部控制帶來許多前所未有的新問題。從會計電算化崗位責任制度和安全控制制度等角度對會計電算化內(nèi)部管理控制制度進行分析。

關鍵詞:會計電算化;崗位責任制度;安全控制制度;企業(yè)

內(nèi)部控制是任何企業(yè)或事業(yè)單位進行有效管理和經(jīng)營的基礎,無論該企業(yè)或事業(yè)單位的會計資料是手工處理還是計算機處理,內(nèi)部控制都是必不可少的。建立電算化會計系統(tǒng)后,更需要加強內(nèi)部控制,因為會計信息處理的不可見性和高度集中性,也給電算化會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制帶來了高風險性和脆弱性。會計電算化系統(tǒng)潛在的控制問題比手工會計信息系統(tǒng)更多、更為復雜,其技術性也更高。如果會計電算化信息系統(tǒng)內(nèi)部控制存在漏洞,一旦造成損害,會導致比手工系統(tǒng)更為嚴重的經(jīng)濟損失。隨著企業(yè)組織形式的不斷發(fā)展、電子商務的興起、網(wǎng)絡財務軟件的日益普及,使封閉型的內(nèi)部控制系統(tǒng)不可避免地向開放型的內(nèi)部控制系統(tǒng)轉化,加劇了電算化系統(tǒng)效率與安全之間的矛盾,會計信息的正確性、有效性受到威脅。要使電算化系統(tǒng)既高效又安全地向有關各方提供完整準確的會計信息,必須強化電算化會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制,降低系統(tǒng)風險,提高系統(tǒng)的可靠性和穩(wěn)定性,建立完善的電算化會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度,因此,會計電算化信息系統(tǒng)內(nèi)部控制制度的設計非常重要。

會計電算化內(nèi)部管理控制是指企業(yè)建立起一整套內(nèi)部控制制度,以加強和完善對計算機會計系統(tǒng)涉及的各個部門和人員的管理和控制,是會計電算化內(nèi)部控制制度的重要組成部分。

一、會計電算化崗位責任制度設計

職責分工是內(nèi)部控制的關鍵環(huán)節(jié),企業(yè)為防止舞弊或欺詐,應建立一整套符合職責劃分原則的內(nèi)部控制制度,分離不相容職責,對每一項可能引起舞弊或欺詐的經(jīng)濟業(yè)務,都不能由一個人或一個部門經(jīng)手到底,必須分別由幾個人或幾個部門承擔,同時,還應建立起職務輪換制度。分離不相容職責的一般原則是將四種基本職能,即業(yè)務授權、執(zhí)行、記錄和資產(chǎn)保管予以分開。在計算機會計系統(tǒng)中,不相容的職務主要有系統(tǒng)開發(fā)、發(fā)展職務與系統(tǒng)操作職務;數(shù)據(jù)維護管理職務與電算審核職務;數(shù)據(jù)錄入職務與審核記賬職務;系統(tǒng)操作職務與系統(tǒng)檔案管理職務等。

通過建立會計電算化崗位責任制,明確每個工作崗位的職責范圍,定人員、定崗位,明確分工,各司其職,有利于會計工作程序化、規(guī)范化,有利于落實責任和會計人員鉆研分管業(yè)務,有利于提高工作效率和工作質量。

按照這一原則和會計電算化工作的特點,在實施會計電算化過程中,根據(jù)內(nèi)部牽制制度的要求和工作需要,會計電算化后的工作崗位可分為基本會計崗位和電算化會計崗位。

基本會計崗位可分為:會計主管、出納、會計核算各崗、稽核、會計檔案管理等工作崗位;電算化會計崗位是指直接管理、操作、維護計算機及會計軟件系統(tǒng)的工作崗位。以上兩種工作人員之間不得兼任,即系統(tǒng)的開發(fā)、維護人員不應進行日常業(yè)務處理工作;還要明確軟件開發(fā)人員、維護人員不能兼任操作員;建立各崗位人員的崗位責任制度,且分工科學,責任明確,各崗位都要得到一定的授權,并用密碼控制,防止非法操作、越權操作,這樣各崗位人員之間可形成互相制約和內(nèi)部牽制,從而降低出現(xiàn)錯誤和舞弊的風險。

(一)基本會計崗位

1.會計主管

制定會計電算化發(fā)展規(guī)劃,為總會計師提供重大硬件、軟件使用的決策依據(jù),根據(jù)企業(yè)特點合理地設置電算化管理崗位及配備崗位人員,檢查崗位人員的工作情況。嚴格執(zhí)行責任制對各崗位人員經(jīng)濟現(xiàn)任的約束條款。

2.會計核算各崗位主管

各崗位主管應合理進行分工和授權,崗位設置應做到:

(1)記賬憑證的制單和審核不能是同一人。

(2)出納不應兼任記賬憑證的輸入。

(3)憑證的輸入和記賬、結賬等工作應分離。

(4)支票管理功能由專人負責。

3.稽核崗

(1)審核原始憑證的合法性及是否有經(jīng)辦人、驗收人、主管領導簽字。

(2)審核憑證制作底稿是否規(guī)范,運用會計科目是否合理,借貸是否平衡。

(3)發(fā)現(xiàn)不合理的原始憑證及傳票制作底稿,及時退回業(yè)務發(fā)生崗位進行處理。

(4)鑒于業(yè)務處理時間問題,至少一周內(nèi)對所有原始憑證及憑證制作底稿全面審核一次,確保憑證制作質量。

(5)稽核后的憑證要加蓋崗位人員的名章,并對所有因人為因素造成又未及時稽核發(fā)現(xiàn)的憑證制作質量問題負責。

4.復核崗

(1)對計算機記賬前憑證制作質量起到把關的作用。

(2)復核計算機憑證與制作底稿的一致性,配合稽核人員及時發(fā)現(xiàn)原始憑證、憑證底稿的質量問題。

(3)按日整理當日所有原始憑證、憑證底稿及計算機憑證,完整地交付裝訂人員進行裝訂。

(4)按日進行每筆經(jīng)濟業(yè)務憑證的復核,發(fā)現(xiàn)問題后,屬于操作問題通知操作人員進行處理,屬于系統(tǒng)維護問題通知系統(tǒng)管理進行處理。

(5)負責審核計算機操作人員的操作結果并對審核結果負責,復核后的憑證要加蓋崗位人員印章。

(二)電算化會計崗位

電算化會計崗位和工作職責一般可劃分如下。

1.電算主管

負責協(xié)調(diào)計算機及會計軟件系統(tǒng)的運行工作,要求具備會計和計算機知識以及相關的會計電算化組織管理的經(jīng)驗。

2.電算維護

負責保證計算機硬件、軟件的正常運行,管理機內(nèi)會計數(shù)據(jù)。此崗要求具備計算機和會計知識,經(jīng)過會計電算化中級知識培訓。維護員一般不對實際會計數(shù)據(jù)進行操作。

3.電算審核

負責監(jiān)督計算機及會計軟件系統(tǒng)的運行,防止利用計算機進行舞弊。審查人員要求具備會計和計算機知識,達到會計電算化中級知識培訓的水平。

在具體實施會計電算化過程中,可根據(jù)內(nèi)部牽制制度的要求對上述電算化會計崗位進行必要地調(diào)整,基本會計崗位和電算化會計崗位,可在保證會計數(shù)據(jù)安全的前提下交叉設置,各崗位人員要保持相對穩(wěn)定。

二、會計電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全控制制度和檔案管理制度設計

(一)數(shù)據(jù)安全控制制度

會計數(shù)據(jù)的安全維護是為了確保會計數(shù)據(jù)和會計軟件的安全保密,防止對數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除,主要內(nèi)容包括:必須經(jīng)常進行備份工作,以避免意外和人為錯誤造成數(shù)據(jù)的丟失,每日必須對計算機內(nèi)的會計資料在計算機硬盤中進行備份,數(shù)據(jù)保存要實行雙備份。系統(tǒng)維護一般由系統(tǒng)維護員或指定的專人負責,數(shù)據(jù)錄入員、系統(tǒng)操作員等其他人員不得進行維護操作。另外,應制定會計電算化系統(tǒng)發(fā)生意外事故時會計數(shù)據(jù)的維護制度,以解決因發(fā)生意外事故而使數(shù)據(jù)混亂或丟失的問題。

1.對重要資料進行備份

為了維護會計數(shù)據(jù)的安全,必須對重要資料進行備份。防止因各種軟硬件故障、病毒入侵和黑客破壞等原因導致系統(tǒng)崩潰,造成重大損失。因此,當天的資料分兩處備份,一份備份到服務器上,一份備份在自己機器上的邏輯硬盤上。

2.防病毒安全

計算機病毒對計算機網(wǎng)絡的影響是災難性的,計算機網(wǎng)絡病毒的主要來源有兩種:一種來自文件的下載,這些被瀏覽的或是通過Internet下載的文件中可能存在病毒,而這些病毒就會感染共享文件和各種可執(zhí)行文件;另一種主要來自電子郵件,大多數(shù)的Internet郵件系統(tǒng)提供在網(wǎng)絡間傳送附帶格式化文檔郵件的功能,受病毒感染的文檔或文件就可能通過網(wǎng)關和郵件傳入局域網(wǎng)內(nèi)進行傳播。有效地防止病毒入侵,必須安裝防病毒軟、硬件。

3.設置防火墻

對于內(nèi)部局域網(wǎng),可以通過在路由器上進行相關的設置或購買更為強大的防火墻產(chǎn)品來進行。對于路由器產(chǎn)品而言,可通過內(nèi)置的IOS防火墻的設置,防范部分的攻擊,而購買的硬件防火墻,可以進一步保證局域網(wǎng)的安全性。

4.信息保密防范

為了保障網(wǎng)絡安全,可以利用網(wǎng)絡操作系統(tǒng)所提供的保密措施,進行用戶名登錄注冊,設置登錄密碼。由網(wǎng)絡管理員增加用戶時,設置原始密碼,并在用戶登錄時自己修改原始密碼。對文件目錄設置訪問權限和密碼,以控制什么用戶訪問什么樣的目錄和文件。

(二)電算化會計檔案管理制度

電算化會計檔案具有磁性化、不可見及易修改的特點,因此,電算化會計檔案管理是非常重要的會計基礎工作,企業(yè)必須加強對會計檔案管理工作的管理。計算機會計系統(tǒng)有關的資料應及時存檔,建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀等管理制度,并由專人負責管理。一個合理完善的檔案管理制度一般包括合格的檔案管理人員、完善的資料借用和歸還手續(xù)、完善的標簽和索引方法、安全可靠的檔案保管設備等。除此之外,還應有定期對所有檔案進行備份的措施,并保管好這些備份。為防止檔案被破壞,企業(yè)應制定出一旦檔案被破壞的事件發(fā)生時相應的應急措施和恢復手段。企業(yè)使用的會計軟件也應具有強制備份的功能和一旦系統(tǒng)崩潰等及時恢復到最近狀態(tài)的功能。

1.數(shù)據(jù)資料管理與保密

機內(nèi)數(shù)據(jù)文件及其備份和作為會計檔案資料打印輸出的各種憑證、賬冊、報表,應按有關財會制度使用、保管。

(1)現(xiàn)金、銀行記賬憑證及日記賬的輸出及保管

現(xiàn)金收付業(yè)務要做到日清月結?，F(xiàn)金記賬憑證一律由專職會計人員手工做記賬憑證,審核無誤后當日輸入計算機并打印出現(xiàn)金日記賬頁,審核后交現(xiàn)金出納員核對現(xiàn)金庫存,相符后出納員及主管負責人在賬頁上蓋章,按月編頁碼裝訂成冊加蓋封印,年終將各月現(xiàn)金日記賬按順序裝訂成冊,加蓋封印妥為保管。

銀行記賬憑證分機制憑證和手編記賬憑證兩種。有關財務人員必須及時把經(jīng)審核無誤的原始憑證或手編憑證,當日輸入計算機并打印銀行日記賬,以保證銀行出納當日業(yè)務當日清。銀行賬頁經(jīng)出納審核無誤后,出納和主管會計簽字蓋章,按日裝訂成冊,年終將各月銀行日記賬順序裝訂成冊,并加蓋封印,妥為保管。

(2)轉賬憑證的輸入、輸出與保管

轉賬憑證包括手編憑證和機制憑證兩種,有關會計人員應及時將審核無誤的原始憑證或手工編制的記賬憑證,輸入計算機。機制憑證在輸入計算機后要打印輸出,并與手編憑證同樣裝訂成冊,妥為保管。

(3)科目匯總表、賬簿打印時間

現(xiàn)金、銀行日記賬每天打印;銀行余額調(diào)整表每月打印一次;總分類賬和各種明細分類賬每月打印一次;現(xiàn)金、銀行存款、轉賬記賬憑證的科目匯總表每本打印一次,并同該本記賬憑證一起裝訂。會計報表、計算表、分析表,按管理要求和時間打印輸出,經(jīng)有關財會人員審核無誤后簽字生效。

由機器打印輸出的會計檔案發(fā)生缺損時,必須補充打印,并由操作人員在打印輸出的賬頁上簽字蓋章,財務主管簽字蓋章認可。

2.數(shù)據(jù)備份管理

(1)由于會計核算數(shù)據(jù)的重要性,必須經(jīng)常進行備份工作。

(2)在日常工作中,準備兩個移動硬盤循環(huán)使用,隔日進行備份,以避免意外和人為錯誤造成對工作的干擾。

(3)需要做備份的包括系統(tǒng)設置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月賬務文件、報表文件及其他核算子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件。

(4)機內(nèi)憑證及總分類賬、明細分類賬、報表,應視同會計資料按月分別使用兩個移動硬盤備份,交會計檔案保管員分別放置在不同地方,妥為保管。

3.會計檔案管理

(1)會計檔案存檔手續(xù):打印輸出的憑證、賬冊、報表,必須有會計主管的簽章才能存檔保管。

(2)為保證備份數(shù)據(jù)的安全,備份的移動硬盤須存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所。

(3)由打印輸出的憑證、賬冊、報表等書面形式的會計檔案,按《會計檔案管理辦法》規(guī)定的保管期限和管理辦法管理。

(4)隨計算機配置而來的操作系統(tǒng)、各類應用程序軟件以及購買的商品化會計核算系統(tǒng)軟件,和以上軟件的備份硬盤,作為會計檔案保管。

(5)各類會計檔案的出借,均必須經(jīng)過會計主管審批同意并簽字蓋章,如果對備份硬盤的操作可能危及該備份硬盤的完整性,應制作該備份硬盤的復制件,使用復制件進行操作。

會計電算化內(nèi)部管理控制淺析:會計電算化內(nèi)部管理探討

摘要 從建立健全會計電算化崗位責任制、明確電算化會議崗位的工作職責、建立會計電算化內(nèi)部牽制制度、建立電算化會計檔案管理制度等方面介紹了會計電算化內(nèi)容管理，以供參考。

關鍵詞 會計電算化；崗位責任制；內(nèi)部管理

會計電算化是把電子計算機和現(xiàn)代數(shù)據(jù)處理技術應用到會計工作中的簡稱，是用電子計算機代替人工記賬、算賬和報賬，以及部分代替人腦完成對會計信息分析、預測、決策的過程，其目的是提高企業(yè)財會管理水平和經(jīng)濟效益，從而實現(xiàn)會計工作的現(xiàn)代化。目前，我國決大多數(shù)企事業(yè)單位都已全部或部分使用了會計電算化，會計手工操作正逐步被會計電算化所取代，除配備適用的會計軟件和相應的計算機硬件設備、相應的會計電算化工作人員，還應建立嚴格的內(nèi)部管理制度[1]。因此，對會計電算化人員的培養(yǎng)、會計電算化內(nèi)部管理及相關制度的建立、執(zhí)行的要求成為迫在眉睫的任務。

1 建立健全會計電算化崗位責任制

電算化會計與傳統(tǒng)手工會計相比有諸多優(yōu)點，如簡化會計工作程序、減輕會計人員工作強度等，但實行的某個環(huán)節(jié)中如果因操作不當將會造成無法彌補的損失，且遠大于傳統(tǒng)手工記賬會計的損失。很多單位在會計軟件實行初期要手工和電算化會計并行，以實現(xiàn)平穩(wěn)過度。因此，各單位要根據(jù)實際情況，明確各個工作崗位的職責范圍，切實做到事事有人管、人人有專責，辦事有要求，工作有檢查。電算化會計崗位包括電算主管、操作、維護計算機及會計軟件系統(tǒng)的工作崗位，并與單位的會計主管、出納、會計核算、稽核、會計檔案管理工作相配合，將傳統(tǒng)的會計崗位與電算化會計工作崗位合二為一地設置。

2 明確電算化會計崗位的工作職責

2.1 電算主管人員

負責單位的計算機及會計軟件系統(tǒng)的運行工作，要求具備較高的會計和計算機業(yè)務知識及相關的會計電算化組織管理經(jīng)驗，可以由會計機構負責人或會計主管兼任。電算化主管相當于單位會計軟件的系統(tǒng)管理員，負責單位電算化軟件操作人員的權限設置、工作內(nèi)容和操作密碼的設定等工作[2]。電算主管有權進行對會計軟件各個模塊的系統(tǒng)進行操作，而這是單位其他人所沒有的權利。

2.2 軟件操作人員

負責輸入、輸出單位原始憑證和記賬憑證等會計數(shù)據(jù)、進行部分會計數(shù)據(jù)處理工作。要求能夠熟練操作一定的會計軟件，達到會計電算化初級知識培訓的水平。軟件操作崗位的工作可由一般會計人員辦理，但這項工作應與憑證的審核、記賬工作相分離，還應與出納員業(yè)務相分離，軟件操作人員沒有現(xiàn)金員的操作權限，不能辦理單位的現(xiàn)金與銀行存款日記賬的記賬工作，這項工作需要出納員在另一個模塊單獨進行。

2.3 審核記賬

負責監(jiān)督計算機及會計軟件系統(tǒng)的運行、對輸入計算機的會計數(shù)據(jù)（記賬憑證和原始憑證等）進行審核、記賬，對打印輸出的帳簿、報表進行審核、確認并且打印。此崗位要求具備較高的會計和計算機知識，要求相關人員需達到會計電算化中級知識培訓的水平，可以由會計稽核人員或主管會計兼任。

2.4 維護分析人員

負責保證單位計算機硬件、軟件的正常運行，對計算機內(nèi)的會計數(shù)據(jù)進行分析。此崗位不僅要對軟、硬件進行維護，還要對計算機內(nèi)部的會計數(shù)據(jù)進行維護和分析，規(guī)范計算機會計系統(tǒng)，維護會計業(yè)務日常操作，提供數(shù)據(jù)備份和數(shù)據(jù)恢復功能，一旦數(shù)據(jù)被破壞，可以順利地進行恢復操作[3-4]。在軟件系統(tǒng)維護過程中應該建立維護記錄，詳細記錄網(wǎng)絡操作、維護、故障時間等內(nèi)容，特別要注意對計算機病毒的防范，嚴格限制外來軟盤、光盤在系統(tǒng)內(nèi)的使用，如果必須與外部進行數(shù)據(jù)交換時，應該檢測后進行操作。對硬件設備應定期進行檢查，發(fā)現(xiàn)隱患及時處理，保證系統(tǒng)的正常運行。此崗位要求具備較高的會計和計算機知識，達到會計電算化中級知識培訓的水平，可由專職人員負責或由主管會計兼任。

3 建立會計電算化內(nèi)部牽制制度

根據(jù)《中華人民共和國會計法》和《會計電算化管理辦法》的規(guī)定，結合單位的工作需要，將基本會計崗位和電算化會計崗位適當合并、交叉設置，各崗位人員要保持相對穩(wěn)定、相互聯(lián)系、相互補充，通過設置各自不同的權限來建立會計電算化內(nèi)部牽制制度。例如：軟件操作人員有權錄入會計憑證但無審核權利，不經(jīng)審核的會計憑證不能記賬；而審核人員有審核權利卻沒有錄入權利，不能更改會計憑證，杜絕未經(jīng)授權人員操作會計軟件，這樣就達到了內(nèi)部牽制的目的[5]。因此，對用戶授權和系統(tǒng)權限管理控制是目前充分發(fā)揮系統(tǒng)自身的安全防護功能，建立內(nèi)部牽制制度的有效辦法。

4 建立電算化會計檔案管理制度

電算化會計檔案管理是重要的會計基礎工作。電算化會計檔案一般包括存儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)及磁性介質或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)和計算機打印出來的書面等形

式的會計數(shù)據(jù)。電算化會計檔案管理要求由專人負責，做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會計檔案應準備雙份，存放在2個不同的地點[6]；要定期檢查，定期進行復制，防止磁性介質或光盤損壞而導致會計檔案的丟失。會計檔案在做好電算化數(shù)據(jù)的保管外，還不能放松對數(shù)據(jù)紙質檔案的管理工作，這是財政部門對會計檔案管理工作的基本要求。

會計電算化是一項系統(tǒng)工程，是會計工作的發(fā)展方向，各級領導都應當重視這一工作。各單位不僅應在硬、軟件選擇上，而且應在會計電算化日常工作方面給予支持，重視會計電算化的內(nèi)部管理，是開展會計電算化工作、促進會計基礎工作規(guī)范化和提高經(jīng)濟效益的重要手段和有效措施。

會計電算化內(nèi)部管理控制淺析:會計電算化的內(nèi)部管理制度建設

摘要：人類進入信息時代，計算機技術已經(jīng)融入了當今社會的各行各業(yè)，其發(fā)展速度之快令人咋舌。要確保會計工作的發(fā)展和不斷完善就要先制定和執(zhí)行會計電算化管理制度，這是基礎和前提。

關鍵詞：會計電算化；崗位責任制；內(nèi)部管理

一、前言

就當前我國情況而言，大部分機構和單位都已經(jīng)實現(xiàn)了會計電算化，先進的會計電算化正在逐步取代傳統(tǒng)的會計手工操作。實現(xiàn)會計的電算化，要配備相應的會計軟件和相應的計算機硬件設備以及掌握了相關技能的工作人員，除此之外，還得建立其一套嚴格的內(nèi)部管理制度，才能讓會計電算化工作正常運作，為社會大眾提供更加優(yōu)質和快捷的服務。因此，培養(yǎng)會計電算化人才、加強會計電算化內(nèi)部管理并建立其管理制度及其執(zhí)行標準等是當務之急。

二、會計電算化與內(nèi)部控制管理制度

（一）會計電算化

會計電算化就是在會計領域里引入電子計算機，在會計工作中利用電子計算機信息系統(tǒng)來完成會計工作目的的現(xiàn)代化做賬手段。傳統(tǒng)的手工記賬、人工算賬和報賬、分析和利用會計信息等過程用計算機來替代。會計電算化的發(fā)展是人類會計發(fā)展史上的一個飛躍，它從更深層次上解放了人的勞動，進一步完善了會計工作。

（二）會計電算化內(nèi)部控制制度

內(nèi)部會計控制指的是為了確保會計信息的準確性、完整行、可靠性和安全性，為了確保本企業(yè)的效益，企業(yè)和單位在確保貫徹和執(zhí)行國家法律法規(guī)的前提下在企業(yè)內(nèi)部采取一系列的控制程序、措施和方法來達到加強資金控制、改善企業(yè)內(nèi)部管理，盡可能提高本企業(yè)的經(jīng)濟效益等目的。

（三）加強會計電算化內(nèi)部控制的重要性

電算化會計系統(tǒng)的建立能夠改變會計核算和會計管理的環(huán)境，這種變化表現(xiàn)在兩個方面：有利的一面。由于企業(yè)使用了計算機來處理會計數(shù)據(jù)，其工作速度得到了很大的提高，會計工作在核算階段的準確行和可靠性也得到了保障和提高，而人工操作會因為工作人員的疏忽大意或計算失誤都造成誤差或差錯。

三、會計信息化制度建設中存在的問題

（一）會計信息化系統(tǒng)存在缺陷

因為目前我國的很多電算化會計系統(tǒng)是企業(yè)的財務工作者和合作的計算機工作人員合伙進行開發(fā)的，這種合作方式有一個大弊端：開發(fā)于使用存在脫節(jié)現(xiàn)象，設計出來的系統(tǒng)往往存在諸多問題，無法準確反映出企業(yè)內(nèi)部的實際情況。這種來自會計電算化系統(tǒng)的缺陷回引發(fā)出一系列的問題，這些問題會使企業(yè)內(nèi)部控制無法正常而有效的運作。

（二）制度體系有待完善

當今社會企業(yè)要運轉和發(fā)展都離不開財務管理，實現(xiàn)會計電算化是財務工作的一個開端，如果會計工作者從更深的層面來理解會計電算化內(nèi)部管理制度的話，將大大有利于加快其實現(xiàn)的步伐。在《會計電算化工作規(guī)范》中指出：會計電算化崗位責任制、會計電算化操作管理制度、計算機硬件和軟件管理及數(shù)據(jù)管理制度、電算化會計檔案管理制度等等一系列的制度是企業(yè)和單位在實施會計電算化的過程中要建立和完善的。

（三）內(nèi)部監(jiān)控落實不嚴

就目前的國內(nèi)實際情況而言，我國很多企業(yè)都或多或少地在會計管理系統(tǒng)上存在著違法違紀的現(xiàn)象，用一些欺詐舞弊的手段來欺國欺世。造成這種局面實際上主要是因為我國的監(jiān)督機制還不健全，進而造成控制出現(xiàn)漏洞。企業(yè)中的很多工作人員利用企業(yè)內(nèi)部控制上的疏漏、監(jiān)督上的混亂等漏洞來大量地進行違法違紀的行為，他們有的收受賄賂、挪用和盜取或貪污公款，有的企業(yè)內(nèi)部人員勾結不法商人假開發(fā)票達到非法侵占企業(yè)資金的目的。

四、加強制度建設的幾點建議

（一）完善系統(tǒng)開發(fā)與控制

資金的預算和可行性研究是計算機會計系統(tǒng)開發(fā)和發(fā)展控制的兩個前提工作。對系統(tǒng)進行分析、設計和實施等是開發(fā)過程中必不可少的環(huán)節(jié)，另外對當前系統(tǒng)的評價和估計，系統(tǒng)更新是否可行，其更新方案是什么等問題都囊括在開發(fā)過程當中。總的來說可以歸結為以下內(nèi)容：要符合國家標準和國家規(guī)范。也就是說不管是自行組織還是購買他人開發(fā)的軟件，計算機會計系統(tǒng)的開發(fā)和發(fā)展項目都要遵循國家相關部門的標準和規(guī)范。

（二）強化對制度建設監(jiān)督

當前我國主管部門和各級財政對基層會計工作的評審和考核主要采用的是本地區(qū)管好本地區(qū)，本系統(tǒng)管好本系統(tǒng)的模式，因此財政部門主要加強督促基礎單位建立起其管理制度，并積極主動地組織和開展各種培訓活動，借此來提高基層單位的制度建設能力和管理水平等。

（三）嚴格落實內(nèi)部管理

查錯防弊一直是內(nèi)部管理工作的一項重要職能。內(nèi)控人員對會計電算化系統(tǒng)進行內(nèi)部管理的過程中對于發(fā)現(xiàn)的一些徇私舞弊現(xiàn)象以及一些違規(guī)現(xiàn)象要嚴格按照內(nèi)部管理制度進行處罰，堅決杜絕員工存在的僥幸心理。

五、總結

信息時代的網(wǎng)絡在迅猛發(fā)展，在迅速興起的電子商務時期，要求有更高的會計電算化系統(tǒng)來為其服務，因而會計電算化這一系統(tǒng)的誕生和發(fā)展將大大有利于提高會計工作的效率。雖然計算機給實現(xiàn)會計電算化帶來了便捷，可也不是無懈可擊的，所制定的制度也絕不可能是天衣無縫的，因此，各企業(yè)或單位在順應時展的潮流的同時，要將更為科學化的電算化內(nèi)部管理制度要進一步完善，以求提高企業(yè)和單位的會計工作水平及其工作質量，這樣才能確保取得高效和精確的會計電算化工作效率，進一步保障自身財產(chǎn)的安全性，給內(nèi)部和外界提供更為完整和準確的信息，利于決策的有用性，更好地為企業(yè)和單位實現(xiàn)現(xiàn)代化管理、提高自身經(jīng)濟利益服務。

會計電算化內(nèi)部管理控制淺析:會計電算化條件下的企業(yè)內(nèi)部管理制度優(yōu)化方案研究

摘要：隨著社會的發(fā)展，社會逐漸向信息化方向和技術化方向發(fā)展。在這個過程中，我國經(jīng)濟也進行著飛速發(fā)展，因此也需要一些更先進的方法來進行經(jīng)濟的管理工作等。在這個過程中，會計行業(yè)的優(yōu)化逐漸受到重視。會計行業(yè)一向以繁瑣和復雜著稱，但這一職業(yè)所進行的工作卻是非常重要的，一個公司會計的好壞可以直接影響到這個公司的規(guī)模和發(fā)展好壞，因此，會計電算化這種新鮮的高效率工作方式逐漸進入人們的視線。但這一創(chuàng)新要運用到企業(yè)中必須能夠與員工相協(xié)調(diào)。本文就是對會計電算化條件下的企業(yè)內(nèi)部管理制度優(yōu)化方案的研究。

關鍵詞：會計電算化；企業(yè)；內(nèi)部管理制度；優(yōu)化方案；深入研究；人機結合；創(chuàng)新

在當今企業(yè)中，會計電算化已經(jīng)有了一定的普及和應用。由于會計電算化并不是完全的一個自動化過程，因此一定會與會計人員有相應的聯(lián)系，而在這個聯(lián)系的過程中，往往就是企業(yè)的一個管理盲點，最容易出問題。因此，如何將會計電算化的效率提升到最高，讓會計電算化由會計人員很好地掌握與控制，達到高效率，高準確性的目的，成為本文討論的重點。在討論兩者的結合之前，首先要了解會計電算化這種新型的管理手段，同時了解其中的一些不足，從而對之進行改善，達到優(yōu)化的目的。

一、在會計電算化條件下實行企業(yè)內(nèi)部管理制度的必要性

隨著會計電算化的普及，計算機已經(jīng)完全替代了手工記賬，而這種會計工作手段的改變，也對會計工作的方方面面產(chǎn)生了重大影響。在這種情況下，為了使會計電算化更好地實行，建立健全的企業(yè)內(nèi)部管理制度成為一個首要問題。

當計算機入駐會計工作環(huán)境之后，許多工作方式都需要改變。比如在以前，會計人員的主要工作是記賬，填寫報表，對賬本進行統(tǒng)計等；在有了會計電算化之后，會計人員只需要按時將相關憑證輸入計算機，計算機就可以自動完成記賬、制作報表等工作。因此會計工作人員的工作重點也相應地發(fā)生了改變。而會計人員在有了會計電算化的主要工作就是管理工作，他們要對系統(tǒng)安全，記賬的憑證與審核等進行內(nèi)部控制，這就需要制定新的內(nèi)部控制制度。因此，在會計電算化的企業(yè)中，要保障企業(yè)資金的安全性，確保企業(yè)各種經(jīng)濟活動的有效性，都需要重視企業(yè)內(nèi)部控制制度的建立和完善，而這種制度相對以前也更加復雜了。只有是這種制度得到優(yōu)化，才能夠更好地實行計算機的應用。

二、會計電算化條件下的企業(yè)內(nèi)部管理制度存在的問題

前文我們討論了在會計電算化條件下建立和完善企業(yè)內(nèi)部管理制度的必要性和重要性，在不同的大小企業(yè)中，隨著會計電算化的普及，也已經(jīng)開始改善企業(yè)的內(nèi)部管理制度。但是，在改善內(nèi)部管理制度的過程中，我們也看到了一些建設過程中產(chǎn)生的問題。因此，下面就來討論在會計電算化條件下的企業(yè)內(nèi)部管理制度存在的問題。

（一）企業(yè)內(nèi)部對制度的建立不夠重視，制度流于形式

在會計電算化條件下的企業(yè)內(nèi)部管理制度，應該與“企業(yè)內(nèi)部”產(chǎn)生緊密的聯(lián)系。因為不同的制度針對的是不同的企業(yè)，如果兩個企業(yè)具有不同的管理方式，不同程度的會計電算化發(fā)展，卻采用相同的內(nèi)部管理制度，那么必然會出現(xiàn)一些問題。而在實際工作中，也確實存在這種問題。有一些企業(yè)中的領導或者是會計人員沒有意識到一個適合自己企業(yè)的管理制度的重要性，甚至認為制度只是一種擺設，這樣他們就很有可能在制定制度的時候照搬照抄，這樣子就沒有與企業(yè)自身的工作方式，管理方式，人員分配等做出相應的調(diào)整，那么制度出來的制度也沒有辦法有針對性的實行。在這種情況下，如果內(nèi)部管理制度不能落實，可能會有很嚴重的后果。比如：系統(tǒng)癱瘓，數(shù)據(jù)丟失等問題。因此，制定適合企業(yè)自身的內(nèi)部管理制度是非常重要的。

（二）制度形成后相關部門對制度的檢查落實力度不夠

通過上一點的分析，我們看到企業(yè)對于制度的正確建立重視不夠，這就會導致一些不利于企業(yè)發(fā)展的問題。因此企業(yè)需要認真建立制度。但是，建立了一個適合企業(yè)的內(nèi)部管理制度，并不一定就能夠達到很好的效果。因為， 許多企業(yè)即使建立了非常適合企業(yè)發(fā)展的內(nèi)部管理制度，也沒有很好地去實行，這是因為很多企業(yè)沒有在制定制度后對相關制度的實行與否進行檢查和落實。因此，重視制度建立卻輕視制度檢查與落實的做法是不可取的。而對制度檢查落實的力度不夠，是因為以下兩個原因。一個是有些企業(yè)可能本身就不重視制度的建立，這種情況下自然也不會重視對制度的檢查和落實。第二個原因是形成了恰當?shù)膬?nèi)部管理制度，卻沒有形成一個有效的考核監(jiān)督體系。這種情況下許多企業(yè)中的領導不知道應該怎么去考核和監(jiān)督，這就會導致內(nèi)部工作無法做好，間接導致了不當使用會計電算化，從而造成一些嚴重的后果。這種情況其實比制度沒有建立好還要嚴重，因為在對制度進行考核和監(jiān)督的過程中已經(jīng)開始了制度的實行，如果制度沒有執(zhí)行好，也沒有被發(fā)現(xiàn)，那么這就會成為一個越來越嚴重的問題存在于會計電算化的條件下，產(chǎn)生非常不利的影響。

三、會計電算化條件下的企業(yè)內(nèi)部管理制度的優(yōu)化方案

經(jīng)過前文的討論，我們首先看到了會計電算化對當今會計工作的重大改變，對企業(yè)造成的影響，其次看到了會計電算化在企業(yè)中還不夠完善，還存在一些問題，因此就需要企業(yè)內(nèi)部管理制度來完善會計電算化，而前文我們又分析了現(xiàn)有企業(yè)內(nèi)部管理制度的不足之處，因此，最后我們重點來討論在會計電算化條件下企業(yè)內(nèi)部管理制度的優(yōu)化。

（一）要對員工開展有關企業(yè)內(nèi)部管理制度的理論學習

之所以企業(yè)內(nèi)部管理制度還沒有很好的展開，就是因為員工對于在會計電算化條件下企業(yè)內(nèi)部管理制度的轉變并不十分了解。因此，應該組織相關的理論學習來對員工進行教育，讓員工了解到在會計電算化條件下他們職責的轉變。在員工當中，對財務部門會計人員的管理最為重要。對他們進行教育，讓他們更加了解當今制度的變化，充分增強他們對電算化內(nèi)部管理制度的理解把握能力。

（二）內(nèi)部管理制度中要明確不同會計人員的分工

在內(nèi)部管理中，重要的一個方面就是對不同職務的分離。計算機會計和手工會計具有一個共性，就是他們都需要在進行經(jīng)濟業(yè)務時對可能造成欺詐和舞弊的行為進行分工，這樣才能減小風險。因此，就需要建立一套具有職務劃分的內(nèi)部管理制度，而在會計電算化的條件下，就應該在新型內(nèi)部管理制度中添加專門針對于會計電算化的人員分工。比如，要根據(jù)會計電算化的特點增設監(jiān)控和檢查方面的人員，而可以減少或者合并記賬的人員，同時也要對操作人員制定嚴格的規(guī)定，禁止越權操作、非法操作等行為。這樣才能夠確保會計電算化的正常運行。

（三）要加強對制度的監(jiān)控和指導

在一個企業(yè)中，具有相關的管理部門，同時還有各級的財政和主管部門。這些部門都應該對內(nèi)部管理制度做出一定的貢獻。他們主要能做的就是加強對制度的監(jiān)控，保證內(nèi)部管理制度的正常運行，同時保證內(nèi)部管理制度能夠對會計電算化產(chǎn)生促進作用。另一方面，管理部門看問題的角度是比較宏觀的，因此我認為他們應該能夠對相關的內(nèi)部管理制度進行相關的指導工作，從而更好地令相關部門完善內(nèi)部管理制度。

四、總結

通過前文的分析，我們看到了很多現(xiàn)今需要關注的問題。首先我們了解了隨著社會和科學技術的發(fā)展，會計電算化已經(jīng)逐漸取代手動會計在企業(yè)中逐漸成長起來。但是，會計電算化畢竟是一種新興的事物，因此它在企業(yè)中生存和發(fā)展時還存在著各種各樣的問題，需要采用不同的方法對之進行改善。一個非常重要和有效的方法就是優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部的管理制度。因此我們首先對現(xiàn)今企業(yè)內(nèi)部的管理制度進行了介紹，同時也提出了這其中還存在著不少的問題，之后就提出了相關的優(yōu)化方案，一方面是對企業(yè)內(nèi)部人員的管理，另一方面使企業(yè)內(nèi)部不同管理部門也需要做一些事情，同時還要加大對制度本身的管理，從而讓企業(yè)內(nèi)部管理制度得到更好的優(yōu)化，從而在會計電算化條件下讓企業(yè)更好的發(fā)展！

（作者單位：連云港供電公司）

會計電算化內(nèi)部管理控制淺析:會計電算化內(nèi)部管理簡述

摘要：隨著計算機在會計領域的應用與普及，會計信息系統(tǒng)由傳統(tǒng)手工會計信息系統(tǒng)發(fā)展到電算化會計信息系統(tǒng)。由此，加強會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制，不斷探索適合電算化環(huán)境的內(nèi)部控制措施與方法成了當前企業(yè)要解決的首要問題。

關鍵詞：會計信息系統(tǒng)；控制措施；方法

隨著計算機在會計領域的應用與普及，會計信息系統(tǒng)由傳統(tǒng)手工會計信息系統(tǒng)發(fā)展到電算化會計信息系統(tǒng)，傳統(tǒng)的會計核算手段、操作技能、信息傳輸及應用環(huán)境、內(nèi)部會計監(jiān)督對象等都發(fā)生重大變化，這使在與之相應的會計理論基礎上形成的會計核算的內(nèi)容、方法、程序和對象發(fā)生了重大變化，電算化會計信息系統(tǒng)的迅速發(fā)展給會計工作帶來了全新的變革。因此，加強會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制，不斷探索適合電算化環(huán)境的內(nèi)部控制措施與方法成了當前企業(yè)要解決的首要問題。

一、電算化環(huán)境下內(nèi)部控制系統(tǒng)風險分析

（一）軟件開發(fā)和設計中存在的風險

現(xiàn)有的通用財務軟件中，由于財務信息軟件開發(fā)人員考慮問題不夠全面，在財務軟件開發(fā)過程中，難以與實際工作中的一些情況相吻合，開發(fā)的軟件存在微小漏洞，給犯罪分子以可乘之機，正是這一空隙，犯罪分子運用技術化、智能化等高科技手段進行犯罪活動。

（二）人為風險

雖然企業(yè)應用現(xiàn)代化管理工具替代了陳舊落后、繁瑣的手工核算，減輕了會計人員的重復勞動，但企業(yè)管理者在思想觀念上沒能及時轉變，嚴格而科學管理往往只停留在形式上。犯罪分子利用內(nèi)部防范制度的薄弱環(huán)節(jié)，不惜以身試法，利用合法身份，濫用或盜用操作密碼進行越權操作，從而達到侵吞企業(yè)財產(chǎn)的目的。例如密碼過于簡單、電算主管授權沒有嚴格按照要求辦理、財務系統(tǒng)中的初始數(shù)據(jù)和記賬憑證的修改沒能按規(guī)定進行等。

（三）計算機安全風險

在財務信息化高速發(fā)展的時代，會計核算，貨幣資金，信息存儲與傳遞等都采用電子文件形式存于計算機內(nèi)，通過網(wǎng)絡進行傳輸。由于在電算化系統(tǒng)下會計信息以電磁信號的形式存儲在磁性介質中，是肉眼不可見的，很容易被刪除或篡改而不會留下痕跡，往往使應用人員和維護人員疏忽潛在危險的存在。另外，不正常的程序結束操作也會造成存儲數(shù)據(jù)的輔助介質（如硬盤）部分或全部遭到破壞。蓄意的計算機病毒侵入并惡意攻擊，也會干擾和破壞系統(tǒng)的設置，破壞程度正常執(zhí)行及數(shù)據(jù)的完整。

二、電算化會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制措施與方法

（一）從控制的形式上看

1制度控制，即完備有效的內(nèi)部控制制度是電算化內(nèi)部控制的基本保證。俗話說：“沒有規(guī)矩，不成方圓”。每一事物的產(chǎn)生，都有其內(nèi)在的運行規(guī)則，會計電算化代替手工也同樣有自己獨特運行規(guī)則，需要一套完備的制度來約束。

2組織機構控制。隨著會計電算化的快速發(fā)展，會計機構也應作相應的調(diào)整，如人員崗位責任制：人員崗位包括基本會計崗位和電算化崗位，其中基本會計崗位分為會計主管、出納、核算、稽核和檔案人員等。而電算化會計崗位則是操作員、電算維護員、電算主管。以上兩種工作崗位不得兼任，還要明確軟件開發(fā)人員、維護人員不能兼任操作員。建立各崗位人員的崗位責任制度，分工合理，責任明確。各崗位都得到一定的授權，并用密碼控制，防止非法操作，越權操作。這樣各崗位人員互相制約和互相牽制，從而防止違法行為的發(fā)生和及時發(fā)現(xiàn)錯誤。

3程序的設計和操作控制。軟件的研制、開發(fā)一定要規(guī)范，開發(fā)、研制的軟件必須進行全面、深入的調(diào)查，科學系統(tǒng)地分析和設計，必須符合財政部的《會計核算軟件基本功能規(guī)范》的要求。開發(fā)、研制出的軟件在投入運行前必須經(jīng)上級有關部門的評審、鑒定，軟件的有關文檔資料必須齊全。會計電算化操作應嚴格遵循會計業(yè)務和處理流程進行，在會計軟件中設置防止重復操作、遺漏操作和誤操作的控制程序。

4數(shù)據(jù)的輸入、輸出和安全控制。會計電算化系統(tǒng)主要是由數(shù)據(jù)整理、數(shù)據(jù)輸入、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)通訊、數(shù)據(jù)保存，數(shù)據(jù)輸出幾個部分構成。在這些環(huán)節(jié)中分析出現(xiàn)風險的可能性，分析系統(tǒng)設計過程中是否在實現(xiàn)各個功能時嵌入相應的內(nèi)部控制措施，嵌入的內(nèi)部控制措施是否發(fā)揮作用，對于一些潛在的可預見風險是否在系統(tǒng)中采取預防措施，是否對不可預見風險的處理留有系統(tǒng)空間等等。由此保證各個環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)準確、有效和全過程會計電算化的安全完整。在會計電算化工作中，電腦原始數(shù)據(jù)是由人工事先進行審核和確認后輸入計算機內(nèi)的，因而自動處理數(shù)據(jù)的準確性完全依賴原始數(shù)據(jù)輸入時的準確性。會計資料是單位的絕對機密，一旦泄露將給單位帶來不應有的損失，而磁性介質的可復制性又使會計資料極易泄露而不易發(fā)現(xiàn)。故會計電算化系統(tǒng)的輸出不論是磁性文件還是打印資料，輸出后均應立即受到嚴格管理，以防被人竊取和篡改。存載數(shù)據(jù)介質本身可能存在安全性能以及蓄意的計算機病毒的侵害是危害數(shù)據(jù)安全的兩大重要隱患。

5會計處理控制。要健全企業(yè)內(nèi)部定期檢查制度，對會計資料定期檢查，主要檢查全計電算化賬務處理正確與否，看是否遵照會計法規(guī)行事，審核費用簽字是不是符合本單位的內(nèi)控制度要求，憑證附件是否完整等。審核計算機內(nèi)部數(shù)據(jù)與書面資料的一致性，如輸出的工資單與職工花名冊進行對照檢查，防止錯發(fā)工資等。

（二）從電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制內(nèi)容來看

1加強制度建設，增強制度意識。純粹的制度建設，如果沒有有效的執(zhí)行，也就等于沒有了制度。我們一方面在加強制度建設的同時，應該進一步增強財務人員的制度意識，保證執(zhí)行力。當然，建立健全的會計電算化制度，是電算化正常運行的首要任務，包括建立會計電算化操作基本要求、會計電算化數(shù)據(jù)備份及軟盤管理制度、網(wǎng)絡維護和計算機病毒防治制度、電算化微機檔案管理制度等。加強領導、組織和規(guī)劃，加強財務人員有關制度意識的教育，不僅僅是企業(yè)會計信息化發(fā)展的要求，更是企業(yè)會計電算化安全、有效運行的保證。

2加強程序操作記錄。單位應建立日常操作記錄制度，記錄操作時間，操作人員姓名，操作內(nèi)容等。另外，軟件的修改是難以避免的，對會計軟件進行修改應經(jīng)過周密計劃和嚴格記錄，修改過程的每一個環(huán)節(jié)都必須設置必要的控制，修改的原因和性質應有書面形式的報告，經(jīng)批準后才能實施修改，所有與軟件修改有關的記錄都應該打印后存檔。

3加強會計人員職能控制。由于會計電算化功能的相對集中，我們必須制定相應的組織和管理控制，明確職責分工，加強組織控制，將系統(tǒng)中不相容的職責進行分離，以相應的管理規(guī)章對系統(tǒng)中的各類人員進行嚴密分工。通過設立一種相互稽核、相互監(jiān)督和相互制約的機制來保障會計信息的真實和可靠，減少發(fā)生錯誤和舞弊的可能性。職責分工首先是會計電算化使用部門與業(yè)務部門的職責相分離（業(yè)務部門指產(chǎn)生原始數(shù)據(jù)的部門或人員），盡可能保持不相容職能（如業(yè)務授權、執(zhí)行、保管和記錄）的分離，其次是財務部門電算化崗位內(nèi)部的職責分離。通過進行內(nèi)部職責分工，以補救不相容職能集中化的不足。例如在手工會計信息系統(tǒng)中其崗位設置一般為會計主管、出納、稽核、會計核算各崗等基本會計工作崗位。以電力系統(tǒng)會計電算化內(nèi)部控制管理為例，在實行電算前，會計部門的職能分工為會計主管、會計信息管理、資產(chǎn)管理、資金管理、預算管理、出納等。會計信息管理人員負責日常成本核算工作，資產(chǎn)管理人員負責工程及固定資產(chǎn)管理，資金管理人員負責資金的籌集，預算管理人員負責各項資金預算、成本預算以及工程預決算等，會計主管人員負責各項經(jīng)濟業(yè)務的合規(guī)、合法性審核，出納人員負責資金的結算，以上各崗位按照會計制度規(guī)定實行不相容崗位分離。在實行電算化后，各項職能分工均按照會計制度相關規(guī)定進行，有電算主管或系統(tǒng)管理員按照不相容崗位分離的原則對上述電算崗位設置相應的功能權限、賬套權限、操作時間權限等。在功能權限設置上負責審核人員，不賦予制證權限，不兼任出納工作，對業(yè)務的真實性、合法性以及完整性負責。制證人員賦予審核權限，出納人員不賦予除固定資產(chǎn)管理之外的其他工作，電算主管和系統(tǒng)管理員負責日常監(jiān)督、系統(tǒng)安全運行、數(shù)據(jù)安全以及協(xié)調(diào)各工作人員關系等。會計檔案人員負責數(shù)據(jù)光盤、系統(tǒng)光盤及各類紙制資料的保管工作，但系統(tǒng)光盤和數(shù)據(jù)光盤應分開保管。

4加強會計人員的電算化培訓工作。會計電算化信息系統(tǒng)應在開發(fā)階段就要對使用該系統(tǒng)的有關人員進行培訓，提高其對系統(tǒng)的認識和理解，以減少系統(tǒng)運行后出錯的可能性。外購的商品化軟件應要求軟件開發(fā)公司提供足夠的培訓機會和時間。在系統(tǒng)運行前對有關人員進行的培訓，不僅僅是系統(tǒng)的操作培訓，還應包括讓這些人員了解系統(tǒng)投入運行后新的內(nèi)部控制制度、會計信息系統(tǒng)運行后的新的憑證流轉程序、會計信息的進一步利用和分析的前景等。

5加強程序操作流程控制。為了保證信息處理質量，減少產(chǎn)生差錯和事故的概率，應制定相應的上機守則與操作規(guī)程，規(guī)范程序操作。上機守則主要是對電腦機房內(nèi)工作所作的一般性規(guī)定。操作規(guī)程則是提出了會計業(yè)務計算機處理過程的具體操作步驟和具體要求，包括各種操作命令、各種設備的使用說明以及非常情況的處理等。對日記賬和已結賬業(yè)務設置不可修改或逆操作程序，要修改必須通過編制記賬憑證沖正或補充登記來更正，以保證會計數(shù)據(jù)的完整性、真實性。

6加強安全管理和控制。電算化會計信息系統(tǒng)的安全控制是指如何采取有效的內(nèi)部控制方法和措施來保證系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全，保證系統(tǒng)可靠地運行。系統(tǒng)的安全控制包括系統(tǒng)的接觸控制、后備控制和環(huán)境安全控制等內(nèi)容。具體包括：

（1）嚴格按照會計人員崗位設置相應的操作權限，對不相容崗位進行嚴格分離。

（2）對電算主管、各操作人員、系統(tǒng)維護人員、程序開發(fā)人員等的密碼設置做嚴密規(guī)定，禁止設置簡易的密碼，防止不相關人員盜用。

（3）建立日常數(shù)據(jù)備份制度，采用兩種以上方式定期對數(shù)據(jù)進行備份，備份方式包括：服務器和工作站雙重備份、數(shù)據(jù)整體備份和分模塊備份。

（4）定期對財務信息系統(tǒng)進行維護，采取應有的“病毒”防御措施，定期進行殺“毒”，防止“病毒”入侵。

（5）禁止財務工作站與互聯(lián)網(wǎng)相連，切斷“病毒”入侵系統(tǒng)可能途徑，對數(shù)據(jù)的輸入進行嚴格管理，輸入數(shù)據(jù)時，應經(jīng)過相關人員的檢查無“病毒”后方可輸入。

（6）各級操作人員發(fā)生變動時，除了按照規(guī)定做好會計人員交接工作外，還應對用戶登錄名稱和密碼數(shù)據(jù)文件進行備份，并防止用戶名和密碼被盜用。

7檔案管理控制。進行微機檔案管理控制可以有效保證數(shù)據(jù)的可恢復性，在計算機系統(tǒng)受到損壞情況下，可以及時恢復財務數(shù)據(jù)，保證會計資料不會丟失，同時也保證了會計工作的正常運轉。具體控制措施有：

（1）建立計算機檔案管理制度，注冊名、科目體系、報表數(shù)據(jù)來源、運算關系、勾稽關系等各種初始化資料應作為檔案保存。

（2）每月所有的賬簿、科目匯總表、清理賬戶清單、輔助賬頁應及時分類歸檔保存。

（3）所有光盤、軟盤備份應貼好明細標簽歸檔，妥善保管，作為檔案資料保存。

（4）做好對會計電算化檔案的防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會計檔案應準備雙份，存放于兩個不同的地點。同時，定期對磁性介質保存的會計檔案進行檢查，定期進行復制，防止由于磁性介質損壞，而使會計檔案丟失。

8加強內(nèi)部審計。內(nèi)部審計是內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分，也是電算化會計下實施內(nèi)部會計監(jiān)督的一種手段。在會計電算化環(huán)境下，由于審計對象的表現(xiàn)形式發(fā)生了改變，對內(nèi)部審計提出了更高、更嚴格的要求。

首先應加大對審計人員的高層次培訓，如網(wǎng)絡系統(tǒng)、電算化信息系統(tǒng)等方面培訓，使審計人員能適應會計信息化審計需要。其次，由于審計人員的能力有限，不可能對諸多領域全方位了解，故應在外聘請專家協(xié)助審計。比如參與軟件的開發(fā)階段的可能性分析，軟件運行環(huán)節(jié)升級可靠性審計、日常處理是否符合內(nèi)部控制要求等。最后，我們在制定完備的控制制度的同時，如果沒有有限的執(zhí)行，也是徒勞。從目前的國內(nèi)形式來看，由于執(zhí)行力不夠，導致內(nèi)部控制制度失效時有發(fā)生，所以在制定制度的同時，應加強執(zhí)行力建設。

隨著電子技術和網(wǎng)絡技術的飛速發(fā)展，會計電算化的普及程度也越來越高，內(nèi)部會計控制中的新問題和新課題將不斷出現(xiàn)。對會計風險的深入研究，必將使在會計電算化下形成新的會計理論和方法得到進一步完善和發(fā)展，也使得電算化會計環(huán)境下的內(nèi)部控制制度不斷地調(diào)整、改善，真正做到保證會計信息的真實性、完整性和可靠性，為企業(yè)做出正確的決策提供有效的信息，給企業(yè)創(chuàng)造良好的會計效益。