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工程檔案管理論文:淺談電力企業(yè)建設(shè)工程技術(shù)檔案管理

前言

電力建設(shè)項(xiàng)目檔案工作是一項(xiàng)以項(xiàng)目管理為中心內(nèi)容的專業(yè)性和服務(wù)性的工作 ，是實(shí)現(xiàn)電力建設(shè)科學(xué)管理不可缺少的技術(shù)基礎(chǔ)工作。它隨電力建設(shè)項(xiàng)目的開始而建立 ，又隨電力建設(shè)項(xiàng)目的竣工投產(chǎn)、交付使用而告終 ，與工程項(xiàng)目建設(shè)的進(jìn)程同步。

電力建設(shè)工程檔案是電力企業(yè)基本面貌和工程建設(shè)全過(guò)程的綜合反映，是一份寶貴的資源。檔案工作作為企業(yè)管理的重要組成部分，日益成為一項(xiàng)維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益、合法權(quán)益及記錄企業(yè)歷史真實(shí)面貌的重要基礎(chǔ)工作。因此，還應(yīng)該有必要重申檔案工作中一項(xiàng)最基礎(chǔ)的工作---檔案收集。檔案收集如同檔案工作這座大廈的基石，要做到檔案收集的全面性和完整性，應(yīng)落實(shí)“五抓”：抓檔案人員素質(zhì)、抓檔案管理制度、抓“三同步”、 抓工程現(xiàn)場(chǎng)、抓規(guī)范電子文件。

1. 提高檔案人員的素質(zhì)，保證檔案資料收集的完整性

1.1提高專職檔案人員的素質(zhì)。知識(shí)經(jīng)濟(jì)的到來(lái)，企業(yè)檔案工作發(fā)生了顯著變化。檔案工作的領(lǐng)域拓寬 ，檔案服務(wù)的范圍擴(kuò)大，檔案工作的手段更加現(xiàn)代化，對(duì)檔案工作者的政治素養(yǎng)、 文化知識(shí)、專業(yè)水平和操作技能等方面都提出了挑戰(zhàn)。為適應(yīng)新的形勢(shì) ，檔案人員應(yīng)自覺學(xué)習(xí)、理解工程檔案相關(guān)的政策、規(guī)定及相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)，一方面要善于與工程項(xiàng)目管理部門、施工部門等進(jìn)行溝通，另一方面在做好檔案室內(nèi)部工作的同時(shí)，要求早期介入工程建設(shè)活動(dòng)，時(shí)時(shí)了解工程建設(shè)動(dòng)態(tài)，參與工程建設(shè)項(xiàng)目的單項(xiàng)工程驗(yàn)收、 評(píng)審活動(dòng) ，按檔案的要求對(duì)工程中所產(chǎn)生資料把好質(zhì)量關(guān)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并及時(shí)提出整改要求，積極主動(dòng)、有計(jì)劃、有步驟地開展工程檔案收集工作。電力企業(yè)檔案人員只有真正融入企業(yè)管理，主動(dòng)關(guān)心企業(yè)發(fā)展，以知識(shí)與創(chuàng)新為導(dǎo)向，不斷更新知識(shí)，檔案工作才能與企業(yè)同步發(fā)展。

1.2完本文由論文聯(lián)盟收集整理善兼職檔案人員網(wǎng)絡(luò)體系。加大檔案的宣傳力度，增強(qiáng)員工檔案意識(shí)，在員工中樹立檔案是企業(yè)資產(chǎn)的理念，培育深入到各部室、各班組的檔案人員網(wǎng)絡(luò)體系，檔案兼職人員深入在企業(yè)各方面工作中 ，能將檔案收集工作更深入開展下去，從各個(gè)渠道收集全面完整的資料。檔案工作通過(guò)網(wǎng)絡(luò)做到層層有人管、處處有人抓，檔案收集自然全面到位。

2. 建立檔案管理制度，檔案工作做到有章可循

由于電力建設(shè)項(xiàng)目的施工單位多，項(xiàng)目檔案管理工作面廣量大，各施工單位歸檔工作的要求和做法不盡一致，而規(guī)范化是檔案管理的本質(zhì)要求。要使檔案工作有序進(jìn)行，必須從一開始就建立一整套科學(xué)、合理、適用和操作性強(qiáng)的項(xiàng)目檔案管理制度，從組織領(lǐng)導(dǎo)、管理體系、職責(zé)分工、獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面作出明確規(guī)定 ，對(duì)文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、立卷歸檔以及竣工文件編制、 交接驗(yàn)收等提出具體要求。所以在工程建設(shè)開始，檔案室應(yīng)向各施工單位分發(fā)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》、《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案管理規(guī)范》以及《電力建設(shè)施工、驗(yàn)收及質(zhì)量驗(yàn)評(píng)標(biāo)準(zhǔn)匯編》，同時(shí)還應(yīng)發(fā)放本企業(yè)的項(xiàng)目文件歸檔制度說(shuō)明，在收集和編制竣工資料時(shí)做到有章可循、標(biāo)準(zhǔn)一致、職責(zé)分明。用規(guī)范的檔案管理行為來(lái)推動(dòng)各參建單位檔案規(guī)范化管理，從而有效地控制檔案的歸檔質(zhì)量。

3. 抓好項(xiàng)目工程檔案工作與工程建設(shè)管理的“ 三同步”

隨著電力事業(yè)的飛速發(fā)展，火電機(jī)組的容量也不斷增加。由于參建單位多、 建設(shè)工期長(zhǎng)，形成的工程檔案數(shù)量大、內(nèi)容龐雜，單項(xiàng)工程完工時(shí)間也有早有遲 ，客觀上給項(xiàng)目工程檔案收集工作帶來(lái)一定難度。因此，要加大對(duì)工程檔案的管理力度 ，狠抓工程檔案管理“三同步”（即工程建設(shè)一開始就與開展檔案工作同步進(jìn)行；工程建設(shè)過(guò)程中，要與竣工資料的積累、整編、審定工作同步進(jìn)行；工程竣工驗(yàn)收時(shí)，要與一整套合格的竣工檔案的驗(yàn)收同步進(jìn)行）。要確保項(xiàng)目工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，就要特別注重平時(shí)對(duì)檔案的收集和積累，就必須把事后控制改為事前控制，將項(xiàng)目檔案的管理從末端移到前沿，將后續(xù)工作變?yōu)榍爸脳l件，把檔案工作從一個(gè)工作環(huán)節(jié)擴(kuò)展為貫穿始終的全程控制的記錄體系，要將項(xiàng)目檔案工作和項(xiàng)目建設(shè)一樣納入程序管理，與項(xiàng)目建設(shè)的各階段同步進(jìn)行，從項(xiàng)目籌劃、開工時(shí)就先期導(dǎo)入檔案管理，直至竣工驗(yàn)收，使工程檔案形成首尾相接、互為因果、全程控制的記錄體系。

4. 加強(qiáng)與施工單位溝通，力求檔案收集的完整性和準(zhǔn)確性

施工單位工程竣工檔案是電力建設(shè)工程檔案中非常重要的一部分，形成一套高質(zhì)量的竣工檔案，首先各專業(yè)工程技術(shù)人員負(fù)責(zé)檢驗(yàn)檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，然后檔案管理員負(fù)責(zé)檢驗(yàn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。為了能保證施工單位工程檔案的順利移交，從工程一開始，檔案管理人員應(yīng)通過(guò)開會(huì)、到施工單位現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)等方式與各施工單位加強(qiáng)溝通，就文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理組卷及竣工圖編制和交接驗(yàn)收等具體問(wèn)題向各專職資料員明確具體檔案要求，學(xué)習(xí)項(xiàng)目檔案管理政策法規(guī)，統(tǒng)一思想、統(tǒng)一認(rèn)識(shí)、統(tǒng)一做法，有效地控制檔案的形成質(zhì)量，減少因意見不一致而造成的返工工作量，真正做到移交精品工程的同時(shí)移交精品檔案。

5. 規(guī)范電子文件歸檔

電子文件的大量產(chǎn)生和應(yīng)用，使得檔案快速向數(shù)字化方面發(fā)展和積累。數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用和普及，推動(dòng)了檔案室的數(shù)字化建設(shè)，為檔案信息管理注入了新的活力，對(duì)歷史數(shù)據(jù)更能從文、圖、影、像等多方面更形象地展現(xiàn)出來(lái)，所以對(duì)電子文檔的前期收集工作就顯得相當(dāng)重要。在工程建設(shè)過(guò)程中，各施工單位會(huì)產(chǎn)生大量的電子文件，為保證電子文件歸檔的完整率 ，要求施工單位在紙質(zhì)文件歸檔的同時(shí)，相應(yīng)電子文件同時(shí)歸檔。文字檔案嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行數(shù)字化，要求統(tǒng)一載體、 統(tǒng)一格式 ，電子文檔的規(guī)范化提高了檔案信息的實(shí)效性和檢索的便捷性，實(shí)現(xiàn)了在企業(yè)各部門之間實(shí)現(xiàn)資源共享，也對(duì)檔案編研工作起到了一個(gè)快速整合的作用。

工程檔案管理論文:交通工程技術(shù)檔案管理問(wèn)題及處理措施

摘要:在工程項(xiàng)目管理的過(guò)程當(dāng)中，工程決策、工程施工、工程運(yùn)營(yíng)是三個(gè)非?；A(chǔ)的階段，主要是根據(jù)建筑交通工程的內(nèi)容進(jìn)行劃分的。工程決策階段主要指的是工程項(xiàng)目的開發(fā)，工程施工階段主要指的是對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)行的實(shí)際管理，而工程運(yùn)營(yíng)階段則主要是對(duì)工程設(shè)施進(jìn)行管理。我國(guó)在改革開放以前已經(jīng)形成了一套比較傳統(tǒng)的工程管理模式，在改革開放以后，雖然這種管理模式經(jīng)過(guò)了無(wú)數(shù)次的改進(jìn)與提升，但是仍然存在著很多問(wèn)題，嚴(yán)重阻礙著工程項(xiàng)目建設(shè)質(zhì)量的提高，針對(duì)這些問(wèn)題，作者根據(jù)自身的工作經(jīng)驗(yàn)對(duì)工程檔案管理提出了以下的改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞:交通工程;技術(shù)檔案管理;問(wèn)題及處理措施

交通工程檔案管理主要指的是從項(xiàng)目建設(shè)開始到工程結(jié)束整個(gè)過(guò)程形成的檔案文件都需要進(jìn)行合理的分類、整理、并歸檔，這樣可以為工程的建設(shè)提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)與參考。項(xiàng)目檔案則主要是包括工程的建設(shè)工程設(shè)計(jì)、工程監(jiān)理、現(xiàn)場(chǎng)施工等單位形成的基礎(chǔ)施工材料、設(shè)計(jì)資料、管理文件、以及施工文件等，項(xiàng)目檔案資料的主要目的就是能夠?yàn)楣こ添?xiàng)目提供具有價(jià)值的參考和依據(jù)。

1新形勢(shì)下的軌道交通工程檔案管理的重要性

在交通工程檔案管理的過(guò)程當(dāng)中，檔案作為整個(gè)交通工程建設(shè)前期、中期以及建設(shè)完成得真實(shí)記錄，存在一定的意義。工程檔案即是工程，后期進(jìn)行維修的重要參考依據(jù)，也是非常重要的工程研究資料。如果交通工程在后期運(yùn)行的過(guò)程當(dāng)中存在質(zhì)量問(wèn)題，可以借助檔案資料提供的信息明確責(zé)任方，由此可見加強(qiáng)交通工程答案管理是非常重要的。因?yàn)楹芏鄼n案管理的方式比較落后，相應(yīng)的管理制度并不完善，這樣就導(dǎo)致檔案管理工作的真正作用很難發(fā)揮出來(lái)。為此必須完善交通工程檔案管理工作，提升檔案管理工作的質(zhì)量。

2存在的問(wèn)題

2．1軌道交通工程檔案利用效率有待提升

隨著軌道交通網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的不斷擴(kuò)大，交通工程網(wǎng)絡(luò)所涉及到的地域更加廣泛，在對(duì)交通工程進(jìn)行運(yùn)行與維修養(yǎng)護(hù)的時(shí)候，需要借助檔案資料來(lái)進(jìn)行相應(yīng)的工作。此外與交通工程相鄰的新興資產(chǎn)開發(fā)也加強(qiáng)了對(duì)工程檔案管理工作的依賴性。怎樣才能提高工程技術(shù)檔案的利用效率，提升檔案查詢工作的便捷性，變得十分重要。

2．2檔案資料真實(shí)性缺失

在交通工程建設(shè)的過(guò)程當(dāng)中，很多參與建設(shè)的工程單位只注重項(xiàng)目的建設(shè)，而忽視了對(duì)工程檔案資料的管理，錯(cuò)誤的認(rèn)為工程檔案管理資料，只要形式上過(guò)得去就可以了，只是為了應(yīng)付工程檢查，臨時(shí)進(jìn)行檔案資料的編制與記錄。工程施工單位內(nèi)部存在一些檔案編制人員，這些工作人員對(duì)工程施工流程與現(xiàn)場(chǎng)施工的情況缺少一定的了解，所以編制出來(lái)的檔案資料缺少相關(guān)的根據(jù)，與工程實(shí)際情況脫節(jié)。比如工程測(cè)量數(shù)據(jù)資料在收集的時(shí)候不能夠有效的保證資料的準(zhǔn)確性，并且資料的編寫過(guò)于流程化，工程開工報(bào)告附件、工程填筑資料經(jīng)常出現(xiàn)錯(cuò)填或者是漏填等問(wèn)題。

2．3沒有嚴(yán)格執(zhí)行工程建設(shè)程序

在工程項(xiàng)目開始建設(shè)的時(shí)候，需要根據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)制定相應(yīng)的檔案管理程序，并且根據(jù)專業(yè)的規(guī)章制度制定獎(jiǎng)懲措施，這樣才可以有效地保證工程技術(shù)檔案管理的規(guī)范性，真正將答案管理工作落實(shí)到實(shí)處。但是就目前的情況看，很多時(shí)候?yàn)榱粟s進(jìn)度，而忽視了對(duì)工程檔案進(jìn)行管理，這樣就增加了檔案，后期管理工作的難度。

3問(wèn)題處理措施

3．1創(chuàng)新管理手段，建設(shè)數(shù)字檔案室

在交通工程中可以建立數(shù)字化的檔案管理室，使交通工程檔案管理變得更加數(shù)字化，這樣有利于工程技術(shù)檔案的保存，為使用者提供便利。需要從以下幾個(gè)方面對(duì)檔案管理進(jìn)行數(shù)字化建設(shè):①全面建設(shè)交通覆蓋網(wǎng)絡(luò)，比如，在軌道工程當(dāng)中，可以為基地和車站建設(shè)專用的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，并且可以使用數(shù)字化的軟件服務(wù)器和瀏覽器，這樣可以有效地實(shí)現(xiàn)用戶終端的利用方式;②建設(shè)交通工程在緊急情況下的應(yīng)急預(yù)案系統(tǒng)，也就是工程技術(shù)檔案的綠色檢查通道。數(shù)字化檔案管理室應(yīng)該設(shè)置成全天的服務(wù)方式，如果遇到突發(fā)情況，可以及時(shí)的查閱相關(guān)的檔案資料，為搶修工作提供所需要的檔案資料;③數(shù)字化檔案軟件后臺(tái)需要使用雙機(jī)熱備、負(fù)載均衡的管理措施，這樣當(dāng)其中一臺(tái)服務(wù)器發(fā)生故障的時(shí)候，可以自動(dòng)地將業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)移到另外一臺(tái)服務(wù)器上，有效的防止在進(jìn)行檔案查詢的過(guò)程中出現(xiàn)故障，此外還可以使用異地備份的方式，為電子化檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行定期的備份。

3．2轉(zhuǎn)變工作方式，全面開發(fā)利用公路技術(shù)檔案

首先，交通工程設(shè)計(jì)組織施工等方面會(huì)涉及到很多大量的基礎(chǔ)性資料，這樣可以對(duì)交通工程建設(shè)的檔案進(jìn)行重新的整理，并制定相應(yīng)的審閱目錄，這樣可以方便檔案管理工作人員進(jìn)行查閱，有效的促進(jìn)工程建設(shè)的進(jìn)度和施工質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案信息資源的作用。第二，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，交通工程的通行能力不斷提高，加強(qiáng)對(duì)交通工程的養(yǎng)護(hù)管理工作已經(jīng)是非常重要的問(wèn)題，而交通工程普查所得的數(shù)據(jù)又是交通工程養(yǎng)護(hù)管理工作進(jìn)行的前提與基礎(chǔ)，在每年對(duì)道路進(jìn)行普查的時(shí)候，需要把得到的數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)的整理與分析，同時(shí)查閱相關(guān)的工程技術(shù)檔案，對(duì)工程現(xiàn)實(shí)情況進(jìn)行有效的對(duì)比，編制有關(guān)工程路基、路面、橋涵等變化情況的資料，并且制定相關(guān)的養(yǎng)護(hù)管理目標(biāo)，有效的保證工程建設(shè)的質(zhì)量。第三，轉(zhuǎn)變開發(fā)利用的方式，變被動(dòng)為主動(dòng)，變滯后為超前，檔案管理工作需要時(shí)時(shí)刻刻的想著如何利用已經(jīng)保管的檔案為工程建設(shè)提供有效的服務(wù)，并以此為主要的思想，研發(fā)和編織一些具有使用價(jià)值的工程檔案管理資料，為工程領(lǐng)導(dǎo)提供一些具有借鑒意義的工程基礎(chǔ)檔案管理資料，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供有效的數(shù)據(jù)作為支持。

3．3對(duì)建筑工程技術(shù)檔案管理人員的要求

檔案管理工作人員需要熟練的掌握、領(lǐng)會(huì)國(guó)家檔案管理的相關(guān)法律，加強(qiáng)對(duì)檔案管理制度的建立，規(guī)范檔案管理工作。在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中需要加強(qiáng)工程各階段信息的獲取、整理、分類、總結(jié)與保存。保存主要是為了技術(shù)檔案能夠再次使用，充分的體現(xiàn)了檔案的社會(huì)性。檔案管理工作人員需要忠于職守，遵守檔案管理工作的相關(guān)規(guī)章制度，具有一定的專業(yè)知識(shí)，不斷的完善檔案管理工作的歸檔任務(wù)，做好工程技術(shù)檔案管理工作的鑒定、分類、管理、借閱、數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)。交通工程技術(shù)檔案管理工作具有非常強(qiáng)的專業(yè)性，要求檔案管理工作人員既需要有一定的檔案管理知識(shí)與較強(qiáng)的綜合素質(zhì)，還需要具有一定的工程建設(shè)基礎(chǔ)知識(shí)，充分了解工程建設(shè)的周期，能夠有效的識(shí)別各種專業(yè)的工程圖紙、文件。檔案管理工作人員只有不斷的提升自我的專業(yè)知識(shí)，提高檔案管理工作的水平，才能夠有效的保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。所以，在對(duì)交通工程進(jìn)行設(shè)計(jì)的過(guò)程當(dāng)中所使用的圖紙、文件具有非常大的信息量，在檔案管理的過(guò)程當(dāng)中，檔案管理人員需要具有一定的服務(wù)意識(shí)，還需要充分的掌握現(xiàn)代化的管理技術(shù)，這就需要檔案管理工作人員在使用計(jì)算機(jī)技術(shù)的同時(shí)，能夠充分地運(yùn)用檔案信息化管理系統(tǒng)，完善檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)勢(shì)，減少人工操作，有效的提升工程技術(shù)檔案管理工作的效率。技術(shù)檔案工作管理人員還需要具有信息加工處理技術(shù)，所以檔案管理工作人員必須加強(qiáng)相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)，成為具有多種知識(shí)結(jié)構(gòu)的復(fù)合型人才，這樣可以有效地適應(yīng)技術(shù)檔案管理信息化的發(fā)展。

4結(jié)論

綜上所述，在加強(qiáng)交通工程技術(shù)檔案管理的過(guò)程當(dāng)中，需要不斷的更新檔案管理的理念，勇于探索創(chuàng)新檔案管理的方法，全面、真實(shí)地反應(yīng)交通工程發(fā)展的情況與運(yùn)營(yíng)成果，科學(xué)規(guī)范的對(duì)工程技術(shù)檔案進(jìn)行管理，保證檔案管理工作能夠與時(shí)俱進(jìn)，只有這樣才能夠適應(yīng)時(shí)代的要求開創(chuàng)檔案管理工作的新局面?？茖W(xué)規(guī)范的檔案管理工作可以有效的提升交通工程企業(yè)的管理水平，為交通工程企業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步做出一定的貢獻(xiàn)。

作者:歐陽(yáng)菲 單位:江蘇海通建設(shè)工程有限公司港通分公司

工程檔案管理論文:電網(wǎng)建設(shè)工程檔案管理思考

摘要:電網(wǎng)建設(shè)工程中最重要的部分就是電網(wǎng)建設(shè)工程的項(xiàng)目檔案，它切實(shí)記錄有關(guān)工程建設(shè)的數(shù)據(jù)。在工程竣工后，檢查工程質(zhì)量、檢查檔案、檢查工程現(xiàn)場(chǎng)的工作當(dāng)中，檔案記錄的數(shù)據(jù)起著非常重要的作用，特別是工程竣工后的評(píng)價(jià)，工程檔案是重要的參考文件。分析工程檔案管理中現(xiàn)存的問(wèn)題并提出了改進(jìn)的措施。

關(guān)鍵詞:電網(wǎng)建設(shè)工程;檔案管理;思考

1電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的重要性

電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目中不可缺少的部分就是電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目的檔案，它切實(shí)記錄著工程項(xiàng)目中相關(guān)數(shù)據(jù)，也是公司的重要“財(cái)產(chǎn)”。工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收工作中不可缺少的就是電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收，在驗(yàn)收項(xiàng)目時(shí)，如果不合格，是不允許進(jìn)行竣工驗(yàn)收的，而且對(duì)于每項(xiàng)工程，驗(yàn)收項(xiàng)目以及標(biāo)準(zhǔn)的指標(biāo)都是統(tǒng)一的。為了我國(guó)電網(wǎng)有一個(gè)良性的發(fā)展的同時(shí)整個(gè)電網(wǎng)建設(shè)的工程從開始到完成都可以安全、毫無(wú)差錯(cuò)的進(jìn)行下去，對(duì)于每一個(gè)工程的檔案管理工作必須有一個(gè)嚴(yán)格的制度約定并且增強(qiáng)。檔案管理工作也在不斷進(jìn)步，以適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展和企業(yè)的發(fā)展。

2新時(shí)代下對(duì)于電網(wǎng)建設(shè)的思考

2．1應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電網(wǎng)建設(shè)中檔案管理的認(rèn)識(shí)

1)各項(xiàng)項(xiàng)目的重要性。電網(wǎng)建設(shè)中的項(xiàng)目管理就是對(duì)于整個(gè)電網(wǎng)建設(shè)工程從開始建立項(xiàng)目一直到完成任務(wù)結(jié)束包括審批、采購(gòu)、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、監(jiān)理等一切工作的全部過(guò)程中所有應(yīng)該被保存的圖像、文字以及聲音等所有文件被分類保存。這項(xiàng)工作不僅僅應(yīng)該由所有檔案管理的相關(guān)從業(yè)人員所負(fù)責(zé)并在最大程度上更好地完成，而且還應(yīng)該讓工作人員都意識(shí)到這項(xiàng)任務(wù)的重要性，把這項(xiàng)任務(wù)歸入到項(xiàng)目管理程序中與“項(xiàng)目法人制、招投標(biāo)制、合同管理制、工程監(jiān)理制”等歸納到一起，便于管理。2)提升相關(guān)人員工作認(rèn)識(shí)。在每個(gè)項(xiàng)目中，檔案管理工作中的所有相關(guān)從業(yè)人員只有對(duì)檔案管理工作有更好的認(rèn)識(shí)才會(huì)使得整個(gè)項(xiàng)目可以十分順利地進(jìn)行下去。所以每一項(xiàng)工程中的每一級(jí)的檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)于推廣檔案管理的意義而且還要對(duì)所有相關(guān)從業(yè)人員，都要進(jìn)行很多次有強(qiáng)度的訓(xùn)練，從而使得他們對(duì)于檔案管理有著很深的認(rèn)識(shí)。3)加強(qiáng)檔案管理工作。對(duì)于企業(yè)開展的有關(guān)項(xiàng)目檔案管理訓(xùn)練，必須要側(cè)重于以下幾部分內(nèi)容:《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》《中華人民共和國(guó)檔案法》《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案管理規(guī)范》《國(guó)家電網(wǎng)公司輸變工程達(dá)標(biāo)投產(chǎn)考核辦法》以及《國(guó)家電網(wǎng)公司輸為優(yōu)質(zhì)評(píng)選辦法》等的相關(guān)規(guī)定。

2．2確定項(xiàng)目檔案歸檔時(shí)間的重要性

對(duì)于每一個(gè)項(xiàng)目的檔案分類時(shí)間必須有一個(gè)十分準(zhǔn)確的標(biāo)記，不僅僅是國(guó)家電網(wǎng)還有企業(yè)的相關(guān)管理部門在參與工作后的一個(gè)月之中都要對(duì)項(xiàng)目的法人以及建設(shè)的相關(guān)部門提供所有有關(guān)項(xiàng)目的資料。①在這個(gè)項(xiàng)目中所涉及到的相關(guān)部門都必須將工作完成以后的每一份文件包括文字、圖像、聲音等都有在歸納整理以后在一個(gè)月的時(shí)間之內(nèi)轉(zhuǎn)交給有關(guān)建設(shè)管理的部門。②負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)的部門應(yīng)該在項(xiàng)目檔案管理與工程的進(jìn)度相一致的規(guī)定下，對(duì)于已經(jīng)經(jīng)過(guò)審批后的包括施工圖資料等文件都轉(zhuǎn)交給有關(guān)建設(shè)管理部門。③對(duì)于施工中的相關(guān)采購(gòu)以及有關(guān)供應(yīng)單位必須將整個(gè)項(xiàng)目中的所有購(gòu)買的設(shè)備以及材料中所簽訂的文件以及協(xié)議在一個(gè)月之內(nèi)轉(zhuǎn)交給有關(guān)物資管理單位(招投標(biāo)管理中心)，然后在該單位進(jìn)行詳細(xì)核查之后在轉(zhuǎn)交給所對(duì)應(yīng)的有關(guān)建設(shè)管理部門。

2．3在檔案轉(zhuǎn)交的過(guò)程中必須簽訂相關(guān)協(xié)議

1)我國(guó)有關(guān)法律規(guī)定。在《國(guó)家電網(wǎng)公司電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法(試行)》(以下簡(jiǎn)稱《管理辦法》)中相要求:“電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理應(yīng)納入電網(wǎng)建設(shè)管理程序、工作計(jì)劃及合同管理。在簽訂項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工及監(jiān)理合同、協(xié)議時(shí)，應(yīng)設(shè)立專門條款明確有關(guān)提交項(xiàng)目檔案的責(zé)任?！蔽覀儚倪@一段話可以很清楚的認(rèn)識(shí)到，在部門與部門之間轉(zhuǎn)交所有有關(guān)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)以及施工中的相關(guān)協(xié)議時(shí)，應(yīng)該制定嚴(yán)格的制度從而使得轉(zhuǎn)交的文件數(shù)目、時(shí)間等詳細(xì)信息都擁有一定的法律權(quán)利。通常情況下來(lái)說(shuō)，合同或者協(xié)議都是在多個(gè)角度對(duì)多方賦予一定法律權(quán)利保護(hù)的資料，這在市場(chǎng)的經(jīng)濟(jì)交易來(lái)說(shuō)是十分普遍的。只有將檔案轉(zhuǎn)交到賦予法律權(quán)利的合同中，才會(huì)使得檔案管理?yè)碛蟹傻谋Ｗo(hù)。當(dāng)檔案管理完全走向法制的道路，電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目中檔案管理就會(huì)起到十分重大的作用，同時(shí)這也屬于“依法治企”的要求。2)合同的重要性。對(duì)于合同來(lái)說(shuō)，要使得其在整個(gè)項(xiàng)目的建設(shè)中起到重要的作用，就必須不僅僅對(duì)于項(xiàng)目檔案管理、轉(zhuǎn)交的過(guò)程中相關(guān)部門以及所有參與人員都要制定嚴(yán)格的規(guī)章制度，相關(guān)單位還要想方設(shè)法使得檔案管理的相關(guān)從業(yè)人員多加入到有關(guān)招投標(biāo)的合同、協(xié)議以及轉(zhuǎn)交過(guò)程中制定的一系列重要方案中去，使得工作人員能夠在很大程度上保證對(duì)于檔案管理的有關(guān)條件以及規(guī)定都與實(shí)際相符，還要讓檔案管理的相關(guān)單位也參與進(jìn)來(lái)。只有在合同的作用下，項(xiàng)目中的檔案管理才能有條不紊地進(jìn)行下去，而且還能在最大限度上保證檔案的高效性、高速率等。

2．4確定要求然后做好手中事

項(xiàng)目建設(shè)的全過(guò)程與電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理密切相關(guān)，它是項(xiàng)目建設(shè)工程中的關(guān)鍵，這也就表明檔案管理的全過(guò)程就是項(xiàng)目建設(shè)的全過(guò)程?！豆芾磙k法》提出“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、層層負(fù)責(zé)”的理論，規(guī)定了建設(shè)管理單位、項(xiàng)目法人以及包含調(diào)試、采購(gòu)、施工、監(jiān)理、設(shè)計(jì)等各種與管理職責(zé)有關(guān)的檔案，明確規(guī)定檔案管理機(jī)構(gòu)有嚴(yán)格的管理職責(zé)，進(jìn)而，將工作標(biāo)準(zhǔn)與崗位責(zé)任制納入有關(guān)人員、相關(guān)部門的職責(zé)范圍內(nèi)。工程建設(shè)全過(guò)程的監(jiān)督、檢查、組織和各種服務(wù)型工作都由項(xiàng)目法人全權(quán)負(fù)責(zé)，同時(shí)，項(xiàng)目法人還需進(jìn)行工程建設(shè)檔案管理工作。當(dāng)兩方或多方單位進(jìn)行項(xiàng)目施工時(shí)，項(xiàng)目法人應(yīng)選擇其中一個(gè)單位作為建設(shè)管理單位。其他建設(shè)單位需配合建設(shè)管理單位，負(fù)責(zé)與自己有關(guān)的檔案工作。工程建設(shè)項(xiàng)目所有檔案全過(guò)程的有關(guān)工作都由項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)，同時(shí)，還需有關(guān)規(guī)定實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、層層負(fù)責(zé)、各級(jí)管理的原則，構(gòu)建較為完善的管理體系。各部門、各單位及采購(gòu)人員不僅要做好自身工作，還需要在工作時(shí)按照“誰(shuí)形成，誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則進(jìn)行，并總結(jié)與記錄相關(guān)數(shù)據(jù)，保證項(xiàng)目檔案的系統(tǒng)、準(zhǔn)確、完整。

2．5構(gòu)建完善的監(jiān)管體系

想要保證項(xiàng)目建設(shè)與檔案管理工作同時(shí)進(jìn)行，就需要各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、各部門認(rèn)真地實(shí)行與自身有關(guān)的檔案管理方面的職責(zé)，同時(shí)，還應(yīng)該構(gòu)建完善的監(jiān)管體系監(jiān)督檔案管理工作。首先，依據(jù)有關(guān)規(guī)定，建設(shè)工程相關(guān)單位檔案管理工作的指導(dǎo)、協(xié)調(diào)和組織工作，都要聽從項(xiàng)目法人的安排，各有關(guān)單位的檔案工作還需管理單位進(jìn)行監(jiān)督;其次，監(jiān)理單位需要履行自己的職責(zé)，承擔(dān)部分工作。例如:施工與設(shè)計(jì)單位的檔案管理監(jiān)督工作等。

2．6做好項(xiàng)目檔案最后的驗(yàn)收工作

項(xiàng)目檔案驗(yàn)收作為，項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分。如果未進(jìn)行檔案驗(yàn)收或驗(yàn)收不合格，不能進(jìn)行項(xiàng)目竣工驗(yàn)收。國(guó)家發(fā)展改革委員組所驗(yàn)收的項(xiàng)目是由國(guó)家發(fā)展改革委向國(guó)家檔案局提出驗(yàn)收申請(qǐng)，在由國(guó)家檔案局組織檔案驗(yàn)收。各個(gè)區(qū)域的電網(wǎng)公司電力公司組織所驗(yàn)收的項(xiàng)目，由各區(qū)域的電網(wǎng)公司、電力公司的檔案管理部門提出驗(yàn)收申請(qǐng)。并且由檔案局負(fù)責(zé)組織項(xiàng)目的驗(yàn)收，將驗(yàn)收結(jié)果上報(bào)國(guó)家電網(wǎng)公司備案。項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，是由建設(shè)管理單位提出申請(qǐng)，申請(qǐng)內(nèi)容主要有:項(xiàng)目建設(shè)體及檔案管理的情況。采取適當(dāng)措施，保證檔案的完整準(zhǔn)確性。項(xiàng)目文件材料的收集整理，歸檔情況?？⒐D的質(zhì)量情況及編制情況。檔案在建設(shè)管理運(yùn)行中發(fā)揮的作用。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題以及采取適當(dāng)?shù)慕鉀Q方案。

3結(jié)語(yǔ)

有關(guān)工程竣工驗(yàn)收備案工作需要結(jié)合項(xiàng)目工程檔案管理工作，通過(guò)各部門檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理，進(jìn)而，完善電網(wǎng)建設(shè)工程管理體系，加強(qiáng)了有關(guān)檔案各種工作力度，這對(duì)完善工程建設(shè)相關(guān)的監(jiān)督體系是非常重要的。

作者:陳德勤 單位:廣東電網(wǎng)有限責(zé)任公司

工程檔案管理論文:工程檔案管理對(duì)建設(shè)工程的影響

摘要:本文概述了工程檔案管理的內(nèi)涵，分析了工程檔案對(duì)建設(shè)工程的質(zhì)量的影響，對(duì)做好建設(shè)工程中的檔案管理的措施進(jìn)行了探討，以供參考。

關(guān)鍵詞:工程檔案管理;建設(shè)工程;作用;影響

1工程檔案管理概述

工程檔案管理是整個(gè)工程建設(shè)過(guò)程最基礎(chǔ)的工作，主要是通過(guò)對(duì)工程建設(shè)的每一細(xì)節(jié)進(jìn)行記錄，并且收集確認(rèn)工程建設(shè)過(guò)程中的重要資料。一般來(lái)說(shuō)，在工程建設(shè)前要通過(guò)決策、設(shè)計(jì)、審批、確立等環(huán)節(jié)，隨后是工程的施工、竣工、驗(yàn)收等部分，然而這些都需要進(jìn)行準(zhǔn)確、真實(shí)、詳細(xì)的記錄，為工程的預(yù)算等具體實(shí)施提供參考材料，例如在工程建設(shè)的設(shè)計(jì)中，記錄其設(shè)計(jì)過(guò)程、設(shè)計(jì)結(jié)果會(huì)影響項(xiàng)目的預(yù)算。同樣，對(duì)工程建設(shè)中的所使用的材料也需要詳細(xì)的記錄。為以后的施工積累經(jīng)驗(yàn)，而且還能對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)的調(diào)整或變更。

2工程檔案對(duì)建設(shè)工程的質(zhì)量的影響

2．1工程檔案代表了工程建設(shè)質(zhì)量的好壞

現(xiàn)如今對(duì)工程項(xiàng)目的質(zhì)量評(píng)價(jià)摒棄了傳統(tǒng)的依靠現(xiàn)場(chǎng)檢查和工作人員的個(gè)人經(jīng)驗(yàn)這種方法。根據(jù)《建筑工程施工質(zhì)量驗(yàn)收規(guī)范》中要求:工程質(zhì)量驗(yàn)收合格必須滿足工程檔案驗(yàn)收合格及工程觀感質(zhì)量驗(yàn)收合格。由精確的數(shù)據(jù)與直觀的圖表所形成的工程檔案直接反應(yīng)了工程施工質(zhì)量的高低，對(duì)評(píng)定工程的質(zhì)量等級(jí)更具有科學(xué)性和說(shuō)服力，從而取代了傳統(tǒng)的方式。

2．2工程檔案管理是保證建設(shè)工程質(zhì)量的重要手段

工程檔案反應(yīng)的是建筑工程施工的管理水平，而建設(shè)工程施工的管理水平最直接的體現(xiàn)就是建設(shè)工程質(zhì)量的好壞，也就是說(shuō)工程檔案管理是確保建設(shè)工程質(zhì)量的重要手段。工程檔案管理，能夠時(shí)刻提醒要按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行工程建設(shè)，不能存在糊弄、敷衍的情況，同時(shí)還可以作為一種監(jiān)控手段對(duì)在建工程實(shí)行實(shí)時(shí)控制，保證建設(shè)工程質(zhì)量。

2．3工程檔案是建設(shè)工程質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

工程檔案管理是工程項(xiàng)目施工質(zhì)量的重要保障，作為關(guān)鍵部分的工程檔案管理則成為質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。工程檔案是一個(gè)文件資料體系，工程檔案管理則是一個(gè)動(dòng)態(tài)過(guò)程，最終目的是實(shí)現(xiàn)檔案的完整化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、真實(shí)化。工程檔案對(duì)建設(shè)項(xiàng)目質(zhì)量的監(jiān)控主要表現(xiàn)在對(duì)現(xiàn)場(chǎng)的施工組織和原材料質(zhì)量的控制。也就是通常所說(shuō)的“人、材料、機(jī)械、方法、環(huán)境”五大因素。工程檔案管理通過(guò)對(duì)這些因素的控制，保證了建設(shè)工程質(zhì)量，成為工程項(xiàng)目質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

3做好建設(shè)工程中的檔案管理的措施

3．1積極開展檔案知識(shí)培訓(xùn)

對(duì)企業(yè)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其成為掌握現(xiàn)代科技知識(shí)和現(xiàn)代管理知識(shí)的復(fù)合型檔案管理人才。這批檔案管理人員將所學(xué)到的知識(shí)結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況制定出適合企業(yè)的檔案管理方法對(duì)企業(yè)全員進(jìn)行培訓(xùn)，使其了解檔案的重要性，將檔案管理納入日常工作中，使得檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、常態(tài)化，才是提高企業(yè)檔案管理水平的重要手段。

3．2嚴(yán)格推行持證上崗制度

應(yīng)嚴(yán)格推行持證上崗制度，通過(guò)學(xué)習(xí)及檢驗(yàn)，對(duì)符合要求的人員頒發(fā)證書，并給與一定的獎(jiǎng)勵(lì)，從而激發(fā)對(duì)檔案管理的積極性、主動(dòng)性。

3．3完善辦法制度

辦法制度是企業(yè)管理的一種機(jī)制，是加強(qiáng)企業(yè)管理的重要手段，對(duì)于加強(qiáng)工程檔案管理也起著同樣的作用。通過(guò)制定相關(guān)的辦法制度，明確規(guī)定檔案管理的組織機(jī)構(gòu)、檔案管理工作人員及相關(guān)人員的職責(zé)、哪些檔案該歸檔、如何歸檔、什么時(shí)間歸檔、歸檔的質(zhì)量以及相應(yīng)的獎(jiǎng)懲等。

3．4強(qiáng)化對(duì)檔案的宣傳和利用

一是檔案管理部門要積極開展多種形式的宣傳活動(dòng)，如開設(shè)檔案相關(guān)課程、辦展覽等，普及檔案的重要性，宣傳檔案利用的優(yōu)點(diǎn)，以直觀的方式使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到利用工程檔案能夠解決很多問(wèn)題。二是建立閱覽室，簡(jiǎn)化查閱手續(xù)，提供優(yōu)質(zhì)便捷的檔案查詢服務(wù)。三是充分利用現(xiàn)代化手段，建立方便快捷的數(shù)字檔案，通過(guò)檔案信息化達(dá)到資源共享。

3．5實(shí)現(xiàn)工程施工與檔案管理的同步進(jìn)行

在工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，工程施工與檔案管理的應(yīng)同步進(jìn)行。檔案管理人員不應(yīng)該只坐在辦公室內(nèi)等資料，而是要參與到項(xiàng)目建設(shè)的過(guò)程中，了解并掌握施工的進(jìn)展情況，才能對(duì)收集到的工程檔案進(jìn)行質(zhì)量鑒定，從而保證檔案資料的準(zhǔn)確性和可靠性。

3．6檔案管理科學(xué)化增強(qiáng)

隨著科技的發(fā)展，工程建設(shè)過(guò)程中，檔案的形成不再是人工填寫，而是依據(jù)現(xiàn)場(chǎng)的檢測(cè)結(jié)果，利用計(jì)算機(jī)編制而成，提高了數(shù)據(jù)、圖表的準(zhǔn)確度及清晰度。通過(guò)掃描技術(shù)，形成數(shù)字檔案，建立信息化檔案。充分利用互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，提高檔案利用率，加強(qiáng)了對(duì)紙質(zhì)檔案的保護(hù)。更有利于工程檔案對(duì)工程質(zhì)量的監(jiān)管作用。

3．7加強(qiáng)現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)

企業(yè)檔案的領(lǐng)導(dǎo)部門要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)場(chǎng)的檢查指導(dǎo)工作。企業(yè)檔案領(lǐng)導(dǎo)部門是制定檔案管理辦法、制度的部門，是一個(gè)企業(yè)檔案管理工作的核心機(jī)構(gòu)。通過(guò)不定期的到建筑施工現(xiàn)場(chǎng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行檢查指導(dǎo)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，解決問(wèn)題，有助于提高現(xiàn)場(chǎng)的檔案管理水平。同時(shí)根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)的實(shí)際情況及時(shí)修訂完善企業(yè)的檔案管理辦法、制度，有助于提高企業(yè)檔案管理的整體水平，一舉兩得。

4結(jié)語(yǔ)

總而言之，工程的建設(shè)離不開工程檔案的管理，檔案的管理是保證工程建設(shè)質(zhì)量的必要前提，是工程安全實(shí)施的關(guān)鍵，并且在一定程度上提高了工程建設(shè)的效率和質(zhì)量。

作者:袁英鶯 單位:南京匯杰建設(shè)發(fā)展有限公司

工程檔案管理論文:水利工程檔案管理創(chuàng)新途徑

摘要：檔案信息在我國(guó)水利工程管理與建設(shè)工作中占據(jù)核心地位，科學(xué)地收集、利用與管理檔案資料，可推動(dòng)水利事業(yè)更快發(fā)展。因此，水利部門應(yīng)充分了解檔案管理工作的重要性，并主動(dòng)制定有效的管理措施，努力優(yōu)化管理成效。隨著水利事業(yè)與社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，水利工程檔案的管理工作也面臨新情況與新特點(diǎn)，這就需要檔案管理人員大膽創(chuàng)新傳統(tǒng)的管理方式，以便更好地符合新時(shí)期的管理需求?；诖?，就新形勢(shì)下創(chuàng)新水利工程檔案管理的途徑，進(jìn)行了深入的探究。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；水利工程；檔案管理；創(chuàng)新途徑

新時(shí)期我國(guó)水利工程建設(shè)的普遍性特點(diǎn)是參建單位多、周期長(zhǎng)、規(guī)模大、項(xiàng)目多等，大部分從開工到完工需要持續(xù)好幾年，這就大大提高了水利工程檔案管理工作的難度。另外，隨著水利工程施工質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的不斷提高及規(guī)范性的提升，傳統(tǒng)的檔案管理措施已經(jīng)無(wú)法滿足新時(shí)期的管理需求，只有對(duì)傳統(tǒng)管理方法進(jìn)行大膽創(chuàng)新，才能優(yōu)化管理成效。因此，在新形勢(shì)下如何創(chuàng)新水利工程檔案管理方法，是管理人員應(yīng)深入思考的問(wèn)題。

一、創(chuàng)新檔案管理機(jī)制

創(chuàng)新傳統(tǒng)的水利工程檔案管理機(jī)制，是提高新形勢(shì)下水利工程檔案管理成效的有效保障。在實(shí)際的創(chuàng)新檔案管理機(jī)制的過(guò)程中，需要做好以下幾點(diǎn)。

（一）堅(jiān)持分級(jí)管理與統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)原則

水利工程各個(gè)參建企業(yè)應(yīng)安排分管領(lǐng)導(dǎo)直接負(fù)責(zé)檔案管理工作，構(gòu)建完善的責(zé)任制度。同一級(jí)的水利部門應(yīng)對(duì)行政部門中的水利相關(guān)檔案進(jìn)行管理，還應(yīng)對(duì)項(xiàng)目的參建單位、監(jiān)理單位、施工單位、設(shè)計(jì)單位的檔案進(jìn)行管理。逐漸健全水利工程檔案行政主管機(jī)構(gòu)以領(lǐng)導(dǎo)為主體、其他各方積極參與的水利工程檔案管理工作機(jī)制，以保證密切配合、各盡其職、明確分工，從而全面激發(fā)與彰顯檔案管理人員的才能，為水利工程檔案管理工作負(fù)起責(zé)任、承擔(dān)義務(wù)。

（二）水利工程建設(shè)企業(yè)應(yīng)全面落實(shí)法規(guī)制度

水利工程建設(shè)企業(yè)應(yīng)全面落實(shí)《水利檔案工作規(guī)定》《檔案法》等法規(guī)制度，結(jié)合工程具體特點(diǎn)，依據(jù)自身?xiàng)l件，構(gòu)建出一套完善的檔案保密、查詢借閱、歸檔保管的崗位責(zé)任制，使檔案管理工作者都能明確自身的義務(wù)與職責(zé)，把檔案管理效果當(dāng)成考核個(gè)人工作情況的主要依據(jù)，并依據(jù)考核結(jié)果實(shí)施恰當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)與懲罰，從而提高檔案管理人員的責(zé)任感，激發(fā)他們的工作熱情。

二、完善檔案資源體系

健全的檔案管理體系是新時(shí)期水利工程檔案管理工作順利開展的基礎(chǔ)與前提，因此水利工程管理部門應(yīng)充分重視檔案管理工作，并采取措施大膽創(chuàng)新檔案管理體系，從而為管理效果的提高做好準(zhǔn)備。水利工程管理部門在創(chuàng)新檔案管理體系的過(guò)程中，應(yīng)做好以下幾點(diǎn)。

（一）提高收集與整理檔案資料的力度

各級(jí)水利機(jī)構(gòu)應(yīng)將水利工程檔案管理及其他工作提高到同等地位進(jìn)行統(tǒng)一設(shè)計(jì)、規(guī)劃與落實(shí)，成立分級(jí)的專項(xiàng)管理小組，以保證檔案工作與工程建設(shè)活動(dòng)同步開展，盡可能將搜集資料的范圍等同于工程施工范圍?？h級(jí)及其以上的水利部門檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)加大對(duì)各種檔案收集與整理工作的指導(dǎo)與監(jiān)督，尤其是對(duì)重點(diǎn)水利項(xiàng)目，應(yīng)全面做好各種工程資料的收集與整理工作。

（二）健全歸檔制度

各個(gè)地區(qū)的水利工程建設(shè)企業(yè)的檔案工作者應(yīng)認(rèn)真履行管理義務(wù)，結(jié)合《水利工程建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔范圍與保管期限表》，構(gòu)建完善的水利工程資料文件歸檔制度。只要是歸檔的材料文件，不管是錄像、錄音、視頻還是電子文件，在竣工驗(yàn)收過(guò)程中都應(yīng)及時(shí)移交給水利部門或項(xiàng)目辦，所有人和部門不得拒絕歸檔或據(jù)為己有。針對(duì)丟失或損毀檔案的，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)救并嚴(yán)肅處理相關(guān)責(zé)任人。

三、優(yōu)化檔案利用體系

水利工程開展檔案管理工作的主要目的是有效利用檔案資料，以促進(jìn)水利事業(yè)的快速、健康發(fā)展。這就需要水利部門努力構(gòu)建出便捷的利用水利檔案的體系，以顯著提高水利工程檔案的利用率與便捷性。在實(shí)際優(yōu)化水利檔案利用體系的過(guò)程中，應(yīng)做好以下幾點(diǎn)。

（一）提高檔案資料的數(shù)字化程度

各級(jí)水利機(jī)構(gòu)應(yīng)將建設(shè)數(shù)字檔案室納入信息化建設(shè)規(guī)劃中，努力從財(cái)力、物力與人力方面統(tǒng)籌安排，以逐漸提高水利工程檔案信息存數(shù)的網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化，各個(gè)部門的檔案管理人員應(yīng)努力提高工程資料的數(shù)字化程度，為檔案資料使用人員提供方便。另外，應(yīng)提高數(shù)字化水利工程檔案資料的保密性，以有效預(yù)防盜竊遺失、網(wǎng)絡(luò)泄密等問(wèn)題的出現(xiàn)。

（二）推動(dòng)檔子信息的網(wǎng)絡(luò)共享程度

縣以上級(jí)別的水利機(jī)構(gòu)應(yīng)借助現(xiàn)有的信息傳輸平臺(tái)與網(wǎng)絡(luò)，努力提高檔案信息的共享程度，構(gòu)建地區(qū)或地方水利工程檔案系統(tǒng)，激勵(lì)檔案室將可公開的信息、檔案上傳到網(wǎng)絡(luò)上，使檔案使用者可遠(yuǎn)程使用。另外，上級(jí)水利機(jī)構(gòu)可搭建出和下級(jí)對(duì)接的檔案資源平臺(tái)，以提高資源的共享程度，逐漸將各個(gè)地區(qū)、各種級(jí)別的水利工程檔案信息整合在一起，形成水利工程信息利用體系，以便于水利工程信息需求人士的利用?？傊?，在新形勢(shì)下，水利工程管理部門應(yīng)依據(jù)新時(shí)期的新特點(diǎn)與新情況有針對(duì)性地創(chuàng)新水利工程檔案管理方法與措施，逐漸提高檔案工作的先進(jìn)性、完整性與高效性，最終為水利工程檔案信息使用價(jià)值的提升奠定基礎(chǔ)。

作者:孫立夫 單位:新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)第一師十三團(tuán)水管所

工程檔案管理論文:工程建設(shè)檔案管理的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題及措施

【摘要】本文對(duì)工程建設(shè)檔案管理的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題展開了分析，并提出了解決問(wèn)題的措施，從而為工程建設(shè)檔案管理工作提供參考。

【關(guān)鍵詞】工程建設(shè)；檔案管理；現(xiàn)狀問(wèn)題；解決措施

隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，越來(lái)越多的工程得到了建設(shè)，從而產(chǎn)生了豐富的建設(shè)資料。通過(guò)建立檔案加強(qiáng)這些資料的管理，則能了解工程的品質(zhì)狀態(tài)，并為工程的使用維護(hù)和后續(xù)工程的建設(shè)提供參考。但就目前來(lái)看，工程建設(shè)檔案管理并未得到足夠的重視，有關(guān)工作的開展仍然存在較多問(wèn)題。因此，相關(guān)單位還要加強(qiáng)解決問(wèn)題的措施研究，以確保檔案管理工作能夠更好地開展。

一、工程建設(shè)檔案管理的現(xiàn)狀問(wèn)題

（一）工程建設(shè)檔案管理現(xiàn)狀。目前，工程建設(shè)檔案管理已經(jīng)由完善的法律法規(guī)作為開展工作的指導(dǎo)，能夠使檔案管理做到有章可循。在法律法規(guī)的約束下，建設(shè)單位基本能夠履行自身職責(zé)，能夠在相關(guān)部門的監(jiān)督指導(dǎo)下開展規(guī)范的檔案管理工作。近年來(lái)，隨著檔案法律法規(guī)宣傳力度的不斷加大，建設(shè)單位、施工單位和監(jiān)理單位等參與工程建設(shè)單位都能依法開展工程建設(shè)檔案管理工作。現(xiàn)階段，各單位已經(jīng)完成了檔案管理體制、機(jī)構(gòu)和網(wǎng)絡(luò)體系的建設(shè)，能夠使工程建設(shè)檔案的管理與工程建設(shè)保持同步。從總體上來(lái)看，有關(guān)工程建設(shè)檔案管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)大多已經(jīng)能夠在檔案管理工作中得到落實(shí)。（二）工程建設(shè)檔案管理問(wèn)題。盡管工程建設(shè)檔案工作已經(jīng)取得了規(guī)范化發(fā)展，但是目前仍然有一些單位不重視工程建設(shè)檔案的管理工作，在工程建設(shè)的過(guò)程中將絕大多數(shù)精力放在施工管理上，忽視了檔案管理工作。在這種情況下，目前工程參建單位用于進(jìn)行檔案制作的材料不相同，違背了檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。其次，由于缺乏對(duì)檔案管理工作的足夠重視，一些參建單位建設(shè)的檔案材料缺乏真實(shí)性和完整性，以至于檔案的使用價(jià)值大打折扣，為后續(xù)檔案的利用留下了較大隱患。最后，在檔案收集和歸檔方面，存在簽章不完備、材料缺損和突擊補(bǔ)制檔案等問(wèn)題，以至于檔案歸檔時(shí)常出現(xiàn)不及時(shí)的情況。

二、工程建設(shè)檔案管理問(wèn)題的解決措施

（一）落實(shí)參建單位檔案管理責(zé)任。針對(duì)工程建設(shè)檔案管理存在的問(wèn)題，要通過(guò)落實(shí)各項(xiàng)檔案管理制度來(lái)解決問(wèn)題。為達(dá)成這一目標(biāo)，應(yīng)落實(shí)工程參建單位的檔案管理責(zé)任。具體來(lái)講，就是在參建單位進(jìn)行工程規(guī)劃許可辦理的過(guò)程中，行政主管部門應(yīng)與其簽訂工程建設(shè)檔案管理責(zé)任書，從而使各單位明確自身在檔案管理中的責(zé)任，并且嚴(yán)格履行職責(zé)。在實(shí)際施工之前，主管部門還應(yīng)檢查參建單位是否按照標(biāo)準(zhǔn)和要求開展相應(yīng)的檔案管理工作，并且要求參建單位將檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和要求下發(fā)到各部門，進(jìn)而使檔案管理工作切實(shí)得到落實(shí)。再者，在工程建設(shè)的過(guò)程中，城建檔案管理部門還應(yīng)加強(qiáng)參建單位的監(jiān)督管理，確保其能夠按照工程進(jìn)度要求完成檔案管理計(jì)劃的制定，并嚴(yán)格按照計(jì)劃落實(shí)檔案管理工作。最后，在工程結(jié)束后，相關(guān)單位要及時(shí)完成檔案資料收集、歸檔情況的調(diào)查，并確認(rèn)參建單位提供的檔案是否準(zhǔn)確和完整。針對(duì)未達(dá)標(biāo)準(zhǔn)要求的單位，則要給予一定的懲處，進(jìn)而使參建單位的檔案管理意識(shí)得到提高。（二）實(shí)現(xiàn)檔案建設(shè)的全過(guò)程管理。為使檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和真實(shí)性得到提高，還要加強(qiáng)對(duì)檔案建設(shè)全過(guò)程的管理。首先，應(yīng)結(jié)合合同條款進(jìn)行檔案管理計(jì)劃的制定，以便對(duì)工程建設(shè)檔案進(jìn)行全過(guò)程管理，進(jìn)而使檔案的編寫質(zhì)量得到提高。為達(dá)成這一目標(biāo)，建設(shè)單位在與設(shè)計(jì)、施工和監(jiān)理等單位簽訂合同時(shí)，還應(yīng)進(jìn)行檔案工作條款的制定，然后在工程結(jié)束后按照條款內(nèi)容進(jìn)行檔案的驗(yàn)收。其次，為使檔案質(zhì)量得到保證，還應(yīng)將檔案建立與經(jīng)濟(jì)效益掛鉤，以確保負(fù)責(zé)人員能夠認(rèn)真進(jìn)行檔案的收集、整理和移交。再者，為使檔案管理工作得以有序開展，并且能夠與工程建設(shè)保持同步，建設(shè)單位應(yīng)聯(lián)合設(shè)計(jì)單位完成檔案管理協(xié)議的編制，并結(jié)合工程實(shí)際建設(shè)情況完成管理流程圖的繪制。最后，在工程建設(shè)的過(guò)程中，建設(shè)單位還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案建立情況的經(jīng)常性監(jiān)督和檢查，以確保檔案各項(xiàng)管理工作能夠得到落實(shí)。（三）嚴(yán)格規(guī)范檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)。為確保檔案管理質(zhì)量，還應(yīng)加強(qiáng)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的管理，從而使檔案管理工作得以規(guī)范開展。首先，在檔案收集環(huán)節(jié)，還應(yīng)從檔案完整性角度進(jìn)行工作的開展，加強(qiáng)對(duì)檔案裝訂規(guī)格、紙張大小和材料字跡等內(nèi)容的管理，從而使案卷的質(zhì)量得到保證。針對(duì)不符合要求的檔案材料，則要退回要求相關(guān)單位整改。其次，在檔案鑒定工作中，還應(yīng)加強(qiáng)檔案內(nèi)容的檢查，確保其內(nèi)容齊全。為提高檔案鑒定水平，還應(yīng)加快新技術(shù)的引進(jìn)，并要求檔案管理人才加強(qiáng)新技術(shù)的學(xué)習(xí)，進(jìn)而使檔案鑒定工作能夠適應(yīng)市場(chǎng)發(fā)展需求。最后，參建單位還應(yīng)完成檔案管理的信息化建設(shè)，加快檔案管理信息系統(tǒng)的開發(fā)和研究，并利用先進(jìn)的檔案管理軟件開展相關(guān)工作。而利用該系統(tǒng)，則能為多方檔案管理工作的開展提供信息交流平臺(tái)，并加強(qiáng)對(duì)各單位檔案管理情況的監(jiān)督管理，進(jìn)而使檔案管理質(zhì)量得到保證。

三、結(jié)論

通過(guò)研究可以發(fā)現(xiàn)，工程建設(shè)檔案管理工作雖然已經(jīng)取得了一定的進(jìn)展，但是仍然存在較多問(wèn)題。針對(duì)這些問(wèn)題，相關(guān)部門和參建單位還應(yīng)聯(lián)合進(jìn)行管理責(zé)任的落實(shí)，并加強(qiáng)檔案建立的全過(guò)程管理，同時(shí)加強(qiáng)各個(gè)環(huán)節(jié)的監(jiān)督管理，以確保檔案管理規(guī)范和要求能夠得到落實(shí)，進(jìn)而使參建單位的檔案管理水平得到提高。

作者:陳靜 單位:鎮(zhèn)江市建設(shè)工程管理處

工程檔案管理論文:提升水利工程檔案管理的對(duì)策

摘要：

在水利建設(shè)工程中，水利工程檔案是其中一項(xiàng)重要工作，它主要是對(duì)水利工程整體建設(shè)過(guò)程進(jìn)行記錄，反映水利工程建設(shè)始末各項(xiàng)子工程或環(huán)節(jié)的真是情況，形成文字資料以備日后查看。水利工程檔案是水利工程建設(shè)中重要的書面資料，是反映工程真實(shí)情況的重要依據(jù)，從長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的角度看，水利工程檔案既有利于工程自身的各項(xiàng)管理活動(dòng)的開展，同時(shí)可以為未來(lái)的水利工程建設(shè)提供參考，此外還可對(duì)工程中的各項(xiàng)理論與實(shí)踐研究提供可靠資料。文章圍繞水利工程檔案管理展開，闡述了水利工程檔案管理的特點(diǎn)，從我國(guó)當(dāng)下水利工程檔案管理實(shí)情出發(fā)，提出存在問(wèn)題與相應(yīng)解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：

水利工程；檔案管理；存在問(wèn)題；對(duì)策

一、水利工程檔案的特點(diǎn)

1.復(fù)雜性

從工程復(fù)雜程度看，水利工程是一項(xiàng)系統(tǒng)性與流程性較強(qiáng)的工作，包含的子工程較多，流程較為復(fù)雜，涉及工業(yè)、建筑業(yè)等不同行業(yè)領(lǐng)域，還需要綜合運(yùn)用理論與實(shí)踐知識(shí)，這些都需要在水利工程檔案中加以記錄。此外，在實(shí)際操作中，人機(jī)合作等方面也成為檔案中必須記載的內(nèi)容。無(wú)論從總體工程還是工程中的細(xì)節(jié)來(lái)看，產(chǎn)生影響的客觀因素較多，因此檔案內(nèi)容相應(yīng)具有多樣性，工程涉及領(lǐng)域較廣，因而水利工程檔案具有復(fù)雜性。

2.不確定性

水利工程建設(shè)過(guò)程中，工程進(jìn)度、施工方法等方面長(zhǎng)期受到自然環(huán)境、社會(huì)環(huán)境、資金、資源等方面的限制和影響，存在諸多不可抗力與不可預(yù)測(cè)因素，因而施工過(guò)程常常產(chǎn)生變動(dòng)，造成相應(yīng)的檔案記錄與管理產(chǎn)生變化，即水利工程檔案管理的不確定性。

3.差異性

水利工程建設(shè)中，從工程設(shè)計(jì)到工程施工中的各個(gè)環(huán)節(jié)，無(wú)一不是受到施工地自然條件等因素的限制和影響，因而不同的水利工程檔案存在較大的差異性。這種差異性是由水利工程建設(shè)本身決定。

二、水利工程檔案管理存在問(wèn)題

1.檔案管理意識(shí)淡薄

在我國(guó)水利工程建設(shè)中，側(cè)重點(diǎn)往往在于工程本身，關(guān)注于工程質(zhì)量與成本，水利工程檔案管理往往被忽略或不被重視。這是由于檔案管理意識(shí)淡薄造成，工程有關(guān)單位認(rèn)為水利工程建設(shè)的目的即是工程自身的質(zhì)量與經(jīng)濟(jì)效益，忽視了這一工程在水利工程建設(shè)史中的長(zhǎng)遠(yuǎn)意義，疏于將工程中的環(huán)節(jié)與細(xì)節(jié)如實(shí)記錄存檔。

2.檔案管理體制與制度漏洞較多

隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的確立，經(jīng)濟(jì)形勢(shì)在發(fā)展的同時(shí)逐漸變得多變而難以預(yù)測(cè)。在水利工程建設(shè)領(lǐng)域，與工程建設(shè)相關(guān)的法律、法規(guī)、制度等相應(yīng)出臺(tái)實(shí)施，對(duì)水利工程建設(shè)形成一定約束力的同時(shí)也改變著水利工程中各個(gè)環(huán)境的相關(guān)工作內(nèi)容、工作方式等。水利工程檔案也相應(yīng)隨之改變。然而，在現(xiàn)階段，水利工程檔案管理并未形成與工程變革相適應(yīng)的體制與制度，造成體制與制度內(nèi)的漏洞較多，相應(yīng)約束力降低，導(dǎo)致水利工程檔案管理工作出現(xiàn)問(wèn)題。

3.檔案管理人員能力較低

在日常生活中，人們往往認(rèn)為檔案管理是一項(xiàng)簡(jiǎn)單地整理工作，本身不具有難度與專業(yè)性。但事實(shí)上，對(duì)于水利工程檔案管理，由于檔案中涉及較多的領(lǐng)域與環(huán)節(jié)，著實(shí)拷問(wèn)著檔案管理人員的專業(yè)能力和綜合能力。只有具備較高專業(yè)素養(yǎng)的管理人員才能夠勝任水利工程檔案管理工作。但在我國(guó)實(shí)際的水利工程檔案管理工作中，檔案管理人員的選擇往往不存在專業(yè)能力篩選，即使有相應(yīng)的考核，其要求遠(yuǎn)無(wú)法滿足檔案管理工作的需要。此外，檔案管理工作準(zhǔn)入較低，許多從業(yè)人員不具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)和技能，在水利工程檔案管理中便會(huì)大大降低檔案管理質(zhì)量。

三、針對(duì)水利工程檔案管理問(wèn)題的對(duì)策

1.加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視度

想要提高水利工程質(zhì)量，首先需要從管理理念上進(jìn)行改革，加強(qiáng)對(duì)水利工程檔案管理的重視度。水利建設(shè)過(guò)程中的相關(guān)單位都應(yīng)提高對(duì)檔案管理的重視度，從管理層起強(qiáng)調(diào)檔案管理的重要性，并在具體工作中安排與檔案管理相對(duì)應(yīng)的工作開展。此外，在水利工程內(nèi)部加強(qiáng)檔案管理重視度可落實(shí)在內(nèi)部人員的管理制度上，將檔案工作內(nèi)容進(jìn)行責(zé)任落實(shí)，每個(gè)單位中也應(yīng)將工作范圍內(nèi)的檔案管理工作加以細(xì)化，責(zé)任到人，并設(shè)置相關(guān)的檔案管理質(zhì)量評(píng)價(jià)指標(biāo)，組織人員對(duì)不同單位、不同工作內(nèi)容下的檔案管理工作進(jìn)行評(píng)價(jià)，以監(jiān)督和管理檔案管理具體實(shí)施情況。

2.完善檔案管理相關(guān)法律法規(guī)

國(guó)家的法律法規(guī)的執(zhí)行力與強(qiáng)制性較強(qiáng)，在規(guī)范行為方面具有不可替代的作用。就水利工程檔案管理來(lái)說(shuō)，隨著行業(yè)的改革與發(fā)展，與檔案管理相關(guān)的國(guó)家法律法規(guī)的出臺(tái)與實(shí)施呈現(xiàn)滯后性，這就極大地造成了水利工程檔案管理工作混亂，工作質(zhì)量降低的現(xiàn)象出現(xiàn)。因此，國(guó)家須出臺(tái)與當(dāng)下水利工程相適應(yīng)的法律法規(guī)，契合行業(yè)實(shí)際，從法律高度對(duì)水利工程檔案管理形成約束。

3.提升檔案管理人員的工作能力

在水利工程檔案管理過(guò)程中，檔案管理人員的工作能力將直接影響到檔案管理的工作質(zhì)量，因此，應(yīng)提高檔案管理人員的工作能力。檔案管理人員的工作能力包括兩方面，其一是檔案管理本身的工作能力，這要求相關(guān)人員參與過(guò)相關(guān)培訓(xùn)，具有相應(yīng)資格證書，持證上崗；其二，檔案管理人員應(yīng)具有水利專業(yè)知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn)，二者缺一不可，直接影響到水利工程檔案管理的質(zhì)量。在選擇檔案管理人員時(shí)，應(yīng)注意對(duì)這兩點(diǎn)與結(jié)合程度的考核，此外，還應(yīng)注意在工作至于加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的相關(guān)培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的工作能力，以達(dá)到檔案管理要求。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著我國(guó)水利工程的不斷發(fā)展，水利工程檔案管理將逐漸受到重視。而就我國(guó)水利工程檔案管理來(lái)看，實(shí)施情況不佳，工程檔案管理質(zhì)量差強(qiáng)人意。文章以水利工程檔案管理為核心展開論述，以我國(guó)水利工程建設(shè)現(xiàn)狀為依據(jù)，將水利工程檔案管理中的問(wèn)題加以論述和探討，并針對(duì)性提出解決方案，基于此期待對(duì)我國(guó)未來(lái)水利工程檔案管理提供參考。

作者:崔愛君 單位:河南省豫東水利工程管理局

工程檔案管理論文:如何做好通信建設(shè)工程檔案管理

摘要：

新時(shí)期新環(huán)境下，我國(guó)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，信息產(chǎn)業(yè)緊跟時(shí)代步伐高速持續(xù)發(fā)展，這就對(duì)通信建設(shè)工程檔案管理與使用有了更高、更全面的要求和標(biāo)準(zhǔn)，通信建設(shè)工程的市場(chǎng)使用價(jià)值也大大提高。通信工程檔案的規(guī)范化高效管理使用是確保通訊建設(shè)工程順暢施行的強(qiáng)力保障。只有通信建設(shè)工程的通暢施行才能適應(yīng)繁榮發(fā)展的社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)，通信建設(shè)工程檔案管理與實(shí)際施行不但是企業(yè)高管層要重點(diǎn)關(guān)注的問(wèn)題，還是我們基層部門不可避免要認(rèn)真參與對(duì)待并切實(shí)落實(shí)執(zhí)行的重點(diǎn)工作之一。通信工程檔案簡(jiǎn)單解釋就是對(duì)通信工程建造施工中，所產(chǎn)生保留存放價(jià)值較高的相關(guān)文字圖片、影像資料等原始資料文檔載體，能夠真實(shí)全面保存與記錄通信建設(shè)工程從立項(xiàng)到工程完工的整個(gè)過(guò)程的綜合文件。落實(shí)并使用好通信建設(shè)工程檔案的管理、收集整理及運(yùn)用，并使其系統(tǒng)化、規(guī)范制度與通用化相，對(duì)于通信工程順利建設(shè)有極大助力，也極大方便通信工程建成后的日常維修檢測(cè)、擴(kuò)建及升級(jí)工作。作為科技檔案的核心組成部分，通信建設(shè)工程檔案它客觀真實(shí)的反應(yīng)了通信建設(shè)工程施工的全部過(guò)程。

關(guān)鍵詞：

淺談;做好;通信建設(shè)工程;檔案管理

一、新時(shí)期通信建設(shè)工程檔案探討

新時(shí)期新環(huán)境下，社會(huì)經(jīng)濟(jì)持續(xù)高速發(fā)展與進(jìn)步，創(chuàng)新科學(xué)化管理的思維意識(shí)也在與時(shí)俱進(jìn)的不斷發(fā)展，通信建設(shè)工程的運(yùn)行各行各業(yè)中牽涉越來(lái)越廣泛與深入，這就要求通信建設(shè)工程的質(zhì)量必須高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求化。特別是在新時(shí)期新環(huán)境下推崇精準(zhǔn)管理與質(zhì)量精細(xì)化階段，這就讓通信建設(shè)工程必有一套完善系統(tǒng)科學(xué)化精準(zhǔn)的評(píng)估體系。在實(shí)施建設(shè)通信工程嚴(yán)要求高標(biāo)準(zhǔn)建造前提下，加重對(duì)通信數(shù)據(jù)文件資料的精確分析研究，通信工程建設(shè)時(shí)就會(huì)避免盲目依靠感覺與經(jīng)驗(yàn)來(lái)施工建設(shè)，貫徹落實(shí)嚴(yán)要求與高標(biāo)準(zhǔn)的施工要求，將通信建設(shè)工程檔案作為工程核心基礎(chǔ)，我們除了要注重建設(shè)施工方法，還要將質(zhì)量細(xì)化分析運(yùn)用到通信建設(shè)工程檔案中去，使用相關(guān)的驗(yàn)證標(biāo)準(zhǔn)來(lái)檢測(cè)通信建設(shè)工程檔案質(zhì)量并進(jìn)行綜合的評(píng)估。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，通信建設(shè)工程質(zhì)量的好與壞是通過(guò)通信建設(shè)工程檔案來(lái)直接體現(xiàn)的，以此只有進(jìn)行綜合質(zhì)量評(píng)估才能判斷工程如何。一般情況下，通信建設(shè)工程質(zhì)量可以通過(guò)通信建設(shè)工程檔案的制定直觀明了的體現(xiàn)出來(lái)，解讀了解字面意思后，還必須從通信建設(shè)工程全面及背后進(jìn)行研究了解。通信建設(shè)工程中很多數(shù)據(jù)資料，如文字、圖片等等數(shù)字化資料屬于隱蔽工程，只有通信建設(shè)工程竣工以后這種數(shù)字文件資料我們只有通過(guò)相關(guān)方法才能查閱，這就要求通信建設(shè)工程建設(shè)中要做到嚴(yán)格要求每一步相關(guān)工藝切實(shí)精準(zhǔn)，只有這樣，才能確保通信建設(shè)工程檔案完工后正常便捷的使用。通信建設(shè)工程檔案質(zhì)量的好壞，從側(cè)面反映了通信建設(shè)工程建造時(shí)是否按照相關(guān)管理規(guī)定來(lái)建造及相關(guān)建造人員素質(zhì)及技術(shù)水平，通信建設(shè)工程檔案質(zhì)量的好壞問(wèn)題與其他行業(yè)也有著緊密的關(guān)系。

二、通信建設(shè)工程檔案中存在的問(wèn)題

第一，通信建設(shè)工程檔案管理存放不重視。相關(guān)建設(shè)單位相關(guān)負(fù)責(zé)人員對(duì)通信建設(shè)工程檔案重視度不夠，多數(shù)情況下會(huì)將檔案工作直接轉(zhuǎn)交給建設(shè)施工單位，監(jiān)督性弱甚至直接使監(jiān)督工作有名無(wú)實(shí)。個(gè)別建設(shè)施工單位沒將檔案文件分類歸檔，工程完工以后，致使檔案遺失，無(wú)法交還回建設(shè)單位，這就會(huì)使通信建設(shè)工程檔案中前期的文獻(xiàn)數(shù)字文件散失，直到通信建設(shè)工程完工檢查驗(yàn)收前期，建設(shè)單位要求施工移交工程前期建設(shè)相關(guān)資料時(shí)，施工單位才會(huì)將現(xiàn)存的零散文件交還，這就使通信建設(shè)工程檔案前期資料不完整。第二，通信建設(shè)工程檔案資料不完整。信息產(chǎn)業(yè)中通信建設(shè)工程檔案關(guān)鍵問(wèn)題是檔案的完整系統(tǒng)化。資料事無(wú)巨細(xì)的與通信建設(shè)工程檔案有關(guān)的內(nèi)容都要及時(shí)入檔。但是實(shí)際情況與工作中，可以發(fā)現(xiàn)通信建設(shè)工程檔案中很多資料不齊全，丟失現(xiàn)象嚴(yán)重。比如通信建設(shè)工程檔案簽訂的相關(guān)合同協(xié)議及政府相關(guān)單位批復(fù)的文件回復(fù)等等文件都有漏存與遺失情況發(fā)生。通信建設(shè)工程檔案資料的流失勢(shì)必會(huì)給工程完工以后帶來(lái)各種各樣的麻煩，嚴(yán)重時(shí)甚至?xí)l(fā)經(jīng)濟(jì)糾紛。第三，通信建設(shè)工程檔案管理內(nèi)容質(zhì)量空洞。首先，是檔案文件原件歸檔不及時(shí)，復(fù)印的文件多，求其原因是相關(guān)資料文件的監(jiān)管部門或個(gè)人疏忽大意，未能及時(shí)追回資料文件原價(jià)，對(duì)通信建設(shè)工程檔案相關(guān)設(shè)計(jì)施工單位合作中馬虎大意，其次，法律文件文書手續(xù)準(zhǔn)備不充分。很多沒有建設(shè)施工，設(shè)計(jì)及監(jiān)理等相關(guān)部門或負(fù)責(zé)人簽字和蓋章。最后，雙方簽訂的合同和協(xié)議有無(wú)簽字及加蓋公章的情況發(fā)生，致使通信建設(shè)工程檔案完工后，達(dá)不到相關(guān)要求。第四，通信建設(shè)工程檔案管理人員專業(yè)技術(shù)差。負(fù)責(zé)整合通信建設(shè)工程檔案文件資料的相關(guān)人員自身文件資料處理技術(shù)一般，為經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，導(dǎo)致業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)，收集整合的資料往往缺乏重點(diǎn)內(nèi)容，僅是單純的流水賬。第五，通信建設(shè)工程檔案領(lǐng)導(dǎo)決策層重視度低。個(gè)別通信建設(shè)工程檔案單位領(lǐng)導(dǎo)決策層重發(fā)展，輕視檔案管理建設(shè)的老思想根深蒂固，在通信建設(shè)工程檔案方面沒有配足足夠的專業(yè)技術(shù)人員。第六，通信建設(shè)工程檔案施工操作單位沒有落實(shí)專人負(fù)責(zé)制度。相關(guān)施工人員因?yàn)橐τ谑┕そㄔO(shè)，對(duì)檔案資料收集、整合、分類歸檔可能會(huì)習(xí)慣性忽視，很多時(shí)候，施工建設(shè)單位領(lǐng)導(dǎo)決策層都會(huì)推脫不承擔(dān)通信建設(shè)工程檔案的擔(dān)當(dāng)。第七，部分通信建設(shè)工程檔案相關(guān)設(shè)計(jì)人員是檔案資料的編輯整合者，害怕檔案資料分類歸檔后查找調(diào)閱麻煩，就講檔案資料自己存放，沒有分類歸檔，很多時(shí)候?qū)е峦ㄐ沤ㄔO(shè)工程完工后，檔案資料遺失。

三、加強(qiáng)完善通信建設(shè)工程檔案資料管理系統(tǒng)化

第一，通信建設(shè)工程檔案檔案資料源頭分類歸檔工作。編輯監(jiān)察通信建設(shè)工程檔案資料文件的相關(guān)負(fù)責(zé)人員，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照檔案工作相關(guān)管理規(guī)定，積極主動(dòng)的與工程建設(shè)施工監(jiān)管部門或負(fù)責(zé)人溝通交流，強(qiáng)調(diào)并督促建設(shè)施工單位工程建設(shè)中監(jiān)察部門對(duì)通信建設(shè)工程檔案的，說(shuō)明各相關(guān)部門監(jiān)管責(zé)任與職責(zé)。建設(shè)監(jiān)管部門和施工單位、編制設(shè)計(jì)單位，監(jiān)察單位都要單獨(dú)簽訂合作協(xié)議及正規(guī)合同，并將這些內(nèi)容整理分類后都收入檔案中，這樣就可以使各方合作單位能夠切實(shí)認(rèn)真的落實(shí)執(zhí)行制定的相關(guān)合同與協(xié)議，將責(zé)任明晰化，各單位承當(dāng)相關(guān)責(zé)任的檔案資料，從通信建設(shè)工程檔案資料文件源頭抓起。第二，通信建設(shè)工程檔案監(jiān)管人員嚴(yán)把文件資料治療關(guān)。通信建設(shè)工程檔案資料文件都有一定的連續(xù)性和相關(guān)性，基于此點(diǎn)通信建設(shè)工程檔案監(jiān)管人員要結(jié)合自身實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，分析整合通信建設(shè)工程產(chǎn)生的各種類型資料文件，并對(duì)其嚴(yán)格認(rèn)真的進(jìn)行分類歸檔，解決存在的問(wèn)題，通信建設(shè)工程檔案資料的質(zhì)量。在通信建設(shè)工程施工建設(shè)早期，對(duì)文件資料檢查要查看是否完整，精確，體系化，重點(diǎn)注意通信建設(shè)工程施工建設(shè)中產(chǎn)生的重點(diǎn)文件資料是否已分類歸檔及是否完整。對(duì)通信建設(shè)工程檔案資料文件的嚴(yán)格仔細(xì)檢查，可以有效提高案文件的質(zhì)量，養(yǎng)成檔案工作的規(guī)范化，使通信建設(shè)工程檔案監(jiān)管人員強(qiáng)化檔案監(jiān)管意識(shí)并熟悉了解檔案監(jiān)管工作的流程。第三，完善健全通信建設(shè)工程檔案工作制度。檔案監(jiān)管相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)完善健全制定通信建設(shè)工程檔案的相關(guān)工作規(guī)定，使通信建設(shè)工程檔案的分類歸檔領(lǐng)域、通信建設(shè)工程檔案工作的步驟、通信建設(shè)工程檔案資料文件的整合與分類歸檔、通信建設(shè)工程檔案的交接等問(wèn)題都加以解釋明確，方便對(duì)通信建設(shè)工程檔案的監(jiān)管各方進(jìn)行高效管理，確保檔案資料文件，完整、精確與體系化。第四，切實(shí)做好通信建設(shè)工程檔案的保存和運(yùn)用工作。當(dāng)通信建設(shè)工程完工以后，相關(guān)的監(jiān)管人員應(yīng)當(dāng)按時(shí)定期的對(duì)上級(jí)監(jiān)管部門或負(fù)責(zé)人進(jìn)行檔案文件的檔案交接工作，檔案資料文件監(jiān)管人員也要切實(shí)做好所交接答案文件的整合與保存工作，編制正規(guī)的目錄索引，確保檔案文件資料查找準(zhǔn)確性及查全性，是通信建設(shè)工程檔案作用發(fā)揮到最大，為相關(guān)的產(chǎn)業(yè)企業(yè)提供關(guān)輔助。第五，監(jiān)察通信建設(shè)工程檔案，嚴(yán)格審查，保證通信建設(shè)工程檔案資料準(zhǔn)確性與系統(tǒng)化。在通信建設(shè)工程施工建設(shè)過(guò)程中，要責(zé)任劃分到個(gè)人，切實(shí)做到專人專項(xiàng)。檔案專業(yè)技術(shù)人員收集整合檔案資料，項(xiàng)目主管人員負(fù)責(zé)核查審計(jì)及簽名認(rèn)證，通過(guò)管理部門檢查后有工程部門分類歸納。同時(shí)嚴(yán)格控制好施工建設(shè)單位及相關(guān)人員使用檔案資料應(yīng)當(dāng)及時(shí)登記時(shí)間及使用者身份或部門。第六，專業(yè)技術(shù)過(guò)硬的通信建設(shè)工程檔案監(jiān)管人員是通信建設(shè)工程日常應(yīng)用及維護(hù)的核心力量。通信建設(shè)工程檔案監(jiān)管工作是第一線的后期輔助工作，是通信建設(shè)工程正常運(yùn)行的關(guān)鍵。通信建設(shè)工程監(jiān)管人員的人用，要嚴(yán)把所用人的專業(yè)技術(shù)能力及職業(yè)素養(yǎng)，日常工作中要按時(shí)定期的開展專業(yè)技術(shù)人員的專業(yè)學(xué)習(xí)與職業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)，從思想上高度重視通信建設(shè)工程監(jiān)管人員的政治覺悟。

四、未來(lái)通信建設(shè)工程檔案在各行各業(yè)中的發(fā)展

政府、企業(yè)未來(lái)辦公自動(dòng)化已經(jīng)是不可避免的趨勢(shì)，通信建設(shè)工程檔案在未來(lái)辦公自動(dòng)化的發(fā)展潮流中是最大的輔助力量。通信建設(shè)工程檔案也注定會(huì)取代現(xiàn)有政府及企業(yè)現(xiàn)有的辦公通信模式。結(jié)合本文以上所列通信建設(shè)工程檔案中問(wèn)題進(jìn)行分析后，可以大體上整理出未來(lái)政府及企業(yè)等單位辦公通信模式的發(fā)展潮流，可以概括為二大方面：第一，通信建設(shè)工程檔案標(biāo)準(zhǔn)制度化。政府及企業(yè)等單位在現(xiàn)有的通信建設(shè)工程檔案基礎(chǔ)之上，會(huì)出現(xiàn)一個(gè)涵蓋全國(guó)區(qū)域、可以多方同時(shí)橫向與縱向交換信息的通信建設(shè)工程檔案總檔案庫(kù)，并構(gòu)建次一級(jí)的完整規(guī)定一致的子檔案庫(kù)借以整合全部的檔案文件資料。以此為基礎(chǔ)的，賦予地方政府及企業(yè)單位充足的自由運(yùn)作權(quán)力，根絕實(shí)際情況及行業(yè)特點(diǎn)，加設(shè)個(gè)性化功能，保證全國(guó)通信建設(shè)工程檔案庫(kù)能夠全部鏈接，而各地彼此影響通信建設(shè)工程檔案的正常使用。第二，通信建設(shè)工程檔案移動(dòng)化。現(xiàn)階段科學(xué)技術(shù)的飛速迅猛發(fā)展，通信保密安全與互聯(lián)網(wǎng)之間的摩擦必將得到徹底合理解決，通過(guò)相關(guān)技術(shù)手段保證通信建設(shè)工程檔案在接入互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)以后，其通信建設(shè)工程檔案的保密性不會(huì)受到較大影響，還可單獨(dú)與互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)外狀態(tài)下隔離單獨(dú)使用，通過(guò)多種類型的移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行扶著，這樣對(duì)防止檔案文件的遺失與非法操作及侵入都起到較好的保護(hù)措施。我國(guó)通信建設(shè)工程檔案與服務(wù)企業(yè)合作中出現(xiàn)的問(wèn)題，只有針對(duì)性的整合出一些列通信工程檔案與服務(wù)企業(yè)合作中出現(xiàn)問(wèn)題的解決方法。綜上所述，在通信建設(shè)工程檔案建設(shè)過(guò)程中，通信建設(shè)工程檔案監(jiān)管屬于一個(gè)核心組成部分，通信建設(shè)工程檔案監(jiān)管與通信建設(shè)工程質(zhì)量有著密不可分的管理性。如果想要保證通信建設(shè)工程的質(zhì)量就要嚴(yán)格落實(shí)通信建設(shè)工程檔案監(jiān)管相關(guān)規(guī)章制度。因此，工程建設(shè)施工過(guò)程當(dāng)中，負(fù)責(zé)通信建設(shè)工程檔案監(jiān)管技術(shù)人員要加強(qiáng)自身專業(yè)技術(shù)學(xué)習(xí)，提升職業(yè)素養(yǎng)的同時(shí)還要強(qiáng)化崗位意識(shí)，對(duì)通信建設(shè)工程檔案存在的問(wèn)題，進(jìn)行問(wèn)題分析整合，要及時(shí)處理這些問(wèn)題，確保所監(jiān)管的通信建設(shè)工程檔案無(wú)任何質(zhì)量問(wèn)題。

作者:趙麗 單位:河南省通信工程局有限責(zé)任公司

工程檔案管理論文:檔案管理工程化探索

摘要：

為解決傳統(tǒng)檔案管理低層次徘徊問(wèn)題，本文引入工程化管理思想尋求解決問(wèn)題的最佳途徑，并通過(guò)具體實(shí)踐探索提高檔案管理水平的方法。

關(guān)鍵詞：

檔案工作；管理工程

隨著我國(guó)現(xiàn)代企業(yè)制度的建立及逐步推進(jìn)成熟，企業(yè)內(nèi)部的各項(xiàng)管理工作也呈現(xiàn)多樣化、復(fù)雜化的發(fā)展趨勢(shì)，傳統(tǒng)的管理方法已經(jīng)越來(lái)越無(wú)法適應(yīng)，需要運(yùn)用管理工程的思想和方法進(jìn)行規(guī)范和控制，才能建立良好秩序，使管理工作更加高效有序。無(wú)論是檔案管理理論研究自身，還是其向?qū)嵺`的轉(zhuǎn)化，本質(zhì)上也是一項(xiàng)工程，工程化思維和工程化方法能成為拓寬這種瓶頸的有力工具。

一、檔案管理工程化的框架設(shè)計(jì)

（一）設(shè)計(jì)三個(gè)層級(jí)的業(yè)務(wù)目標(biāo)

在檔案管理模式轉(zhuǎn)型期，運(yùn)用工程化方法，可以直接從構(gòu)想出發(fā)，首先確定三個(gè)層級(jí)的業(yè)務(wù)目標(biāo)，在實(shí)踐中細(xì)化完善每個(gè)目標(biāo)的實(shí)施細(xì)節(jié)，從而逐步達(dá)成檔案管理工程化的最終目標(biāo)。第一，將企業(yè)各項(xiàng)工作中形成的大量文件、數(shù)據(jù)，通過(guò)歸檔的過(guò)程控制，按照一定的規(guī)范，組合成模塊鮮明、系統(tǒng)性強(qiáng)的知識(shí)體系。這一目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，需要建立企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)與檔案管理的信息鏈，在信息共享的基礎(chǔ)上，完成企業(yè)知識(shí)體系集中統(tǒng)一管理。第二，進(jìn)一步建立并規(guī)范檔案需求分析方法，采用信息管理技術(shù)及檔案編研方法，按照一定的規(guī)范，開展多層次多渠道的檔案信息開發(fā)利用工作，滿足各項(xiàng)工作對(duì)檔案的利用需求。第三，運(yùn)用知識(shí)管理的技術(shù)和方法，建立專業(yè)技能發(fā)現(xiàn)工具，用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)做支持，通過(guò)對(duì)檔案文件的分析，建立基于檔案的專業(yè)知識(shí)庫(kù)，通過(guò)利用環(huán)節(jié)進(jìn)行知識(shí)推送，使檔案管理成為企業(yè)知識(shí)管理不可缺少的一部分。

（二）設(shè)定實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的運(yùn)行機(jī)制

檔案管理者需要從檔案管理內(nèi)部體制環(huán)境和檔案管理外部環(huán)境兩個(gè)方面考慮，確定影響達(dá)成終極目標(biāo)的各個(gè)正面及負(fù)面因素，分析這些因素的形成原因和相互關(guān)系以及這些因素產(chǎn)生影響、發(fā)揮功能的作用過(guò)程和作用原理及其運(yùn)行方式。在檔案管理內(nèi)部體制環(huán)境中，建立能夠發(fā)揮集群智慧的知識(shí)場(chǎng)。知識(shí)體系不僅涉及企業(yè)檔案管理規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及操作流程，還應(yīng)該包含企業(yè)活動(dòng)涉及的相關(guān)專業(yè)的初級(jí)知識(shí)。同時(shí)，培養(yǎng)具有一定專長(zhǎng)的企業(yè)檔案管理專家隊(duì)伍，提高企業(yè)檔案管理者的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，不斷完善檔案管理知識(shí)體系，形成循環(huán)滾動(dòng)向上的機(jī)制。通過(guò)優(yōu)化內(nèi)部環(huán)境，為檔案管理外部環(huán)境的改善創(chuàng)造良好機(jī)會(huì)。影響實(shí)現(xiàn)檔案管理工程化終極目標(biāo)的外部環(huán)境，通常是由于企業(yè)檔案管理工作弱化，服務(wù)陳舊，無(wú)法為企業(yè)中心工作提供最優(yōu)服務(wù)造成的。因此，檔案工作需要建立與外部環(huán)境，特別是企業(yè)中心工作的信息交流平臺(tái)。通過(guò)平臺(tái)明確企業(yè)各項(xiàng)工作對(duì)檔案信息服務(wù)的需求，有針對(duì)性地確定自己的工作內(nèi)容和工作目標(biāo)，必要時(shí)還可以得到外部有力的支持和幫助，這是改善檔案工作外部環(huán)境的關(guān)鍵所在。

（三）實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的過(guò)程控制手段

檔案管理的每一項(xiàng)工作都是一個(gè)過(guò)程，運(yùn)用管理工程的過(guò)程控制手段，包括指標(biāo)控制、自動(dòng)化控制、程序控制等，可以確保各項(xiàng)工作持續(xù)地、可預(yù)見地和穩(wěn)定地運(yùn)行在目標(biāo)性能水平上。檔案管理的指標(biāo)控制，就是在每一個(gè)工作項(xiàng)目中，確定哪些是工作過(guò)程中的關(guān)鍵指標(biāo)要求，在過(guò)程中隨時(shí)檢查這些指標(biāo)要求，確保最終的檔案服務(wù)的理想水平。例如：產(chǎn)品數(shù)據(jù)的完整性是產(chǎn)品檔案管理需要關(guān)注的工作項(xiàng)目之一。將產(chǎn)品數(shù)據(jù)完整的保存下來(lái)并科學(xué)地組織成一個(gè)邏輯清晰體系完備的集合，同時(shí)去除大量無(wú)效的冗余數(shù)據(jù)，需要經(jīng)過(guò)產(chǎn)品狀態(tài)確定、產(chǎn)品數(shù)據(jù)分類、產(chǎn)品數(shù)據(jù)鑒定、產(chǎn)品數(shù)據(jù)整理等多個(gè)環(huán)節(jié)，而每一個(gè)環(huán)節(jié)都有自己的關(guān)鍵輸入要求和輸出要求。指標(biāo)控制要做的，就是確定控制輸入要求，預(yù)防工作缺陷的發(fā)生，同時(shí)監(jiān)控輸出結(jié)果，盡早發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并糾正。檔案管理的自動(dòng)化控制，就是通過(guò)一定的設(shè)計(jì)，使檔案工作具有防差錯(cuò)技術(shù)或“防呆”能力。在企業(yè)的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中，數(shù)字檔案的采集、管理、利用等環(huán)節(jié)，需要根據(jù)各個(gè)環(huán)節(jié)及環(huán)節(jié)內(nèi)各項(xiàng)工作的具體要求，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)，通過(guò)詳細(xì)的系統(tǒng)設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)檔案工作過(guò)程的自動(dòng)化糾錯(cuò)。檔案管理的程序控制，就是將檔案管理各項(xiàng)工作的具體操作方法，以技術(shù)規(guī)范的形式固定下來(lái)。這樣做的好處是：可以防止管理經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)遺失、有助于檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、便于檔案工作規(guī)范和技能的傳播、便于檔案工作質(zhì)量的審查等。

二、檔案管理工程化的初步實(shí)踐

（一）以實(shí)踐為基礎(chǔ)，細(xì)化初期業(yè)務(wù)目標(biāo)

首先細(xì)化了檔案業(yè)務(wù)目標(biāo)，將目標(biāo)設(shè)計(jì)為若干具體的工作項(xiàng)目。其次必須摸清家底，確定檔案全宗范圍。從檔案管理的角度分析各項(xiàng)工作產(chǎn)生哪些文件、信息、數(shù)據(jù)和知識(shí)及其存在形式；區(qū)分傳統(tǒng)檔案管理范疇與尚未涉足的檔案管理領(lǐng)域，確定并細(xì)化新領(lǐng)域的工作內(nèi)容；根據(jù)檔案文件重要程度（現(xiàn)實(shí)的和歷史的價(jià)值）及利用情況決定取舍及管理方法。在此基礎(chǔ)上，采取措施形成企業(yè)各項(xiàng)管理活動(dòng)與檔案工作的信息聯(lián)動(dòng)，將企業(yè)各類信息平臺(tái)中的信息進(jìn)行分類整理，隨時(shí)跟蹤企業(yè)各管理部門工作動(dòng)向。同時(shí)，主動(dòng)收集有歸檔價(jià)值的信息，形成檔案全宗管理機(jī)制并根據(jù)各項(xiàng)管理工作的變化實(shí)行動(dòng)態(tài)管理。

（二）優(yōu)化檔案工作運(yùn)行機(jī)制

開展了規(guī)章制度體系和管理標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)。首先建立了一套適合檔案工作發(fā)展的規(guī)章制度體系，該體系包含三個(gè)部分：檔案工作法規(guī)性管理制度、檔案業(yè)務(wù)管理制度、與檔案業(yè)務(wù)接口關(guān)系的各項(xiàng)管理制度。通過(guò)制度建設(shè)，建立一套適合企業(yè)檔案工作的管理方法，包括如何計(jì)劃、如何協(xié)作、如何控制流程和工作進(jìn)度、如何分解任務(wù)等等，使檔案管理成為流程化、可重復(fù)的技術(shù)基礎(chǔ)工作，在此基礎(chǔ)上加強(qiáng)檔案工作管理標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)。將檔案工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范分為現(xiàn)行文件管理標(biāo)準(zhǔn)、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等三個(gè)部分，在標(biāo)準(zhǔn)體系下可以設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)操作手冊(cè)，作為各個(gè)管理標(biāo)準(zhǔn)的延伸。

（三）以提高工作質(zhì)量為目的的過(guò)程管理

在檔案工程實(shí)施初期，嘗試性設(shè)計(jì)了產(chǎn)品技術(shù)文件歸檔質(zhì)量指標(biāo)要求及質(zhì)量控制方法，收到較好的效果。后續(xù)將逐步根據(jù)檔案工作各項(xiàng)目，有計(jì)劃有針對(duì)性地開展工作質(zhì)量指標(biāo)的設(shè)計(jì)工作。針對(duì)檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，進(jìn)行詳細(xì)的工作質(zhì)量需求分析，并將分析結(jié)果以詳細(xì)設(shè)計(jì)要求的形式反映給系統(tǒng)開發(fā)人員，使計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)也能參與檔案工作的質(zhì)量控制。檔案管理的程序控制只要依托檔案部門的質(zhì)量工作組的活動(dòng)實(shí)現(xiàn)。QC小組和六西格瑪小組分別以各自的質(zhì)量控制方式，不斷優(yōu)化檔案工作流程，使各項(xiàng)工作質(zhì)量逐步以最優(yōu)化的方式呈現(xiàn)。

三、建立檔案管理工程化發(fā)展評(píng)估體系

企業(yè)檔案管理者應(yīng)當(dāng)以積極科學(xué)的態(tài)度審視和跟蹤檔案工程化實(shí)施過(guò)程及其所帶來(lái)的一系列變化，建立包括評(píng)價(jià)主體、評(píng)價(jià)對(duì)象和評(píng)價(jià)行為模式的檔案工程化評(píng)價(jià)體系，厘清影響評(píng)價(jià)的相關(guān)因素。借鑒其它管理工程評(píng)價(jià)的原則和標(biāo)準(zhǔn)，建立諸如檔案工作項(xiàng)目必要性和可行性評(píng)估方法、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)分析方法、檔案管理規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)體系的適用性評(píng)價(jià)方法、檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)方案、檔案工作程序控制的適用性分析方法、檔案專業(yè)工具的先進(jìn)性及應(yīng)用的廣泛性等等一系列評(píng)價(jià)方法和指標(biāo)。從發(fā)展的視角構(gòu)建檔案工程成熟度發(fā)展模型，以評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)和評(píng)價(jià)流程為依據(jù)進(jìn)行科學(xué)分析，參考成熟度發(fā)展模型有針對(duì)性的做出改變，提出從結(jié)構(gòu)、進(jìn)程、質(zhì)量三個(gè)方面適時(shí)調(diào)整檔案工程建設(shè)的策略。

作者:李偉 趙衛(wèi)民 單位:北京宇航系統(tǒng)工程研究所