序論：寫(xiě)作是一種深度的自我表達(dá)。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內(nèi)心深處的真相，好投稿為您帶來(lái)了七篇電子檔案管理基礎(chǔ)范文，愿它們成為您寫(xiě)作過(guò)程中的靈感催化劑，助力您的創(chuàng)作。

篇(1)

新型農(nóng)村合作醫(yī)療的檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期而艱巨的任務(wù)，目前根據(jù)相關(guān)調(diào)查顯示，在農(nóng)村合作醫(yī)療檔案管理的過(guò)程中存在管理人員對(duì)工作不認(rèn)真，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到有效管理檔案對(duì)農(nóng)村合作醫(yī)療工作的重要性，而且檔案管理人員自身的專業(yè)素質(zhì)和水平以及理論文化水平都存在著差異，因此要加強(qiáng)新型農(nóng)村合作醫(yī)療檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，提高管理隊(duì)伍的專業(yè)水平和管理水平，科學(xué)有效的進(jìn)行培訓(xùn)相關(guān)的電子管理檔案的技術(shù)和手段，提高管理隊(duì)伍的管理能力和水平。另外還可以聘請(qǐng)專家或?qū)I(yè)的培訓(xùn)課程，吸收外部有利資源，促進(jìn)管理隊(duì)伍整體素質(zhì)和能力的提高。

二、加強(qiáng)新型農(nóng)村合作醫(yī)療電子檔案的規(guī)范管理

隨著經(jīng)濟(jì)和科技的不斷發(fā)展，信息技術(shù)水平也在不斷的提高，電子信息技術(shù)為我國(guó)新型農(nóng)村合作醫(yī)療的檔案管理提供了更加科學(xué)便捷的管理方式，也適應(yīng)了新農(nóng)村合作醫(yī)療工作發(fā)展的需要，那么在充分利用電子信息技術(shù)管理的過(guò)程中包括以下幾個(gè)方面：首先，利用電子信息技術(shù)管理檔案明確檔案管理的職責(zé)，促進(jìn)電子檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。其次，利用電子管理的技術(shù)手段適應(yīng)新的形勢(shì)，對(duì)檔案管理按類別進(jìn)行劃分，保存電子版檔案，這樣不僅方便查找信息，更加節(jié)省人工處理的時(shí)間，不斷加快推進(jìn)新型農(nóng)村合作醫(yī)療檔案管理的電子信息化建設(shè)。

三、改變傳統(tǒng)管理觀念，提高電子檔案的開(kāi)發(fā)和利用率

為了更好的管理新型農(nóng)村合作醫(yī)療的檔案，就要徹底改變傳統(tǒng)的管理觀念，農(nóng)村合作醫(yī)療的檔案管理的目的主要是為了更好地開(kāi)發(fā)和利用，而不僅是停留在整理和保存的環(huán)節(jié)上，檔案對(duì)于農(nóng)村合作醫(yī)療工作的發(fā)展有著重要的意義，有效的電子檔案管理有利于新型農(nóng)村合作醫(yī)療檔案信息的統(tǒng)計(jì)、分類、查找、總結(jié)等各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。傳統(tǒng)的人工收集和整理，一方面浪費(fèi)了大量的時(shí)間，另一方面在查閱資料上也帶來(lái)了諸多不便，不利于提高新型農(nóng)村合作醫(yī)療檔案管理工作的效率，改變傳統(tǒng)的收集和管理檔案的手段和觀念，充分利用電子信息技術(shù)，整理和開(kāi)發(fā)檔案信息資源，大力開(kāi)拓新型農(nóng)村合作醫(yī)療檔案利用的新途徑，不斷地吸取外部資源和優(yōu)勢(shì)，根據(jù)具體的實(shí)際情況進(jìn)行科學(xué)整合，促進(jìn)新型農(nóng)村合作醫(yī)療檔案管理的改革和創(chuàng)新，新型農(nóng)村合作醫(yī)療工作創(chuàng)造良好的環(huán)境，更好的促進(jìn)新型農(nóng)村合作醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展和前進(jìn)。

四、完善新型農(nóng)村合作醫(yī)療電子檔案管理的制度

新型農(nóng)村合作醫(yī)療事業(yè)與千家萬(wàn)戶有著不可割舍的重要關(guān)系，尤其是在檔案管理工作上，想要更好的發(fā)展新型農(nóng)村合作醫(yī)療事業(yè)，那么在利用電子信息技術(shù)管理檔案的過(guò)程中，迫切需要完善的電子檔案管理制度，有了制度作保障，那么接下來(lái)的檔案管理工作就會(huì)容易很多。完善檔案管理制度是新型農(nóng)村合作醫(yī)療工作中的一項(xiàng)重要組成部分，所以我們要對(duì)其重視起來(lái)，對(duì)電子檔案管理的權(quán)責(zé)和管理的程序進(jìn)行規(guī)范化，并且對(duì)其有明確的規(guī)定，從而使整個(gè)新型農(nóng)村合作醫(yī)療電子檔案管理的過(guò)程形成一個(gè)有效的整體，在充分利用先進(jìn)電子信息技術(shù)手段與完善的制度相結(jié)合的基礎(chǔ)之上，有利于新型農(nóng)村合作醫(yī)療事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

五、加大電子檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)備投入

當(dāng)前我國(guó)科學(xué)技術(shù)水平不斷地提高，促進(jìn)了新型農(nóng)村合作醫(yī)療電子檔案管理的更好更快的發(fā)展，但是根據(jù)相關(guān)調(diào)查顯示，我國(guó)農(nóng)村合作醫(yī)療的檔案雖然采用的是電子信息技術(shù)的管理方式，但是在基礎(chǔ)設(shè)備上還急需要加大投入，電子信息技術(shù)管理檔案的方式是需要一定的基礎(chǔ)設(shè)備的，例如，電腦、打印機(jī)等，那么為了使新型農(nóng)村合作醫(yī)療電子檔案的管理更加有效，那么我們要健全和完善電子信息技術(shù)的基礎(chǔ)設(shè)施，這樣才能有效的提高電子檔案管理效率，為電子檔案管理提供一個(gè)良好的基礎(chǔ)設(shè)施環(huán)境，更好的促進(jìn)電子檔案管理的發(fā)展和進(jìn)步。

六、小結(jié)

篇(2)

前言

在建設(shè)中國(guó)特色社會(huì)主義社會(huì)的過(guò)程中，文化工作是非常重要的組成部分，對(duì)于提升人民群眾的精神文明素質(zhì)有著積極的影響。工人文化宮作為一種公益性的文化事業(yè)單位，在傳播文化的過(guò)程中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，是構(gòu)建精神文明社會(huì)的重要組織部門(mén)，具有一套完整的公共文化體系，對(duì)于我國(guó)文化事業(yè)的建設(shè)方面有一定的促進(jìn)作用。由此可見(jiàn)，加強(qiáng)對(duì)工人文化宮的檔案管理是非常必要的。隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，電子檔案已經(jīng)成為工人文化宮檔案管理的必然趨勢(shì)。

一、傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理之間的異同

1.傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理的聯(lián)系

1.1電子檔案的形成建立在傳統(tǒng)檔案的基礎(chǔ)之上

隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，電子化信息資源在檔案管理中的應(yīng)用已經(jīng)比較常見(jiàn)，但是，電子化信息資源的使用仍然需要傳統(tǒng)檔案的支持。檔案的信息資源不會(huì)自己進(jìn)入到網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中，而是通過(guò)電子的形式傳輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò)當(dāng)中，然后在傳統(tǒng)檔案的基礎(chǔ)之上作出進(jìn)一步的加工與整理，形成電子檔案在網(wǎng)上使用。

1.2電子檔案進(jìn)一步擴(kuò)大了傳統(tǒng)檔案的信息資源

網(wǎng)絡(luò)的儲(chǔ)存空間非常大，能夠?qū)⒏鞣N類型的檔案資料全部收集在其中，有關(guān)人員隨時(shí)都能夠在網(wǎng)上查閱到自己需要的檔案。而且，利用資源的共享還能夠?qū)崿F(xiàn)互助互利的目標(biāo)，為電子檔案管理提供了很大的便利。另外，工人文化宮的工作人員還能夠利用電子檔案調(diào)出實(shí)體檔案的所在地，然后進(jìn)行直接獲取，與傳統(tǒng)檔案管理相比節(jié)省了更多的時(shí)間，是電子檔案與傳統(tǒng)檔案的完美結(jié)合[1]。

2.傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理的區(qū)別

傳統(tǒng)檔案與電子檔案管理的區(qū)別主要表現(xiàn)在三個(gè)方面，分別是歸檔時(shí)限不同、查詢方式不同、保管方式不同。從歸檔時(shí)限的角度來(lái)看，電子檔案可以在文件辦理結(jié)案后進(jìn)行歸檔，也可以在某一特定的時(shí)間周期內(nèi)進(jìn)行統(tǒng)一的歸檔，歸檔后通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)接嘘P(guān)管理部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)一歸類，避免出現(xiàn)檔案遺漏、檔案丟失的情況發(fā)生。從查詢方式的角度來(lái)看，電子檔案只要在條件允許的情況下，就能夠隨時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行查詢和復(fù)制，方便調(diào)檔。而傳統(tǒng)檔案管理需要根據(jù)記錄進(jìn)行檔案位置的查詢，在查詢的過(guò)程中浪費(fèi)了很多時(shí)間，不利于其他工作的順利進(jìn)行。從保管方式的角度來(lái)看，電子檔案可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)和存儲(chǔ)載體的方式進(jìn)行保管，在經(jīng)歷多年之后必然會(huì)發(fā)生老化的現(xiàn)象，從而影響了存儲(chǔ)載體中的內(nèi)容。而且，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展非常迅猛，計(jì)算機(jī)更新的速度非?？?，在更新的過(guò)程中也不能避免對(duì)電子檔案造成一定的威脅。但是，傳統(tǒng)檔案管理有效的改善了這一問(wèn)題，紙制品的備份更加易于保存，即使重新錄入也不會(huì)因?yàn)闄n案丟失的情況而無(wú)法進(jìn)行[2]。

二、提升工人文化宮電子檔案管理的手段

1.加強(qiáng)對(duì)電子文件的收集與整理

檔案收集是檔案管理的基礎(chǔ)工作，為工人文化宮后續(xù)的檔案管理工作提供了更加全面的參考信息，是檔案管理真實(shí)性與準(zhǔn)確性的基本保障。像是工人文化宮的歷史檔案、業(yè)務(wù)檔案的管理都需要建立在檔案資料收集的基礎(chǔ)之上，從而更好的進(jìn)行這些檔案的查閱與利用。而從工人文化宮電子檔案管理的角度來(lái)看，也應(yīng)該將電子文件資料的收集作為檔案管理的基礎(chǔ)工作，像是收集工人文化宮舉辦活動(dòng)的電子文件資料、收集工人文化宮歷史電子檔案資料等。但是，在進(jìn)行電子文件的收集過(guò)程中，要注意收集方法、收集要求和收集范圍的使用與規(guī)定，與傳統(tǒng)檔案管理相比，電子檔案管理中的文件收集還是存在一定的差異性[3]。

2.積極使用現(xiàn)代化的歸檔管理手段

工人文化宮電子文件的歸檔主要就是指對(duì)電子文件的整理，根據(jù)電子文件中的內(nèi)容確定其屬性，之后從存儲(chǔ)器上拷貝或刻錄到存儲(chǔ)載體上，為電子文件的長(zhǎng)期保存提供了便利。工人文化宮電子文件的歸檔方法需要根據(jù)其電子文件的產(chǎn)生條件來(lái)確定，如果工人文化宮有計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，就可以通過(guò)電子數(shù)據(jù)庫(kù)的形式對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔；如果工人文化宮是以存儲(chǔ)載體的形式對(duì)電子文件進(jìn)行保存，就需要進(jìn)行相應(yīng)的輔助工作與認(rèn)證工作，結(jié)合傳統(tǒng)檔案進(jìn)行電子文件的歸檔。

3.健全?子檔案管理審核制度

健全電子檔案管理審核制度是確保工人文化宮檔案管理質(zhì)量的重要手段，一套完整的電子檔案審核制度能夠?yàn)楣と宋幕瘜m檔案管理的有效性提供基本保障，對(duì)于中國(guó)特色社會(huì)主義社會(huì)的構(gòu)建有一定的幫助。工人文化宮應(yīng)該積極的進(jìn)行電子檔案管理審核制度的完善與創(chuàng)新，定期進(jìn)行工人文化宮的文書(shū)部門(mén)和檔案部門(mén)的檢查與管理，一旦在檢查的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)任何問(wèn)題，要按照電子檔案審核制度中的規(guī)程進(jìn)行嚴(yán)格的而處理，確保工人文化宮電子文件資料的完整性與真實(shí)性，全面推動(dòng)工人文化宮檔案管理的規(guī)范化發(fā)展[4]。

篇(3)

關(guān)鍵詞：電力企業(yè)，電子文書(shū)，檔案管理系統(tǒng)，架構(gòu)研究

 

文書(shū)檔案管理作為電力企業(yè)MIS系統(tǒng)的重要組成部分，在企業(yè)信息化建設(shè)中起著很關(guān)鍵的作用。隨著企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的啟用，電子文件日益成為企業(yè)文件的主導(dǎo)形式，這就對(duì)檔案管理提出了新的要求，即如何利用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)收集、積累、整理、形成檔案，開(kāi)發(fā)檔案信息資源，提高檔案管理的效率，更好的為企業(yè)服務(wù)。為此，就需要一套文件、檔案一體化的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)。文件、檔案一體化的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)是指將文件處理和檔案管理兩個(gè)管理系統(tǒng)有機(jī)的結(jié)合在一起的管理系統(tǒng)。目前電力企業(yè)的文書(shū)檔案管理電子化已經(jīng)得到一定的發(fā)展，但管理上還不夠規(guī)范。為此，需要在進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理電子化的同時(shí)，加強(qiáng)管理的規(guī)范化工作。

1.電子文書(shū)檔案與紙制檔案的關(guān)系

在目前電子文書(shū)檔案還不具備法律效力的時(shí)候，必須保證電子文書(shū)檔案管理與紙制檔案管理的有機(jī)結(jié)合。在通過(guò)紙制檔案管理，保證法律效力的同時(shí)，通過(guò)電子文書(shū)檔案管理，實(shí)現(xiàn)管理的電子化和自動(dòng)化，方便查詢和借閱。

2.實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理電子化規(guī)范化的好處

1）可以輕松的實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案目錄信息的管理。。與文件處理系統(tǒng)連接后，檔案目錄信息可由計(jì)算自動(dòng)生成，只需要管理人員進(jìn)行少量的調(diào)整工作，最大化的降低了檔案管理人員的工作量。

2）可以實(shí)現(xiàn)檔案全文存儲(chǔ)與檢索。在檔案管理系統(tǒng)中存有文件的全文，不僅能實(shí)現(xiàn)檔案目錄檢索，還能實(shí)現(xiàn)檔案的全文檢索，這就為檔案的利用提供了強(qiáng)而有力的基礎(chǔ)。另外在檔案全文存儲(chǔ)的基礎(chǔ)上，還可以實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)上遠(yuǎn)距離傳遞。

3）可以實(shí)現(xiàn)多媒體檔案信息的集中統(tǒng)一管理。多樣化的檔案信息，需要集中統(tǒng)一的管理。使用計(jì)算機(jī)管理檔案，不僅可對(duì)目錄、全文信息進(jìn)行管理，而且還可以做到文字、圖形、靜態(tài)圖像、動(dòng)態(tài)影象、聲音等多種形態(tài)的檔案信息集中統(tǒng)一管理。

4）可以實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)的計(jì)算機(jī)輔助管理。檔案業(yè)務(wù)工作，是指檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)工作內(nèi)容?？梢岳糜?jì)算機(jī)輔助管理檔案的收集、整理、檔案著錄標(biāo)引、檔案銷(xiāo)毀前的價(jià)值鑒定等，還可以利用計(jì)算機(jī)收集和掌握檔案業(yè)務(wù)工作的管理信息及動(dòng)態(tài)變化情況，并進(jìn)行具體分析，對(duì)提高檔案管理工作效率和增強(qiáng)預(yù)測(cè)能力會(huì)起到非常重要的作用。例如，利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案基本情況的統(tǒng)計(jì)和檔案借閱歸還的管理，可以隨時(shí)掌握檔案機(jī)構(gòu)、人員知識(shí)結(jié)構(gòu)、館藏、借閱、歸還、設(shè)備、經(jīng)費(fèi)等基本情況及變化情況。

綜上所述，實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化規(guī)范化，可以提高檔案業(yè)務(wù)工作的效率、降低檔案管理者的勞動(dòng)強(qiáng)度，降低管理成本。實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)就可以隨時(shí)隨地的進(jìn)行檔案檢索、借閱，亦可進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)管理工作。實(shí)現(xiàn)電子借閱不僅可以提高效率，還能減少檔案丟失、泄密的危險(xiǎn)。

3.實(shí)施原則

系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)過(guò)程應(yīng)遵循以下技術(shù)原則：

3.1 開(kāi)放性

基于業(yè)界開(kāi)放式標(biāo)準(zhǔn)，并為未來(lái)的業(yè)務(wù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

3.2規(guī)范性

系統(tǒng)要符合中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（DAT/22－2000）《歸檔文件整理規(guī)則》和《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》及集團(tuán)公司制定的檔案管理辦法。

3.3靈活性與可擴(kuò)展性

方便擴(kuò)展設(shè)備容量和提升設(shè)備性能，具備支持業(yè)務(wù)處理的靈活配置、業(yè)務(wù)功能的重組與更新的靈活性。

3.4安全可靠性

提供良好的安全可靠性策略，支持多種安全可靠性技術(shù)手段，制定嚴(yán)格的安全可靠性管理措施。

3.5先進(jìn)性和前瞻性

采用先進(jìn)成熟的設(shè)備和技術(shù)，確保系統(tǒng)的技術(shù)先進(jìn)性，保證投資的有效性和延續(xù)性。

4.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備以下特點(diǎn)

4.1安全性

因?yàn)槭蔷W(wǎng)上檔案室，所以安全性是極為重要的要求。系統(tǒng)必須確保只有經(jīng)過(guò)授權(quán)、認(rèn)證的用戶才能使用本系統(tǒng)，而且普通用戶不能修改、刪除檔案庫(kù)里的歸檔文件。用戶能直接查看符合用戶查閱權(quán)限的檔案的內(nèi)容，超過(guò)用戶查閱權(quán)限的檔案，只能查看檔案的索引信息，如需查閱檔案的內(nèi)容，經(jīng)過(guò)授權(quán)流程后，方能查閱檔案內(nèi)容。絕密文件，系統(tǒng)不提供網(wǎng)上檢索、查閱功能，用戶可以在網(wǎng)上提出查詢申請(qǐng)，由檔案管理員審批后，在指定地點(diǎn)和時(shí)間由機(jī)要員陪同觀看。

4.2易用性

檔案管理系統(tǒng)的主要使用者并不是計(jì)算機(jī)專業(yè)人員，因此，系統(tǒng)的用戶界面必須確保盡可能的友好，方便用戶的使用，尤其在檔案的錄入部分，應(yīng)該提供統(tǒng)一的界面，使檔案管理員能方便的錄入，減少文本轉(zhuǎn)換的次數(shù)，用最少的操作完成最多的功能。

4.3高效性

系統(tǒng)應(yīng)提供更多的功能，盡量的減少檔案管理員的工作量。。另外，系統(tǒng)還需具備良好的提示幫助功能，減少用戶的學(xué)習(xí)時(shí)間和誤操作的機(jī)會(huì)。。

4.4和紙質(zhì)文檔管理充分結(jié)合

在現(xiàn)行條件下，電子文檔仍然代替不了紙質(zhì)文檔。紙質(zhì)文檔仍然需要精心保管，妥善維護(hù)。紙制檔案的管理方法應(yīng)該在電子檔案的管理方法中得到充分的體現(xiàn)，電子檔案的管理方法應(yīng)該盡量的減少手工管理檔案的工作量。其次，系統(tǒng)管理主要目的是保證文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定、可靠運(yùn)行；減輕系統(tǒng)維護(hù)人員的工作負(fù)擔(dān)，提高工作效率；實(shí)時(shí)掌握各級(jí)節(jié)點(diǎn)系統(tǒng)資源的利用情況，為升級(jí)擴(kuò)容提供數(shù)據(jù)依據(jù)。系統(tǒng)管理主要包括：主機(jī)系統(tǒng)管理、網(wǎng)絡(luò)管理、數(shù)據(jù)庫(kù)管理、應(yīng)用系統(tǒng)管理、安全管理等。而且要支持集團(tuán)公司的系統(tǒng)管理能夠與各省的系統(tǒng)管理實(shí)現(xiàn)互聯(lián)，即可實(shí)現(xiàn)部分垂直管理。

【參考文獻(xiàn)】

[1]王萍,宋雪雁.電子檔案管理基礎(chǔ)[M].清華大學(xué)出版社

[2]馬永飛主編.文書(shū)與檔案管理基礎(chǔ).高等教育出版社,2002,12.

[3]馮惠玲,張輯哲.檔案學(xué)概論(第二版).中國(guó)人民大學(xué)出版社,2006 ,11.

[4]中華人民共和國(guó)環(huán)境保護(hù)法，1989年12月26日中華人民共和國(guó)主席令第22號(hào)

[5]火電行業(yè)二氧化硫排放交易項(xiàng)目工作簡(jiǎn)報(bào)第I期，國(guó)家環(huán)境保護(hù)總局環(huán)境規(guī)劃院，2008年1月10日

篇(4)

關(guān)鍵詞：檔案；管理制度；人員素質(zhì)；傳統(tǒng)管理；電子檔案

新形勢(shì)下的檔案管理，對(duì)檔案管理的制度、檔案管理人員的水平、檔案管理的辦法提出了更高的要求。隨著學(xué)校檔案每年遞增，檔案規(guī)模日益擴(kuò)大，內(nèi)容日益豐富，信息載體日益多元，管理手段日益先進(jìn)，檔案資料的歸集、管理與查閱、利用之間的矛盾也越發(fā)突出。因此，建立健全規(guī)范的檔案管理制度，提升檔案管理專員素質(zhì)，實(shí)行檔案科學(xué)管理的同時(shí)充分利用信息化管理，對(duì)于推動(dòng)學(xué)校檔案事業(yè)的科學(xué)、和諧、可持續(xù)發(fā)展尤為重要。

一、強(qiáng)化檔案管理制度的意義

1.1，加強(qiáng)制度建設(shè)，嚴(yán)格依法治檔，做好學(xué)校檔案管理工作，嚴(yán)格遵守檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度是關(guān)鍵。制度建設(shè)是檔案工作的基礎(chǔ)性工作，是新形勢(shì)下對(duì)檔案工作的迫切要求。

1.2健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化檔案工作環(huán)節(jié)和步驟，統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，制定必要的安全措施，特別對(duì)電子文件和電子檔案，是確保電子檔案的安全性與完整性的必要條件，是實(shí)施檔案信息化、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)的重要基礎(chǔ)。

1.3加強(qiáng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，是推行檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)，是衡量工作效率高低的尺度。如果沒(méi)有這些標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息資源就無(wú)法建立；如果相關(guān)檔案部門(mén)不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無(wú)法暢通，資源共享也就難以實(shí)現(xiàn)。

二、當(dāng)前學(xué)校檔案管理急需完善的相關(guān)制度

檔案管理制度，是學(xué)校的工作制度，特別是檔案歸檔制度，必須要認(rèn)真落實(shí)。制度制定容易，掛到墻壁上容易，但要落實(shí)就不容易，必須認(rèn)真執(zhí)行才能出成果。

2.1立卷歸檔制度，主要包括歸檔范圍、歸檔時(shí)間和歸檔要求。

2.2檔案保管制度，主要包括檔案的安全保護(hù)和庫(kù)房、設(shè)備管理措施。

2.3檔案保密制度，主要包括檔案的保密措施和對(duì)檔案人員的保密要求。

2.4檔案利用制度，主要包括利用范圍、方式、要求、批準(zhǔn)手續(xù)。

2.5檔案人員崗位責(zé)任制，主要包括每個(gè)檔案人員的職責(zé)、權(quán)限、任務(wù)、考核和獎(jiǎng)懲措施。

三、檔案管理員與檔案管理的關(guān)系及素質(zhì)要求

3.1檔案管理對(duì)管理人員的要求。隨著學(xué)校的檔案業(yè)務(wù)不斷地更新和拓展，特別是信息時(shí)代的到來(lái)，給檔案工作提出了更高的要求。檔案管理人員要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，同時(shí)還要掌握檔案信息化操作技能，掌握計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息工程等方面的知識(shí)，以及計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。

3.2檔案管理員素質(zhì)決定檔案管理的質(zhì)量。學(xué)校檔案管理人員綜合素質(zhì)的高低直接影響著檔案業(yè)務(wù)工作的效率、水平和質(zhì)量，因而對(duì)檔案工作整體效能的發(fā)揮有著無(wú)可替代的作用。

3.3檔案管理影響檔案管理人員的素質(zhì)。檔案業(yè)務(wù)人員應(yīng)具備的素質(zhì)是由檔案工作的性質(zhì)、任務(wù)、目的和內(nèi)容所決定的。《檔案法》第九條明確規(guī)定：“檔案管理人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識(shí)?！边@是從法律的高度對(duì)檔案管理人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)提出的要求。

3.4檔案管理人員必備的素質(zhì)要求。具有較高的政治素質(zhì) ，高尚的職業(yè)道德、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)；能堅(jiān)持依法治檔，完善檔案管理的規(guī)章制度建設(shè)；具有大膽的創(chuàng)新精神；能夠嚴(yán)守強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)水平；加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，通過(guò)專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育等方式及時(shí)更新檔案管理知識(shí)，掌握過(guò)硬的業(yè)務(wù)技能，具備多元化知識(shí)和技能。

四、傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理的差異

4.1傳統(tǒng)的檔案管理，就是以紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實(shí)體，這些檔案如果只是隨意存放，使用的時(shí)候常常找不到，傳統(tǒng)檔案需以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計(jì)和提供利用等方面的檔案管理過(guò)程，其工作量巨大，步驟也繁瑣。

4.2電子檔案和傳統(tǒng)檔案的分類存檔同樣重要。在工作中，電子文檔在查找過(guò)程中比傳統(tǒng)檔案的查找要快速的多。所以日常工作中對(duì)電子檔案的分類存檔不容忽視。電子檔案，是具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件及其相關(guān)資料。目前電子文件所采用的介質(zhì)主要有磁盤(pán)、磁帶和光盤(pán)。電子檔案歸檔主要用磁帶和光盤(pán)。在云計(jì)算時(shí)代，電子檔案大部分采用云存儲(chǔ)方式，其電子檔案文件即可以存儲(chǔ)在磁盤(pán)、光盤(pán)等介質(zhì)中，也可以存儲(chǔ)在云端的網(wǎng)絡(luò)空間，比如360云盤(pán)，學(xué)校各部門(mén)的檔案管理人員將分類編目好的檔案可以存放在云盤(pán)，方便學(xué)校各個(gè)部門(mén)之間、科室各個(gè)工作人員查閱使用，大大提高工作效率。

五、提高學(xué)校檔案管理的措施

5.1嚴(yán)格檔案計(jì)算機(jī)管理。計(jì)算機(jī)管理檔案可以為學(xué)校檔案發(fā)展提供快、準(zhǔn)、全的檔案信息，計(jì)算機(jī)給我們提供了一個(gè)強(qiáng)有力的工具。利用計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)編目和檢索、檔案自動(dòng)全文存儲(chǔ)與檢索、檔案業(yè)務(wù)工作管理、計(jì)算機(jī)輔助立卷、檔案自動(dòng)標(biāo)引，以及文檔一體化管理等。實(shí)施統(tǒng)一型號(hào)、統(tǒng)一規(guī)格的計(jì)算機(jī)全面覆蓋，能為學(xué)校各部門(mén)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化提供硬件保障，減輕管理人員的工作量，提高檔案工作效率。

篇(5)

檔案管理信息化指運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)加強(qiáng)檔案信息資源的收集、整理、開(kāi)發(fā)和利用。檔案管理信息化建沒(méi)的基本內(nèi)涵包括：檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、檔案信息存儲(chǔ)數(shù)字化和檔案信息利用網(wǎng)絡(luò)化。檔案信息化建設(shè)是一個(gè)信息數(shù)字化建設(shè)的過(guò)程，也是同一種信息的存貯、檢索、管理形式和載體變化的過(guò)程。在信息時(shí)代，檔案管理信息化建設(shè)對(duì)推動(dòng)我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)繼續(xù)發(fā)展具有十分重要的作用。

1、檔案管理信息化是實(shí)現(xiàn)資源共享的必然要求

在當(dāng)代，各行各業(yè)信息化已經(jīng)成為世界各國(guó)搶占經(jīng)濟(jì)發(fā)展最高點(diǎn)，加速經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的必由之路。加快檔案資源信息化的步伐，既是經(jīng)濟(jì)和社會(huì)全球一體化新形勢(shì)下加快發(fā)展的迫切要求，也是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的現(xiàn)實(shí)需要。檔案管理信息化可以進(jìn)一步促進(jìn)資源的開(kāi)發(fā)、利用、保存和傳遞，消除了各個(gè)信息使用者互相共享資源的壁壘，實(shí)現(xiàn)資源的高度共享。

2、檔案管理信息化是檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求

檔案事業(yè)是為全局服務(wù)的基礎(chǔ)性部分，在改革開(kāi)放和現(xiàn)代化建設(shè)中具有十分重要的地位和作用，檔案管理信息化無(wú)疑是奠定檔案事業(yè)基礎(chǔ)性地位的必然趨勢(shì)。面對(duì)檔案工作的新形勢(shì)，檔案工作的外部條件和內(nèi)部需求都在發(fā)生新的變化，在新時(shí)期，要適應(yīng)檔案工作的要求，必須沖破“接檔案、管檔案”的陳舊觀念，剔除影響檔案事業(yè)發(fā)展的體制弊端，調(diào)整檔案工作的結(jié)構(gòu)，使其與社會(huì)整體發(fā)展相協(xié)調(diào)、相一致。同時(shí)，檔案管理信息化建設(shè)可以促進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理理念的轉(zhuǎn)變，有利于新一代檔案管理體制的建立和完善。

3、檔案管理信息化是提高工作效率，節(jié)約資源的必然要求

傳統(tǒng)檔案工作，主要是利用人工對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行精細(xì)的收集、整理、保管、利用等，投入的人力大，是以手工勞動(dòng)為主的管理模式，花費(fèi)了大量的人力、物力。傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)在信息技術(shù)和通訊技術(shù)高速發(fā)展的今天突顯弊端。檔案管理信息化不僅大大提高了檔案的儲(chǔ)存量，提高了工作效率，還有力地促進(jìn)了節(jié)約型社會(huì)的建設(shè)。

二、制約我國(guó)檔案管理信息化建設(shè)的主要因素分析

1、檔案管理信息化建設(shè)驅(qū)動(dòng)力不足

在信息化建設(shè)過(guò)程中，各檔案管理部門(mén)應(yīng)該是主體、是基礎(chǔ)，政府的政策支持和相關(guān)制度安排，只能是起誘導(dǎo)和激勵(lì)機(jī)制作用。如果各部門(mén)缺乏內(nèi)在的動(dòng)力和壓力，這就直接削弱了檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，并且勢(shì)必導(dǎo)致相關(guān)政策和機(jī)制作用失靈。

2、傳統(tǒng)文化慣性的制約

傳統(tǒng)文化慣性制約檔案管理信息化進(jìn)程?？傮w上看，我們尚處于工業(yè)社會(huì)時(shí)代，因而社會(huì)文化的主旋律也打上了這個(gè)時(shí)代深深的烙印。隨著檔案管理信息化建設(shè)的推進(jìn)，由于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)管理與傳統(tǒng)檔案管理的方法有很大的區(qū)別，陌生的新工作手段方法與熟悉的傳統(tǒng)工作手段方法之間在使用上的差異，容易產(chǎn)生天然的困難甚至“抗拒”心理，無(wú)論這種抗拒心理以什么樣的方式出現(xiàn)，都是檔案管理信息化建設(shè)的障礙。

3、檔案的本質(zhì)屬性的影響

原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。這種原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上，另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上，如當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽名、單位蓋章等等，都表現(xiàn)出真實(shí)的原始性，也正是檔案的原始記錄性才具有法律憑證作用。而在檔案管理信息化中，檔案多數(shù)以電子文檔的形式存在，從起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，具有便于修改、便于復(fù)制特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。這就引發(fā)了電子文檔的原始記錄性和憑證作用如何確定的問(wèn)題：電子文檔能否作為檔案，是否具有法律憑證作用等，便成為檔案工作的新課題，是決定電子文檔能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵，也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內(nèi)涵的客觀需要。

4、缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，法律法規(guī)不完善

檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是信息化建設(shè)的前提和必要條件。但目前的狀況是：計(jì)算機(jī)軟件開(kāi)發(fā)缺乏整體規(guī)劃性，軟件在通用性、實(shí)用性等方面存在嚴(yán)重的不足；計(jì)算機(jī)及其有關(guān)設(shè)備型號(hào)各異，設(shè)備檔次參差不齊，沒(méi)有形成統(tǒng)一的硬件環(huán)境；檔案信息規(guī)范化統(tǒng)一的分類編碼標(biāo)準(zhǔn)不完善、不統(tǒng)一；并且由于缺乏技術(shù)組織上的支持和系統(tǒng)管理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支撐，缺乏統(tǒng)一明確的管理性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)；這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設(shè)的步伐。同時(shí)，在日常檔案管理中只有根據(jù)其來(lái)源，才能形成相應(yīng)的法律責(zé)任。而在電子文檔的形成過(guò)程中，打亂了或者是破壞了原始文件的本來(lái)順序。原本清晰的法律責(zé)任界限變得模糊，缺乏法律依據(jù)使得大量的電子檔案無(wú)法充分發(fā)揮其應(yīng)有的使用價(jià)值，相關(guān)法律條例的制定迫在眉睫。

5、缺乏信息化建設(shè)的人才基礎(chǔ)

人是最核心的資源,沒(méi)有相應(yīng)的人才,任何先進(jìn)的技術(shù)和管理手段只能是流于形式,信息化也只能是空談。檔案管理信息化建設(shè)需要既懂檔案管理，又掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型人才。而目前各級(jí)檔案館的信息化人才中，現(xiàn)有檔案人員專業(yè)知識(shí)單一，普通操作型人才居多，系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、程序維護(hù)、咨詢服務(wù)和信息導(dǎo)航復(fù)合型人才都十分匱乏。這在很大程度上制約檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量和速度。

6、信息技術(shù)發(fā)展程度的影響

檔案管理信息化后檔案的存在形式主要是電子文檔，具有易于復(fù)制、修改的特點(diǎn)，因此其保密和安全措施應(yīng)該更為完善。在傳輸、保存過(guò)程中，電腦病毒的橫行，黑客的惡意攻擊以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不成熟，電子檔案尤其是一些高度機(jī)密的檔案，容易被他人竊取、修改甚至偽造，這無(wú)疑是給檔案管理構(gòu)成了極大的威脅，同時(shí)由于檔案保存的長(zhǎng)期性，對(duì)載體壽命、電子計(jì)算機(jī)軟硬件的生存周期和載體所載檔案與電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)的一致性也有一定的要求，基于以上原因，信息化的加密技術(shù)、權(quán)限控制、防寫(xiě)措施必須達(dá)到相應(yīng)的水平，檔案管理信息化才能順利進(jìn)行。因此，信息技術(shù)發(fā)展程度也直接影響檔案管理信息化的建設(shè)。

三、我國(guó)檔案管理信息化建設(shè)的幾點(diǎn)對(duì)策

《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》明確提出了檔案信息化建設(shè)的主要任務(wù)是：制定檔案信息化管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，研制、推廣檔案管理應(yīng)用軟件；加強(qiáng)電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規(guī)范、聯(lián)通各區(qū)域網(wǎng)絡(luò)，建立全國(guó)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，并入國(guó)家信息網(wǎng)。具體講，檔案管理信息化建設(shè)的主要對(duì)策有以下幾點(diǎn)：

1、盡快制訂我國(guó)檔案信息化發(fā)展規(guī)劃

目前，我國(guó)檔案信息化發(fā)展規(guī)劃尚未確立。為了必須克服目前標(biāo)準(zhǔn)不一、各自為政的分散局面，我們必須研究制訂全國(guó)統(tǒng)一的檔案信息化發(fā)展規(guī)劃。要通過(guò)制訂相關(guān)措施，保證我國(guó)檔案信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)沿著健康、穩(wěn)定、有序的方向發(fā)展。當(dāng)務(wù)之急應(yīng)該是組織全國(guó)核心力量研究檔案信息化建設(shè)，包括發(fā)展的總體框架、規(guī)劃、措施、技術(shù)支撐、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范以及相關(guān)內(nèi)容，使檔案信息化建設(shè)駛?cè)胍?guī)范、有序的發(fā)展軌道。

2、確保檔案保存“社會(huì)記憶”功能的實(shí)現(xiàn)，建立電子文件管理的記錄系統(tǒng)，保證檔案的真實(shí)性可靠性

對(duì)于檔案部門(mén)來(lái)說(shuō)，保存和延續(xù)“社會(huì)記憶”是立業(yè)之本，提供信息、服務(wù)社會(huì)是強(qiáng)業(yè)之路。檔案信息化建設(shè)必須要在實(shí)現(xiàn)“社會(huì)記憶”功能的基礎(chǔ)上進(jìn)行，它不僅要利用先進(jìn)的信息技術(shù)來(lái)拓展和實(shí)現(xiàn)檔案部門(mén)提供信息服務(wù)功能，更要確保檔案部門(mén)保存“社會(huì)記憶”功能的實(shí)現(xiàn)。由于電子化、信息化手段的應(yīng)用，檔案資料大多可以進(jìn)行數(shù)字化處理，并按數(shù)字化手稿進(jìn)行管理，以磁盤(pán)、光盤(pán)存貯量，已經(jīng)有效地解決了傳統(tǒng)檔案管理中存在的“保存”問(wèn)題，“安全性”問(wèn)題，以及“借閱難”問(wèn)題，確保了檔案保存“社會(huì)記憶”功能的實(shí)現(xiàn)。國(guó)際檔案理事會(huì)電子文件委員會(huì)制訂的《電子文件管理指南》中指出，應(yīng)對(duì)電子文件的“元數(shù)據(jù)”和“背景信息”進(jìn)行記錄和保存。電子文件記錄系統(tǒng)是一種自動(dòng)記錄系統(tǒng)，這種“跟蹤記錄”具有原始性，可以記載電子文件的形成、修改、刪除、責(zé)任者、入數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)間等相關(guān)“背景信息”，相當(dāng)于該電子文件的“出生證”和“身份證”，延續(xù)了檔案的本質(zhì)屬性——原始記錄性。

3、拓寬檔案館管理、服務(wù)職能，建立和完善檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，為檔案學(xué)理論研究學(xué)者提供豐富的信息資源

由于信息化后的檔案管理是與傳統(tǒng)檔案管理有所區(qū)別的管理，近代檔案學(xué)已經(jīng)是一門(mén)完善的、體系嚴(yán)密的科學(xué)，新一代檔案學(xué)尚未產(chǎn)生，在妥善處理檔案管理信息化的管理創(chuàng)新和原有檔案管理制度之間的矛盾之余，應(yīng)盡快利用已有和現(xiàn)有的檔案資源加快檔案學(xué)理論研究的腳步。所以檔案館既要有歷史信息，又要有政府的現(xiàn)行公文信息，不斷擴(kuò)充、拓展和延伸館藏信息種類，并且積極推進(jìn)館藏檔案數(shù)字化進(jìn)程，加快建立檔案目錄中心，豐富檔案數(shù)據(jù)儲(chǔ)備，為檔案信息化做好后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)支持，逐步實(shí)現(xiàn)館藏信息轉(zhuǎn)輸網(wǎng)絡(luò)化和利用在線化，建立檔案館局域網(wǎng)和廣域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)資源共享，為研究學(xué)者們提供大量的有價(jià)值的信息資源，促進(jìn)新一代檔案學(xué)的形成。

篇(6)

1.與時(shí)展相匹配。在我國(guó)現(xiàn)代化信息技術(shù)高速發(fā)展的大環(huán)境下，教育領(lǐng)域已經(jīng)充分引入了這項(xiàng)技術(shù)，學(xué)校不僅已經(jīng)全面實(shí)現(xiàn)了多媒體教學(xué)、電化教學(xué)、辦公自動(dòng)化等，而且也在積極推進(jìn)電子檔案管理工作。實(shí)現(xiàn)電子檔案管理在一定程度上能夠與現(xiàn)代化教學(xué)管理節(jié)奏相匹配，更好地滿足時(shí)展要求。2.為學(xué)校制定正確的發(fā)展決策奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。發(fā)展決策是否正確會(huì)直接對(duì)學(xué)校穩(wěn)健運(yùn)營(yíng)造成一定影響，而正確發(fā)展決策的制定離不開(kāi)正確的數(shù)據(jù)信息。若是一個(gè)學(xué)校在面對(duì)機(jī)遇和挑戰(zhàn)的時(shí)候?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)能夠根據(jù)正確的數(shù)據(jù)信息對(duì)現(xiàn)有的發(fā)展決策做出適當(dāng)調(diào)整或制定出新的發(fā)展決策，那么就能夠?qū)W(xué)校未來(lái)穩(wěn)健發(fā)展起一定的促進(jìn)作用。在學(xué)校信息數(shù)據(jù)管理中檔案管理是重要內(nèi)容之一，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化能夠充分實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)快速整合，進(jìn)而能夠?yàn)閷W(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的正確決策提供信息支撐。3.使檔案管理效率得到提升。一個(gè)學(xué)校在開(kāi)展日常教學(xué)、科研以及管理等工作過(guò)程中難免會(huì)產(chǎn)生大量的文書(shū)檔案、教學(xué)檔案、教務(wù)檔案以及學(xué)籍檔案等，其中有相當(dāng)一部分檔案都具有重要的保存價(jià)值和使用價(jià)值。傳統(tǒng)檔案管理方式具有一定封閉性，這些檔案中的一些重要信息難以被充分發(fā)掘，而實(shí)現(xiàn)電子檔案管理使一些檔案變活，檔案中的信息能夠通過(guò)計(jì)算機(jī)被提取出來(lái)，進(jìn)而使檔案管理的效益得到充分發(fā)揮，對(duì)學(xué)校事業(yè)和教育事業(yè)的發(fā)展起著重要的促進(jìn)作用。4.全面實(shí)現(xiàn)信息資源共享。學(xué)校傳統(tǒng)檔案管理方式主要以紙張為載體，相關(guān)人員在使用檔案時(shí)復(fù)制和修改的成本都很高，不利于信息資源共享。而實(shí)現(xiàn)電子檔案管理之后管理載體由紙張變?yōu)橛?jì)算機(jī)，相關(guān)人員要想使用某一檔案時(shí)不再需要通過(guò)復(fù)印、抄錄等方式進(jìn)行使用，只需要被授權(quán)后通過(guò)網(wǎng)絡(luò)調(diào)取相關(guān)信息，使不同地點(diǎn)的人們進(jìn)行自由交流、信息傳遞和協(xié)同工作，全面實(shí)現(xiàn)信息資源共享。

二、學(xué)校檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中應(yīng)用電子檔案的優(yōu)勢(shì)與要求

1.電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)。相對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理方式來(lái)說(shuō)，電子檔案管理不僅具有存儲(chǔ)容量大的特點(diǎn)，而且更具便捷性和靈活性。使用電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案信息檢索更加智能，而且由于電腦內(nèi)存大可以大批量存儲(chǔ)各類檔案資源。同時(shí)，學(xué)校還可以根據(jù)自身實(shí)際情況對(duì)電子檔案管理平臺(tái)進(jìn)行修改，使系統(tǒng)更能夠滿足檔案使用需要，促進(jìn)檔案管理工作效率的提高。2.電子檔案管理的要求。學(xué)校傳統(tǒng)檔案管理并未對(duì)檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平提出一定要求，因?yàn)閭鹘y(tǒng)檔案是紙質(zhì)的，檔案管理人員只需要具備基本的素質(zhì)做好分類、日常管理等基本工作就可以了。但是實(shí)現(xiàn)電子檔案管理之后單純具備基本素質(zhì)已經(jīng)不能滿足實(shí)際需要，不僅需要具備計(jì)算機(jī)操作能力，能夠熟練運(yùn)用檔案管理軟件，而且還需要掌握一些統(tǒng)計(jì)、法律等相關(guān)知識(shí)才能滿足電子檔案管理要求。

三、學(xué)校開(kāi)展電子檔案管理工作過(guò)程中存在的幾點(diǎn)問(wèn)題

1.檔案管理理念存在滯后性。目前，一些學(xué)校還沒(méi)有樹(shù)立正確的檔案管理理念，管理層沒(méi)有認(rèn)識(shí)到實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的重要性，對(duì)此項(xiàng)工作的進(jìn)展不太關(guān)注，沒(méi)有對(duì)如何全面實(shí)現(xiàn)電子檔案管理提出一定要求，難以提高檔案管理人員的工作積極性。同時(shí)，一些檔案管理人員將電子檔案管理工作的側(cè)重點(diǎn)定位在對(duì)檔案進(jìn)行分類、整合方面，沒(méi)有意識(shí)到電子檔案的安全保存、有效利用和信息化管理的重要性，自身工作主觀能動(dòng)性較差，難以起到推進(jìn)全面實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的作用[1]。2.電子檔案管理規(guī)章制度有待完善。現(xiàn)階段各級(jí)學(xué)校都在不斷完善自身檔案管理工作，努力構(gòu)建一套較為完善的檔案管理系統(tǒng)，并制定了相應(yīng)的電子檔案管理制度。但是很多學(xué)?，F(xiàn)有的電子檔案管理制度還不能完全滿足實(shí)際工作需要，有的學(xué)校存在著管理員權(quán)限責(zé)任不明的情況，一旦出現(xiàn)電子檔案丟失、篡改等情況難以落實(shí)到個(gè)人。還有的學(xué)校在電子檔案規(guī)章制度中沒(méi)有對(duì)一些新增的電子檔案類型進(jìn)行準(zhǔn)確定位，對(duì)于一些較為特殊的黨政活動(dòng)、教學(xué)和科研檔案管理較為隨意，對(duì)電子檔案管理效率的提高非常不利。3.對(duì)電子檔案管理的監(jiān)管力度不夠。一些學(xué)校的管理層對(duì)自身電子檔案管理力度不夠，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)電子文件的形成、收集、處理、歸檔等工作過(guò)程的全方位監(jiān)管，主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：第一，學(xué)校沒(méi)有安排相關(guān)人員定期或不定期檢查檔案管理工作人員業(yè)務(wù)進(jìn)展情況，監(jiān)督其相關(guān)檔案信息是否及時(shí)進(jìn)行錄入、分類和歸檔。這樣一來(lái)就會(huì)間接導(dǎo)致一些人員不認(rèn)真開(kāi)展工作，難以確保電子檔案的準(zhǔn)確性、真實(shí)性、安全性和共享性，不能使電子檔案的價(jià)值得以充分發(fā)揮；第二，有的學(xué)校管理層及時(shí)發(fā)現(xiàn)了電子檔案管理問(wèn)題，但是由于缺乏相應(yīng)的懲罰措施，不能夠切實(shí)改變一些工作態(tài)度不端正人員的錯(cuò)誤行為，這樣也有可能導(dǎo)致電子檔案管理工作難以順利推進(jìn)[2]。4.電子檔案管理設(shè)施有待進(jìn)一步優(yōu)化。電子檔案的特性決定了對(duì)它的存儲(chǔ)、歸檔和使用離不開(kāi)計(jì)算機(jī)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，要想更好地開(kāi)展電子檔案管理工作必須重視軟硬件設(shè)備上的優(yōu)化。但目前我國(guó)很多地區(qū)的學(xué)校在電子檔案管理設(shè)施上的投入不夠，有的雖然已經(jīng)構(gòu)建了電子檔案管理系統(tǒng)，但是由于現(xiàn)代化信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，一些系統(tǒng)已經(jīng)被淘汰不能滿足實(shí)際工作需要，而學(xué)校方面沒(méi)有安排專業(yè)技術(shù)人員對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和完善，進(jìn)而使電子檔案管理工作效率低下。同時(shí)，一些學(xué)校沒(méi)有投入一定資金用于電子檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)措施建設(shè)，沒(méi)有安裝和升級(jí)殺毒軟件和防火墻軟件，難以保證電子檔案在相對(duì)安全的環(huán)境中存儲(chǔ)和使用。還有的學(xué)校雖然能夠在電子檔案管理系統(tǒng)上下功夫，但是硬件設(shè)備存在著老化的情況，難以帶動(dòng)系統(tǒng)運(yùn)行，如果不及時(shí)對(duì)這些設(shè)備進(jìn)行更新?lián)Q代，那么電子檔案管理工作將會(huì)面臨著癱瘓的危險(xiǎn)。5.電子檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提高。在這個(gè)現(xiàn)代化信息技術(shù)蓬勃發(fā)展的大環(huán)境下，學(xué)校實(shí)現(xiàn)電子檔案管理對(duì)相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。但是一些學(xué)校的檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低，不能掌握和運(yùn)用電子檔案管理系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行錄入、分類、處理及歸檔，嚴(yán)重影響了此項(xiàng)工作效率。同時(shí)，學(xué)校也沒(méi)有加大對(duì)檔案管理人員專業(yè)技術(shù)能力及相關(guān)法律知識(shí)的培訓(xùn)力度，致使一些工作人員對(duì)于新升級(jí)系統(tǒng)的操作方法及檔案管理法律知識(shí)一無(wú)所知，不利于其順利完成檔案管理的任務(wù)[3]。

四、對(duì)學(xué)校開(kāi)展電子檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

1.樹(shù)立正確的電子檔案管理理念。目前，學(xué)校應(yīng)當(dāng)積極樹(shù)立正確的檔案管理理念，管理層要認(rèn)識(shí)到實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的重要性，加大對(duì)此項(xiàng)工作進(jìn)展情況的關(guān)注力度，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員檔案管理重要性的宣傳力度，采取會(huì)議等方式落實(shí)檔案管理精神，明確電子檔案管理工作的側(cè)重點(diǎn)，探究合適的電子檔案管理模式和方法。同時(shí)，學(xué)校還應(yīng)當(dāng)對(duì)自身電子檔案管理提出一定要求，督促檔案管理人員積極開(kāi)展工作調(diào)動(dòng)其工作積極性，確保電子檔案管理工作順利開(kāi)展。2.完善電子檔案管理相關(guān)規(guī)章制度。建立健全電子檔案管理機(jī)制是解決電子檔案管理問(wèn)題的重要途徑。對(duì)此，各地區(qū)學(xué)校應(yīng)當(dāng)仔細(xì)研讀國(guó)家相關(guān)部門(mén)頒發(fā)的《全國(guó)檔案信息化實(shí)施綱要》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》以及《電子公文歸檔管理暫行辦法》等文件，在此基礎(chǔ)上完善自身電子檔案管理相關(guān)規(guī)章制度。首先，學(xué)校應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理人員的權(quán)責(zé)進(jìn)行明確，給予相關(guān)人員管理員權(quán)限，一旦在某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題能夠責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，有效控制和防范電子檔案丟失、篡改等情況的發(fā)生。同時(shí)，學(xué)校還應(yīng)當(dāng)完善電子檔案規(guī)章制度中的內(nèi)容，對(duì)一些新增的電子檔案類型進(jìn)行準(zhǔn)確定位，使較為特殊的黨政活動(dòng)、教學(xué)和科研檔案準(zhǔn)確歸檔，進(jìn)而提高電子檔案的管理效率[4]。3.加大對(duì)電子檔案管理的監(jiān)督力度。首先，學(xué)校應(yīng)當(dāng)安排相關(guān)人員定期或不定期檢查檔案管理工作人員業(yè)務(wù)進(jìn)展情況，監(jiān)督其相關(guān)檔案信息是否及時(shí)進(jìn)行錄入、分類和歸檔，并將其業(yè)務(wù)進(jìn)行情況與其績(jī)效相掛鉤，提高其工作的主觀能動(dòng)性，確保學(xué)校電子檔案的準(zhǔn)確性、真實(shí)性、安全性和共享性，使電子檔案的價(jià)值得以充分發(fā)揮；其次，學(xué)校還應(yīng)當(dāng)針對(duì)電子檔案管理工作制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施，對(duì)于一些工作完成出色的人員要給予其一定的精神和物質(zhì)上的獎(jiǎng)勵(lì)，樹(shù)立典型，對(duì)于一些工作拖拉的人員要嚴(yán)懲，從根本上杜絕其工作態(tài)度不認(rèn)真情況的發(fā)生，進(jìn)而提升電子檔案的管理效率。4.優(yōu)化電子檔案管理設(shè)施。學(xué)校應(yīng)當(dāng)投入一定資金用于電子檔案管理設(shè)施的優(yōu)化。在軟件方面，應(yīng)當(dāng)專業(yè)技術(shù)人員定期對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和完善，使系統(tǒng)能夠緊跟時(shí)展，間接起到提高電子檔案管理工作效率的目的。同時(shí)，學(xué)校還應(yīng)當(dāng)重視自身電子檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)措施建設(shè)，安裝和升級(jí)殺毒軟件和防火墻軟件，保證電子檔案能夠在相對(duì)安全的環(huán)境中存儲(chǔ)和使用。在硬件方面，學(xué)習(xí)應(yīng)當(dāng)對(duì)一些已經(jīng)老化和淘汰的設(shè)備進(jìn)行清點(diǎn)，根據(jù)實(shí)際需要購(gòu)進(jìn)一些先進(jìn)的硬件設(shè)備，使硬件設(shè)備能夠與系統(tǒng)相匹配，為學(xué)校電子檔案管理工作順利開(kāi)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。5.提高電子檔案管理人員的綜合素質(zhì)。學(xué)校應(yīng)當(dāng)重視對(duì)電子檔案管理人員綜合素質(zhì)培養(yǎng)，加大對(duì)檔案管理人員專業(yè)技術(shù)能力及相關(guān)法律知識(shí)的培訓(xùn)力度，邀請(qǐng)專業(yè)人士采取講座或?qū)嵉刂笇?dǎo)等多樣化方式來(lái)提升檔案管理人員對(duì)于新升級(jí)系統(tǒng)功能的認(rèn)識(shí)、運(yùn)用能力并普及檔案管理相關(guān)法律知識(shí)。同時(shí)，學(xué)校在檔案管理人員的選聘上也應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格要求，不能只看其學(xué)歷，更應(yīng)當(dāng)通過(guò)面試及實(shí)習(xí)等方式考察其實(shí)務(wù)能力，盡可能地選擇一些業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的人員擔(dān)任相應(yīng)職務(wù)，為學(xué)校電子檔案管理工作全面推進(jìn)提供一定保障。

參考文獻(xiàn)

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篇(7)

[關(guān)鍵詞]高校；檔案；管理；信息化；建設(shè)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.119

[中圖分類號(hào)]G647.24；G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）04-0-01

0 引 言

信息時(shí)代的到來(lái)，要求高校的檔案管理必須向檔案管理信息化轉(zhuǎn)變，必須注重計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)在檔案管理中的重要作用。而且，教育部和國(guó)家檔案局也共同提出要加快高校檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程，要求要不斷提高高校檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)水平。高校n案管理信息化主要是指通過(guò)運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)版的檔案資料和音頻資料轉(zhuǎn)移到計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備中，以實(shí)現(xiàn)檔案資料的網(wǎng)上管理。雖然各大高校也在落實(shí)政策，進(jìn)行檔案管理的信息化建設(shè)，但是信息化建設(shè)的結(jié)果不是很理想，還存在許多需要改進(jìn)和完善的地方，必須不斷對(duì)其進(jìn)行優(yōu)化，使其管理水平進(jìn)一步得到提高。

1 當(dāng)前高校檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

1.1 缺乏完備的基礎(chǔ)設(shè)備

硬軟件基礎(chǔ)設(shè)施是高校檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，沒(méi)有這些基礎(chǔ)的設(shè)施，檔案管理信息化建設(shè)也就失去其存在的物質(zhì)載體。然而，各高校的硬軟件配備情況卻不是很理想，有的高校認(rèn)為配備幾臺(tái)計(jì)算機(jī)就實(shí)現(xiàn)了檔案管理的信息化，而沒(méi)有對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行相應(yīng)程序系統(tǒng)的設(shè)置，也沒(méi)有配備其他相機(jī)、掃描儀等基礎(chǔ)電子設(shè)備。

1.2 未建立完整的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)

高校檔案管理信息化建設(shè)中的一個(gè)關(guān)鍵方面，就是要建設(shè)一個(gè)完整和持續(xù)更新的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。而各大高校檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的現(xiàn)實(shí)狀況是，錄入的檔案信息不完整，只是走形式象征性地錄入一些信息；錄入信息之后就不再管理，很少根據(jù)現(xiàn)實(shí)情況進(jìn)行更新；錄入的信息未經(jīng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)暮藢?shí)，存在虛假的信息等。總之，各大高校所建立的檔案信息庫(kù)還存在不全面、不真實(shí)、更新不及時(shí)等問(wèn)題。

1.3 缺少專業(yè)的檔案管理人員

高校檔案管理的信息化過(guò)程不同于傳統(tǒng)的檔案管理過(guò)程，其中必然會(huì)涉及電子計(jì)算機(jī)等網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，因此，對(duì)檔案管理者的綜合素質(zhì)有了更高的要求。檔案管理者不僅需要具備基本的檔案管理的業(yè)務(wù)能力，還需要具備熟練的計(jì)算機(jī)能力以及其他電子設(shè)備的使用能力。但是現(xiàn)實(shí)情況卻是各高校的檔案管理者要么具有基本業(yè)務(wù)能力，要么具有計(jì)算機(jī)使用能力，很少同時(shí)具有業(yè)務(wù)能力和電子設(shè)備使用能力。

1.4 未意識(shí)到檔案信息的安全問(wèn)題

各高校在進(jìn)行檔案信息化的建設(shè)過(guò)程中，很容易忽視的一個(gè)問(wèn)題就是檔案信息的安全問(wèn)題。因?yàn)樵趥鹘y(tǒng)的檔案管理中基本不會(huì)出現(xiàn)安全問(wèn)題，而實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化之后，就必須高度重視檔案信息的安全問(wèn)題，防止黑客或其他人的惡意攻擊以及電腦病毒等帶來(lái)的信息丟失問(wèn)題。

2 高校檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)化渠道

2.1 完善檔案信息管理的基礎(chǔ)設(shè)施

各大高校要想真正實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化就必須打好根基，也就是要完善檔案管理的各種硬軟件設(shè)施。檔案管理信息化過(guò)程是一個(gè)復(fù)雜的過(guò)程，涉及眾多信息的輸入、更新、交換和共享等，因此，配備的計(jì)算機(jī)必須是高端的而且要設(shè)置好相應(yīng)的系統(tǒng)程序。同時(shí)，也要配備相機(jī)、掃描件、錄像機(jī)等其他電子設(shè)備，以用來(lái)進(jìn)行圖文的拍照、掃描和錄像等。總之，就是要加大資金的投入，完善硬軟件基礎(chǔ)設(shè)施，為真正實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.2 加快檔案信息數(shù)字化的進(jìn)程

要想真正實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化，首先，需要將所有人的檔案信息錄入電腦中，不僅包括文字信息還包括音頻信息等，保證信息的完整性；其次，需要將錄入的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行認(rèn)真的核實(shí)，保證信息的真實(shí)性；最后，還要不斷更新和管理信息，保證信息的及時(shí)性?？傊涌鞕n案信息數(shù)字化的進(jìn)程也就是保證信息完整性、真實(shí)性、及時(shí)性的過(guò)程。

2.3 培養(yǎng)專業(yè)的復(fù)合型檔案管理人才

檔案管理人才作為檔案管理信息化的核心，必須注重對(duì)其綜合素質(zhì)的培養(yǎng)。檔案管理人員應(yīng)該是同時(shí)具有計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備使用能力和檔案管理基礎(chǔ)業(yè)務(wù)能力的復(fù)合型人才。一方面，對(duì)現(xiàn)在任職人員的實(shí)際情況進(jìn)行相對(duì)應(yīng)的專業(yè)培養(yǎng)，以彌補(bǔ)其所欠缺的方面；另一方面，專業(yè)培養(yǎng)一批同時(shí)掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)和專業(yè)檔案管理技術(shù)的復(fù)合型人才。

2.4 提高檔案管理信息化中的安全意識(shí)

雖然高校通過(guò)檔案管理信息化的建設(shè)，檔案信息實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上共享，為管理檔案資料提供了巨大方便，但是檔案信息的安全問(wèn)題是絕不可以忽略的。一方面，必須提高檔案管理人員的安全意識(shí)，提高其日常工作中的安全警覺(jué)性；另一方面，注重電腦自身系統(tǒng)的防護(hù)功能，避免黑客及其他人的惡意攻擊，及時(shí)備份檔案資料，避免因病毒等因素造成資料的丟失。

3 結(jié) 語(yǔ)

高校檔案管理信息化的建設(shè)過(guò)程是一個(gè)不斷完善的長(zhǎng)久過(guò)程。高校必須針對(duì)目前出現(xiàn)的問(wèn)題，采取對(duì)應(yīng)的措施，如完善檔案信息管理的基礎(chǔ)設(shè)施、加快檔案信息數(shù)字化的進(jìn)程、培養(yǎng)專業(yè)的復(fù)合型檔案管理人才及提高檔案管理信息化中的安全意識(shí)等，來(lái)推動(dòng)高校檔案管理信息化的建設(shè)，來(lái)提高高校的檔案管理水平，從而使其更好地發(fā)揮作用。

主要參考文獻(xiàn)