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篇(1)

【關(guān)鍵詞】審計(jì)；檔案管理；歸檔

檔案是各項(xiàng)工作的原始記錄，隨著改革的深入，我們?nèi)找嫔羁痰卣J(rèn)識(shí)到：檔案是審計(jì)工作不可缺少的重要組成部分，審計(jì)工作各項(xiàng)日常業(yè)務(wù)，每天都離不開檔案，做不好檔案工作，我們的審計(jì)工作就會(huì)受到很大影響，甚至無法開展。檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感、樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的檔案管理理論知識(shí)，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的技能。下面結(jié)合我局檔案工作實(shí)際，就提高檔案管理水平談點(diǎn)個(gè)人看法。

一、切實(shí)提高對檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)

當(dāng)今社會(huì)，大多數(shù)人對檔案工作的重要性都不否認(rèn)。但在實(shí)際工作中，真正重視檔案工作的單位比例并不高。很多單位對檔案和檔案工作的態(tài)度是“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”，這種態(tài)度不是真正重視檔案的態(tài)度，檔案工作不可能真正做好。我們石河子市審計(jì)局以前也有這種現(xiàn)象，日常工作中檔案收集不全，整理不規(guī)范的情況時(shí)有發(fā)生，在利用檔案時(shí)，常常是東翻西找，浪費(fèi)很多時(shí)間，也不一定能找到，有時(shí)是影響工作效率，有時(shí)甚至使工作難以開展。近幾年來，我局檔案工作出現(xiàn)了前所未有的好勢頭。主要表面在兩個(gè)方面：一是檔案工作由局長直接分管，納入領(lǐng)導(dǎo)班子議事日程，各位領(lǐng)導(dǎo)都能率先垂范，帶頭做好文件材料歸檔工作，手頭不積壓文件材料，凡屬歸檔范圍內(nèi)的文件材料都能及時(shí)、齊全、完整地移交檔案室。二是檔案工作納入了各科室的工作流程，平時(shí)每項(xiàng)工作結(jié)束后，總有人及時(shí)收集文件材料，然后按規(guī)范要求及時(shí)整理，最后經(jīng)檔案室人員檢查驗(yàn)收合格后將檔案移交檔案室。可以說大家都養(yǎng)成了做好檔案工作的好習(xí)慣。我局檔案工作之所以出現(xiàn)這種好勢頭，最主要的原因就是領(lǐng)導(dǎo)真正重視檔案，我局領(lǐng)導(dǎo)班子一致認(rèn)為：檔案工作對我局工作來說既是基礎(chǔ)，又是保障，檔案工作做不好，審計(jì)業(yè)務(wù)就很難開展，也會(huì)使審計(jì)工作出現(xiàn)嚴(yán)重的問題?；谶@種認(rèn)識(shí)，我局領(lǐng)導(dǎo)班子下決心一定要把檔案工作做好。

二、健全管理制度，細(xì)化崗位職責(zé)

沒有規(guī)矩不成方圓。做好檔案工作必須要有一套完善的切實(shí)可行的檔案工作制度。據(jù)了解，各單位都制定過一些檔案管理制度，但一般都不能很好地落實(shí)，因?yàn)檫@些制度大多是為了應(yīng)付各種檢查而草率制定的，有的還是抄襲別人的。一項(xiàng)制度能否很好落實(shí)，取決于兩方面：一是制度的制定者是否打算很好地落實(shí)，二是制度本身制定得是否合理合法。我局先是認(rèn)識(shí)到用制度管人管事的重要性，制定檔案工作制度是為了做好我局檔案工作，不是為應(yīng)付檢查或裝飾門面，所以，我們制定檔案工作制度之前向檔案局進(jìn)行了一番咨詢，并結(jié)合單位實(shí)際進(jìn)行了深入的研究，在此基礎(chǔ)上制定了一系列的檔案工作制度。其中有《檔案人員崗位責(zé)任制度》《檔案文件材料歸檔制度》《檔案保密制度》《檔案移交制度》《檔案保管制度》《檔案閱覽制度》和《文書材料立卷、歸檔制度》等，應(yīng)該說，這些制度都是合理合法的，制度建立從根本上保證審計(jì)檔案管理的規(guī)范化。

為確保制度落實(shí)，我們還做了兩項(xiàng)工作：一是建立了完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，對檔案崗位職責(zé)進(jìn)一步細(xì)化，責(zé)任落實(shí)到每個(gè)業(yè)務(wù)人員身上。二是健全和完善了檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化檔案工作環(huán)節(jié)和步驟，制定必要的安全措施，特別對文件和電子檔案，確保檔案的安全性與完整性。特別是對審計(jì)業(yè)務(wù)檔案，我們統(tǒng)一了管理標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化包括：檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，文書、審計(jì)檔案，按照審計(jì)準(zhǔn)則的規(guī)定，完善環(huán)節(jié)內(nèi)容把好統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)關(guān)。審計(jì)檔案做到封面內(nèi)容、紙張規(guī)格和裝訂順序統(tǒng)一，提升了審計(jì)檔案的裝訂質(zhì)量。

三、更新管理設(shè)備，提高管理質(zhì)量和效果

做好檔案工作需要一定的物質(zhì)條件，特別是在信息化社會(huì)的今天，沒有比較先進(jìn)的管理設(shè)備檔案工作是不可能做好的。由于我局領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案工作，所以我局真正是舍得投入。在辦公用房十分緊張的情況下，專門為檔案工作調(diào)整出一間辦公室，為檔案室配備了專用計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、檔案管理軟件，移動(dòng)硬盤、光盤刻錄機(jī)、掃描儀、文件柜、碎紙機(jī)、裝訂機(jī)等設(shè)備，檔案室辦公條件得到進(jìn)一步改善；同時(shí)配備了防盜、防火、防漬、防有害生物的必要設(shè)施。所有這些為我局提高檔案管理水平奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

我局以實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化為目標(biāo)，充分利用師市檔案局提供的南大之星檔案管理網(wǎng)絡(luò)，隨時(shí)可以查閱審計(jì)檔案資料，全局檔案實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)信息共享，有效地服務(wù)了審計(jì)人員，提高了審計(jì)效率。局檔案員對每人錄入的審計(jì)檔案可以隨時(shí)檢查，發(fā)現(xiàn)問題，馬上指出，杜絕了錄錯(cuò)、漏錄現(xiàn)象。計(jì)算機(jī)應(yīng)用普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為檔案的管理提供便利，利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)搭建專門的檔案管理平臺(tái)，不但可以有效地實(shí)現(xiàn)檔案的動(dòng)態(tài)管理，提高檔案的管理效率，還能節(jié)省大量的人力及物力。保證審計(jì)檔案健康發(fā)展，提供快捷有效的作用。 （下轉(zhuǎn)第66頁）（上接第64頁）

四、強(qiáng)化學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)人員水平

檔案工作是項(xiàng)專業(yè)性工作，需要的專業(yè)知識(shí)很多。專兼職檔案人員必須不斷地參加學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，才能適應(yīng)不斷發(fā)展的檔案工作。近幾年，我局每年都安排局辦公室檔案管理人員外出學(xué)習(xí)培訓(xùn)；參加兵團(tuán)審計(jì)局優(yōu)秀審計(jì)項(xiàng)目檔案評審，加強(qiáng)單位之間經(jīng)驗(yàn)交流，不斷提高檔案管理人員的工作技能。特別是2015年1月，我局專門邀請師市檔案局專家對全體業(yè)務(wù)人員使用南大之星檔案管理軟件進(jìn)行了為期2天的現(xiàn)場培訓(xùn)，檔案局的同志細(xì)致講解、耐心答疑，我局審計(jì)人員認(rèn)真學(xué)習(xí)，虛心請教，基本掌握了南大之星檔案管理軟件的應(yīng)用。

另外，我局還利用每年的審計(jì)業(yè)務(wù)培訓(xùn)組織全體審計(jì)人員認(rèn)真學(xué)習(xí)《審計(jì)法》《檔案法》以及《審計(jì)機(jī)關(guān)審計(jì)檔案管理規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)，為提高審計(jì)業(yè)務(wù)檔案管理工作的質(zhì)量奠定基礎(chǔ)。真正從思想上認(rèn)識(shí)到做好審計(jì)檔案對提高審計(jì)工作質(zhì)量、防范審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)的重要意義，查找不足，積極推進(jìn)。堅(jiān)持“誰審計(jì)誰立卷、誰辦理誰立卷，案結(jié)卷成”的原則，體現(xiàn)“審計(jì)程序的合規(guī)性、審計(jì)定性的準(zhǔn)確性、證據(jù)要素的可靠性、歸檔文件的完整性”特點(diǎn)。

五、強(qiáng)化監(jiān)督考核，促人人參與管理

我局出臺(tái)了《師市審計(jì)局審計(jì)項(xiàng)目量化考核辦法（試行）》，把檔案質(zhì)量列入年度工作考核內(nèi)容，加大跟蹤檢查指導(dǎo)力度。定期對審計(jì)業(yè)務(wù)檔案整理情況進(jìn)行考核，年終將考核結(jié)果作為各科室年度考核的一項(xiàng)重要內(nèi)容，進(jìn)一步激勵(lì)審計(jì)人員加強(qiáng)審計(jì)檔案整理工作。同時(shí)，結(jié)合自治區(qū)、兵團(tuán)審計(jì)系統(tǒng)優(yōu)秀審計(jì)項(xiàng)目評選，采取互查互評、觀摩交流等方式，從項(xiàng)目立項(xiàng)、審計(jì)方案、審計(jì)證據(jù)、審計(jì)報(bào)告以及裝訂要求進(jìn)行質(zhì)量評審，評審結(jié)果納入科室年度工作考核，在全局形成了人人關(guān)注檔案工作、個(gè)重視檔案質(zhì)量的良好氛圍。

篇(2)

1新時(shí)期*（集團(tuán)）公司生產(chǎn)經(jīng)營格局的顯著變化

近年來，隨著企業(yè)改制進(jìn)程的不斷深化，企業(yè)發(fā)展步伐的加快，特別是為落實(shí)省委、省政府關(guān)于煤炭資源整合和實(shí)施煤炭企業(yè)大集團(tuán)戰(zhàn)略指示精神，*煤業(yè)（集團(tuán)）公司依靠煤炭資源優(yōu)勢，引進(jìn)國內(nèi)外資本和戰(zhàn)略合作伙伴。*四礦以改擴(kuò)建為主要項(xiàng)目與泰國萬浦集團(tuán)合資成立*中泰礦業(yè)有限公司；與美國新能源投資公司簽定戰(zhàn)略合作意向書和2×135MW綜合利用熱電項(xiàng)目意向書；出資參股了豫鶴同力水泥有限公司日產(chǎn)5000噸水泥熟料工程項(xiàng)目、*興鶴發(fā)電有限責(zé)任公司2×600MW火電廠項(xiàng)目。圍繞做強(qiáng)做大煤炭主業(yè)，加強(qiáng)外部煤炭資源整合。與香港富拉爾等四家公司合資成立“河南華安煤業(yè)有限責(zé)任公司，共同建設(shè)*煤電十一礦；整合了*市*鄉(xiāng)振興煤礦、*煤礦、*井等。這些工作，對公司礦井接替及煤炭主業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展具有重要意義，企業(yè)的資產(chǎn)結(jié)構(gòu)也逐漸形成了多元化格局。

2企業(yè)多元化發(fā)展格局對檔案工作產(chǎn)生的影響

2.1煤炭資源整合，需要對資源整合礦井進(jìn)行探礦權(quán)、采礦權(quán)的變更，需要進(jìn)行礦區(qū)勘查和礦井的擴(kuò)能技改。這就必然形成大量的地質(zhì)勘測資料和煤炭基本建設(shè)資料，如何管理好這些檔案資料，是我們當(dāng)前檔案管理工作的新課題。

2.2引進(jìn)外資及對外投資合作建設(shè)新項(xiàng)目，企業(yè)的資產(chǎn)結(jié)構(gòu)逐漸形成了多元化格局。企業(yè)資產(chǎn)結(jié)構(gòu)的多元化格局，帶來了企業(yè)檔案管理工作的多元化。企業(yè)檔案工作內(nèi)容、檔案管理體系均發(fā)生了新的變化。檔案工作如何適應(yīng)新形勢、新任務(wù)的要求，成為目前檔案工作者的當(dāng)務(wù)之急。

面對新形勢，我認(rèn)為應(yīng)從以下幾方面予以關(guān)注和重點(diǎn)解決。

2.2.1煤炭資源整合后礦井的檔案管理問題

由于煤炭資源整合的需要，*集團(tuán)要向新整合礦井委派大批礦井管理人員和技術(shù)人員，對整合礦井辦理探礦權(quán)、采礦權(quán)變更手續(xù)，對礦井進(jìn)行改擴(kuò)建。由于煤炭地下作業(yè)的特殊性以及五大自然災(zāi)害隱患（瓦斯、煤塵、頂板、水、火），決定了煤炭檔案對煤炭生產(chǎn)安全有著特別的重要性。所以，整合礦井檔案管理工作應(yīng)當(dāng)做在其他工作的前面，即從雙方開始簽定合作協(xié)議之日起，就應(yīng)指定專門領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作，設(shè)立檔案室，配備檔案管理人員負(fù)責(zé)對檔案資料的收集整理。這樣，才能保證資料的齊全完整，科學(xué)規(guī)范，為今后礦井順利通過竣工驗(yàn)收打好基礎(chǔ)，為礦井投產(chǎn)后的安全生產(chǎn)和可持續(xù)發(fā)展提供有效的參考依據(jù)。

2.2.2外國投資企業(yè)、出資參股企業(yè)的檔案管理問題

篇(3)

關(guān)鍵詞：文件材料；試聽檔案；新時(shí)期；檔案管理制度

1項(xiàng)目檔案管理是什么

技改大修工程項(xiàng)目檔案是指整個(gè)項(xiàng)目工程從工作開始到結(jié)束這期間所有的需要?dú)w檔的文件材料。這些文件材料的形式包括文字材料、圖表材料、圖紙，也包括聲像材料、電子光盤等。材料的內(nèi)容包括技改大修工程項(xiàng)目過程中的策劃、實(shí)行、完工等一系列工作生成的文字材料。項(xiàng)目檔案管理工作能夠確切的體現(xiàn)工程在施工過程中的各個(gè)細(xì)節(jié)，也可找出為什么會(huì)發(fā)生工程事故，在很多工程建設(shè)的地方都有重要的價(jià)值。

2為什么要提升技改大修工程項(xiàng)目檔案管理水平

檔案管理工作在技改大修工程中占有很重要的地位，以下三個(gè)方面是為什么要加強(qiáng)技改大修項(xiàng)目工程的檔案管理。一是檔案管理工作的要求，技改大修工程項(xiàng)目檔案管理是工程項(xiàng)目中重要的環(huán)節(jié)，有著舉足輕重的地位。在新時(shí)期，做好電力系統(tǒng)技改大修項(xiàng)目工程檔案管理是可以為電力系統(tǒng)工程項(xiàng)目帶來美好的前景。二是提升項(xiàng)目工程建設(shè)的科學(xué)有效性，用文件材料將項(xiàng)目工程的各個(gè)工作環(huán)節(jié)聯(lián)系起來，可以增強(qiáng)對工程建設(shè)的整體把握。將工程項(xiàng)目建成的過程形成歷史材料，可以真實(shí)的表面在工程項(xiàng)目建設(shè)中產(chǎn)生的問題，為完善工程項(xiàng)目建設(shè)提供更好地解決方案，從而提高技改待續(xù)工程項(xiàng)目的科學(xué)性。三是檔案服務(wù)和檔案利用的本質(zhì)要求，檔案管理的最終目的是有效利用檔案，提高檔案的利用率，為項(xiàng)目建設(shè)未來的發(fā)展目標(biāo)提供保障。

3檔案管理工作存在的缺陷

3.1對項(xiàng)目檔案管理工作不夠重視

在工程項(xiàng)目檔案管理工作中往往存在重視設(shè)計(jì)而輕視檔案的問題。因?yàn)橄嚓P(guān)專業(yè)人員短缺，在一般的地市級只有一名人員專門負(fù)責(zé)技改大修，需要管理規(guī)劃可研、計(jì)劃下達(dá)、項(xiàng)目管理研究等一系列工作。領(lǐng)導(dǎo)更注重經(jīng)濟(jì)方面的問題，而技術(shù)人員則注重項(xiàng)目工程的進(jìn)度、施工質(zhì)量、施工安全等，缺少對一些重要文件材料的歸檔。例如說項(xiàng)目工程在施工過程中的來往信函、設(shè)計(jì)變更記錄、領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)等重要材料，都沒有專業(yè)人員對其進(jìn)行系統(tǒng)的管理，導(dǎo)致會(huì)出現(xiàn)歸檔的難度系數(shù)大、歸檔不全問題。還會(huì)出現(xiàn)文件檔案資料的簽字蓋章不齊全，對于服務(wù)類合同也沒有寫簽訂日益，檔案資料的時(shí)序性也不滿足相關(guān)要求等。

3.2檔案管理制度不科學(xué)，管理人員自身素質(zhì)有待提高

現(xiàn)在很多電力企業(yè)都沒有將工程項(xiàng)目檔案歸檔進(jìn)行立項(xiàng)，也沒有納入工作領(lǐng)導(dǎo)小組中。企業(yè)電力系統(tǒng)一般注重提升工程項(xiàng)目的專業(yè)技術(shù)和項(xiàng)目在施工過程中的具體情況。很多電力企業(yè)沒有健全檔案管理制度，缺少專業(yè)的檔案管理人才對檔案進(jìn)行系統(tǒng)的管理，導(dǎo)致許多檔案資料都得不到規(guī)范的保留。在項(xiàng)目施工的過程中，沒有人對項(xiàng)目檔案材料進(jìn)行跟蹤，這將導(dǎo)致檔案材料的收集難上加難。而且項(xiàng)目檔案管理本身就是一項(xiàng)專業(yè)性強(qiáng)的工作，需要一些專業(yè)管理人員對檔案進(jìn)行歸檔，管理人員既要懂檔案管理又要懂電力系統(tǒng)項(xiàng)目工程，但是在現(xiàn)實(shí)情況是很多人員都不是專業(yè)的檔案管理人員，自身專業(yè)素養(yǎng)的不足，嚴(yán)重影響了檔案管理的有效性。

3.3視聽檔案的保留不齊全

視同檔案材料主要是指聲像材料，這些聲像材料會(huì)輔助一定的文字材料加以解釋說明。視聽檔案材料是技改大修工程項(xiàng)目管理中具有影響力的材料，在檔案管理中占有重要地位。但是現(xiàn)在很多電力企業(yè)在工程的施工過程中都不重視視聽材料的保留，而只關(guān)注到項(xiàng)目工程建設(shè)的好壞。對于視聽材料的管理沒有設(shè)立專門的管理人員，或者是管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不夠，這都對視聽材料的保留存在一定的影響。在這種情況下設(shè)立的視聽材料管理數(shù)據(jù)庫，導(dǎo)致視聽材料不齊全。

4如何加強(qiáng)檔案管理工作

4.1加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理人員的工作意識(shí)

重視理念建設(shè)可以保障檔案管理的科學(xué)性、有效性，也是工程建設(shè)過程中各項(xiàng)管理工作能夠順利實(shí)施的保障。只有領(lǐng)導(dǎo)的意識(shí)正確了，工作開展的到位了，才能使檔案管理工作得到有效的實(shí)施。并且現(xiàn)在很多技改大修專責(zé)對檔案管理工作的認(rèn)識(shí)度不夠，為增強(qiáng)各專責(zé)的歸檔意識(shí)，要加強(qiáng)培訓(xùn)，培養(yǎng)其自身的綜合素質(zhì)，鍛煉工作技巧。同時(shí)要加強(qiáng)管理人員學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，使管理人員及時(shí)掌握先進(jìn)的管理方法和技術(shù)，促進(jìn)其能夠主動(dòng)收集整理檔案材料，保證檔案材料的完整性和有效性。

4.2完善項(xiàng)目檔案管理制度和管理內(nèi)部的組織結(jié)構(gòu)

電力企業(yè)內(nèi)部要設(shè)立專門的檔案管理制度以維護(hù)檔案管理人員的權(quán)責(zé)，確立歸檔部門最后審核的具體要求。必須非常重視歸檔工作，最后一項(xiàng)歸檔工作的審核在沒有通過的前提下不能夠進(jìn)行下一步的具體工作。檔案管理工作需要建立系統(tǒng)性的體制機(jī)制，電力企業(yè)也要將檔案管理部門加入到工程項(xiàng)目的建設(shè)的組織結(jié)構(gòu)中去，將檔案管理工作與實(shí)際項(xiàng)目工作在施工的過程中聯(lián)系起來，讓檔案管理工作融入到項(xiàng)目管理中去，參與到項(xiàng)目建設(shè)中去。

4.3加強(qiáng)項(xiàng)目工程進(jìn)程與歸檔工程建設(shè)的一致性

電力企業(yè)必須加強(qiáng)項(xiàng)目工程進(jìn)程與歸檔工程建設(shè)的一致性。在項(xiàng)目工程的施工過程中，必須做好每一個(gè)環(huán)節(jié)的項(xiàng)目檔案材料，因?yàn)檫@些材料一旦丟失就會(huì)嚴(yán)重影響到后期工程項(xiàng)目的開展。所以在工程項(xiàng)目的建設(shè)中我們要設(shè)立專門的檔案管理部門，將檔案管理的工作與項(xiàng)目工程的工作齊頭并進(jìn)，使歸檔工作更加的系統(tǒng)，從而整個(gè)工程項(xiàng)目最終的驗(yàn)收打下基礎(chǔ)。

篇(4)

【關(guān)鍵詞】人事檔案管理問題對策

人事檔案是人才信息的重要載體，是人才成長的主要信息資源，是每個(gè)人自身成長過程中的歷史真實(shí)記錄，是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的重要憑證和依據(jù)，用人單位可以通過利用人事檔案這個(gè)重要的信息資源來歷史地、全面地考察職工，發(fā)現(xiàn)人才、使用人才和管理人才。

隨著我國人事制度改革力度的不斷加大，人事檔案管理出現(xiàn)了許多新情況、新問題。如何面對新的挑戰(zhàn)，人事檔案的科學(xué)管理就顯得更為重要了，因?yàn)槿耸聶n案管理工作涉及到每一個(gè)職工的切身利益，它是歷史地、全面地了解一個(gè)人和正確選用人才的基礎(chǔ)，也是做好人事管理工作的必備條件之一，這項(xiàng)工作的好壞直接影響到人事工作的效率和質(zhì)量。因此，加強(qiáng)人事檔案管理工作、提高人事檔案管理水平，管好用好人事檔案，就可以為本單位人事工作進(jìn)行科學(xué)決策和科學(xué)管理提供重要的參考和依據(jù)，同時(shí)對人才資源開發(fā)、人才預(yù)測等方面都起著十分重要的作用，筆者結(jié)合多年來人事檔案管理的實(shí)踐，就當(dāng)前基層事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的問題及對策談幾點(diǎn)體會(huì)。

一、當(dāng)前基層事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的主要問題

1.一些基層單位領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠。

由于人事檔案管理工作是一項(xiàng)默默無聞的工作，不容易取得明顯成績，所以一些單位的領(lǐng)導(dǎo)特別是基層單位領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作不夠重視，他們認(rèn)為人事檔案工作就是簡單的收存材料、抄抄寫寫、裝訂成冊、一般的保管等事務(wù)性工作，對單位的主流工作來說是無關(guān)緊要的工作，只要保證人事檔案不丟失，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就是就萬事大吉了。因此，在實(shí)際工作中就存在著基層單位領(lǐng)導(dǎo)未把人事檔案管理工作納入到議事日程，形成了忙起來就忘掉、用的時(shí)候才想起的現(xiàn)象。正因?yàn)檫@些領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠，導(dǎo)致本單位的人事檔案管理工作長期處于被動(dòng)應(yīng)付的狀態(tài)，這不僅影響了人事檔案管理人員的積極性和人事檔案管理的工作水平，更重要的是這樣的人事檔案管理情況很難高質(zhì)量地為人才隊(duì)伍建設(shè)、人才資源開發(fā)和人才流動(dòng)提供服務(wù)。

2、人事檔案管理不夠完善

2.1在一些基層單位中人事檔案轉(zhuǎn)遞及交接工作存在較多的問題。第一，檔案轉(zhuǎn)遞不及時(shí)。一些單位對檔案轉(zhuǎn)遞工作不夠重視，往往是職工已調(diào)離本單位但檔案轉(zhuǎn)出手續(xù)卻遲遲沒有辦，致使檔案還滯留在原單位，造成人檔分離現(xiàn)象；第二，個(gè)別人事檔案管理人員在接轉(zhuǎn)檔案、調(diào)出調(diào)入、審核工資或工齡、退休等工作需要查檔案時(shí)，不能嚴(yán)格履行查閱檔案手續(xù)，也不按規(guī)定辦事，什么人都能查閱，致使個(gè)人信息泄漏；第三，一些單位的各個(gè)部門與管檔單位協(xié)調(diào)不夠，各做各的，需要用檔案時(shí)，為了各自方便，不到管檔單位查閱檔案，而是將檔案借離管檔單位，甚至有的是借出好長時(shí)間不歸還，其中不乏有個(gè)別人借機(jī)鉆空子，抽取個(gè)人檔案材料造假、銷毀、涂改等，為自己謀利，嚴(yán)重影響了檔案的真實(shí)性；第四，按人事檔案管理規(guī)定，檔案人員交接應(yīng)是一項(xiàng)認(rèn)真細(xì)致、手續(xù)嚴(yán)密，責(zé)任重大的工作，但在一些單位檔案管理人員離崗或調(diào)動(dòng)工作時(shí)，檔案工作的移交不按程序辦，也不按檔案交接工作的基本要求去做，對要移交的檔案不檢查，不清理，不登記，沒有移交手續(xù)，造成工作程序不完整，移交的材料不齊全、責(zé)任不明確。

2.2、人事檔案材料及時(shí)收集、歸檔工作還很不到位。第一，由于形成材料的部門對人事檔案管理工作認(rèn)識(shí)還不夠等原因，對所形成的檔案材料沒有及時(shí)收集、轉(zhuǎn)遞和歸檔，造成人事檔案材料內(nèi)容不完整。例如：一些畢業(yè)生的成績單、授予學(xué)位決定、派遣證、畢業(yè)生登記表等材料在轉(zhuǎn)遞中有缺失；一些調(diào)動(dòng)人員的檔案中缺少轉(zhuǎn)正定級材料、參加保險(xiǎn)情況、工資審批表、考核材料、入黨團(tuán)等材料；第二，一些檔案管理人員在收集過程中一直是以被動(dòng)的方式進(jìn)行收集，在接收檔案時(shí)，他們只針對轉(zhuǎn)出檔案單位的現(xiàn)有目錄清查材料的數(shù)量，而沒有認(rèn)真查閱檔案中必備的材料是否齊全，也沒有想方設(shè)法把所缺的相關(guān)材料補(bǔ)齊，等到整理檔案時(shí)才發(fā)現(xiàn)缺少材料，這時(shí)再去尋找時(shí)，往往因相隔時(shí)日已久，原單位已經(jīng)不存在或原管理檔案人員轉(zhuǎn)崗，導(dǎo)致相關(guān)材料難以收集整齊，致使有相當(dāng)一部分人員的檔案中材料缺失，造成檔案材料收集不齊全。第三，一些基層人事檔案管理人員在人事檔案的分類、整理工作中，沒有仔細(xì)認(rèn)真地核實(shí)過檔案中是否還缺少相關(guān)材料，只是把檔案中現(xiàn)有的材料進(jìn)行分類整理和裝訂成冊，這就造成人事檔案材料的內(nèi)容不完整、資料缺漏等。

2.3對人事檔案管理經(jīng)費(fèi)投入不夠，基礎(chǔ)配套設(shè)施不到位，造成保管條件比較落后。由于一些基層單位對人事檔案管理工作重視不夠，在設(shè)備配備上大多采取“因陋就簡”的原則，沒有專門配備的檔案室，即使配備了檔案室也是辦公、閱檔、倉庫共用一間，沒有按人事檔案管理的要求將“三室”分開；還有一些單位沒有配備必備的設(shè)施設(shè)備，甚至有的單位就連防火、防潮、防盜等手段也只是停留在較低的水平上，致使人事檔案無法得到有效的管理。

3、基層單位人事檔案管理力量薄弱，專業(yè)人員少、業(yè)務(wù)知識(shí)不熟悉。

3.1有些單位雖然有專職的人事檔案管理人員，但管理檔案人員配備不到位，沒有按規(guī)定比例去配備工作人員，使得人均管理的檔案數(shù)量過多，整理工作量大，不能滿足檔案工作的正常開展。

3.2一些單位檔案管理人員隊(duì)伍不穩(wěn)定，經(jīng)常更換、變化較大。由于人事檔案管理工作的銜接是要有一個(gè)熟悉的過程，管理人員業(yè)務(wù)剛熟練就被換走，新來的人又要有一個(gè)熟悉過程，這樣就容易造成業(yè)務(wù)斷層現(xiàn)象，也會(huì)造成人事檔案管理工作滯后。

3.3一些單位沒有設(shè)專職人員對人事檔案進(jìn)行日常管理，都是兼職人員。由于這些人身兼數(shù)職，人事檔案管理工作只是他們工作的一部分，他們平常主要精力都放在要完成的主要崗位的工作任務(wù)上了，沒有更多的時(shí)間來管理人事檔案，由于工作精力投入不足，他們對所形成的人事檔案材料只能作為要保存的資料加以收集堆放，檔案材料多年不能進(jìn)檔，或只是機(jī)械的放入檔案袋中，致使人事檔案管理工作只停能留在收、存階段，無法進(jìn)入鑒別、分類、整理、歸檔等規(guī)范管理階段。

3.4人事檔案管理人員隊(duì)伍在文化程度、專業(yè)素質(zhì)、理論水平、思想觀念等方面參差不齊，大多數(shù)基層單位的人事檔案管理人員都是半路出家，他們雖然具備相應(yīng)的文化水平，但缺乏檔案管理工作的專業(yè)知識(shí)和基本技能，其業(yè)務(wù)知識(shí)和管理能力只能依靠自己在檔案管理工作中的摸索來慢慢地積累，可以說，這些基層人事檔案管理人員在思想觀念和管理水平以及分析處理問題的基本能力上還跟不上時(shí)展的需要。

4、人事檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化、信息化建設(shè)還不到位。

隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新，計(jì)算機(jī)信息化的水平也在不斷提高，人事檔案工作的現(xiàn)代化、信息化也成為一個(gè)單位辦公自動(dòng)化的重要組成部分。但是由于計(jì)算機(jī)技術(shù)還沒有在人事檔案管理中得到廣泛運(yùn)用，再加上一些基層單位人事檔案管理工作人員專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)及基本技能還不夠扎實(shí)，致使一些單位只是把個(gè)人信息、檔案目錄輸入計(jì)算機(jī)，而在資料檢索、調(diào)閱檔案等工作程序中仍習(xí)慣用手工操作，無紙化辦公基本沒有實(shí)施，這樣既不利于人事檔案的保管，又影響了人事檔案管理的質(zhì)量和工作效率，也大大降低了人事檔案信息資源的利用率，不利于人事檔案服務(wù)于人事工作，也不利于人才開發(fā)和人才競爭快捷高效的需要。

二、新時(shí)期基層事業(yè)單位人事檔案管理工作的對策與思考

1、提高思想認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化檔案意識(shí)。

從人事檔案工作所面臨的問題來看，首先是要解決好基層單位領(lǐng)導(dǎo)的思想認(rèn)識(shí)問題，因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)重視是做好人事檔案管理工作的前提，領(lǐng)導(dǎo)支持是提高人事檔案管理水平的關(guān)鍵。因此，各單位領(lǐng)導(dǎo)一定要充分認(rèn)識(shí)人事檔案管理工作的重要性，要把人事檔案工作放在事關(guān)本單位人才隊(duì)伍建設(shè)、人才開發(fā)的高度來對待，并將其納入本單位的重要議事日程，對人事檔案工作要給予必要的支持，做到經(jīng)常過問，定期監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)，同時(shí)還要注意調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性，加強(qiáng)對他們的培養(yǎng)和教育，以增強(qiáng)他們做好人事檔案工作的責(zé)任感、光榮感和緊迫感，肩負(fù)起自己的職責(zé)，提高人事檔案管理的工作水平，更好的為人才隊(duì)伍建設(shè)、人才資源開發(fā)和人才流動(dòng)服務(wù)。

2、加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)、完善人事檔案管理制度，提高人事檔案管理水平。

2.1、基礎(chǔ)建設(shè)是提高人事檔案管理水平的基礎(chǔ)，同時(shí)也是保證人事檔案管理質(zhì)量的基本手段，而單位領(lǐng)導(dǎo)的支持則是提高人事檔案管理水平的關(guān)鍵，也是提升人事檔案管理水平的堅(jiān)強(qiáng)后盾。因此，要想讓人事檔案得到有效管理就必須加大經(jīng)費(fèi)投入，做好人事檔案管理設(shè)施的基礎(chǔ)建設(shè)和更新，只有將必備的基礎(chǔ)配套設(shè)施配備齊全，才能為人事檔案的有效管理提供可靠的保證。

2.2、要提高人事檔案管理水平，首先是要讓人事檔案管理人員真正認(rèn)識(shí)到管理檔案的重要性，提高管理意識(shí)、增強(qiáng)責(zé)任心，其次是要加強(qiáng)人事檔案的制度化建設(shè)，因?yàn)橹贫炔粌H是指導(dǎo)我們工作的一種手段，更是規(guī)范人事檔案部門使其順利工作的保障。進(jìn)一步完善人事檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，可以使單位的人事檔案管理工作更加有序化，規(guī)范化，同時(shí)也可以規(guī)范人事檔案管理人員的行為，激勵(lì)他們工作的積極性，使其能夠嚴(yán)格按照各項(xiàng)規(guī)章制度對人事檔案進(jìn)行管理和提供利用，防止管理中的任意性，使人事檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)更高、要求更嚴(yán)，工作水平得到有效提升。

2.3、認(rèn)真做好檔案轉(zhuǎn)遞、利用及交接工作。

在檔案轉(zhuǎn)遞、利用及交接工作中必須做到：①、在人事檔案轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出過程中，檔案管理人員要嚴(yán)格按規(guī)矩辦事，檔案隨人走，特別是針對人員流動(dòng)與檔案轉(zhuǎn)遞不同步的，該轉(zhuǎn)遞的一定要及時(shí)轉(zhuǎn)遞，盡量避免“人檔分離”情況的發(fā)生；②、在檔案利用過程中，必須建立健全檔案利用的管理制度和責(zé)任追究制度，嚴(yán)格手續(xù)，做到轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、接收材料要有登記，查閱、借閱檔案要有登記并且不能將檔案借離出檔案保管單位，這樣就可以有效地制約檔案材料造假、銷毀、涂改等人為因素；③、在檔案管理人員離崗或調(diào)動(dòng)時(shí)，一定要嚴(yán)格遵循《檔案管理工作規(guī)范條例》的原則，嚴(yán)格按照人事檔案管理程序辦理，對要移交的檔案要嚴(yán)格按照檔案交接工作的基本要求去做，認(rèn)真檢查，認(rèn)真清理、認(rèn)真核實(shí)，確保所有檔案材料真實(shí)、準(zhǔn)確、全部交接。④、對人事檔案管理中出現(xiàn)問題的，實(shí)行責(zé)任追究，真正做到以制度維護(hù)管理，以管理保證質(zhì)量，切切實(shí)實(shí)做好人事檔案管理工作。

2.2、加強(qiáng)人事檔案材料收集、歸檔工作，保證人事檔案材料的完整性。

維護(hù)人事檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確與安全，是人事檔案管理的基礎(chǔ)性工作和重要內(nèi)容，檔案材料的及時(shí)收集和歸檔，是人事檔案材料內(nèi)容完整的重要保證。人事檔案材料是否準(zhǔn)確和完整，涉及到用人單位對一個(gè)人的正確評價(jià)、培養(yǎng)和使用，也關(guān)系到每個(gè)職工的切身利益和前途。因此，一定要加強(qiáng)人事檔案管理部門檔案材料收集、歸檔等管理工作。首先，形成檔案材料的部門要加強(qiáng)人事檔案材料及時(shí)歸檔意識(shí)，對新形成的檔案材料收集、整理好后及時(shí)移交到管檔單位；接收檔案的單位要將收集到的與檔案有關(guān)的各種材料，認(rèn)真篩選、細(xì)致鑒別，對不符合歸檔要求的材料要及時(shí)進(jìn)行處理，手續(xù)不全的材料要退回材料形成的部門進(jìn)行補(bǔ)辦，避免出現(xiàn)遺留問題，對符合要求的檔案材料做到及時(shí)入檔，避免時(shí)間長了人事檔案材料的遺失，這樣就可以確保人事檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范、完整。

3.加強(qiáng)人事檔案管理人員隊(duì)伍的自身建設(shè)，提高人事檔案管理人員素質(zhì)。

3.1人事檔案管理工作是一項(xiàng)對管理人員素質(zhì)要求較高的工作，它集服務(wù)性與保密性于一體，特別是在新形勢下要做好人事檔案管理工作，就必須要有一支在思想上、政治上、工作作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力等方面具有高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。因此，各單位要注意加強(qiáng)人事檔案管理工作隊(duì)伍的建設(shè)，在選用人事檔案管理人員時(shí)一定要選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)、熱愛檔案工作、熟練檔案業(yè)務(wù)、安心本職工作、具有奉獻(xiàn)精神的工作人員來從事此項(xiàng)工作，并要注意對他們的培養(yǎng)，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。

3.2人事檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，其管理人員業(yè)務(wù)的熟悉程度來自于長期經(jīng)驗(yàn)的積累，如果人員頻繁變動(dòng)，不僅不利于人事檔案工作人員業(yè)務(wù)水平的提高，也不利于人事檔案管理工作水平的提高。因此，人事部門應(yīng)該按照要求配備檔案專職人員或者配備至少是以人事檔案工作為主的兼職檔案人員來負(fù)責(zé)人事檔案管理工作，并一定要保持人事檔案管理人員的相對穩(wěn)定，以減少檔案管理工作中差錯(cuò)的發(fā)生，這樣才能增強(qiáng)人事檔案管理人員做好工作的信心、增強(qiáng)責(zé)任感、充分發(fā)揮他們的積極性與創(chuàng)造性，才能使他們真正為提高人事檔案工作的管理水平做出貢獻(xiàn)。

3.3人事檔案管理人員的素質(zhì)是搞好人事檔案管理工作的重要保證。人事檔案管理的好壞，在很大程度上取決于管理人事檔案的工作人員，而不斷增強(qiáng)檔案意識(shí)和提高做好人事檔案工作的自覺性，是做好人事檔案工作的前提，不斷提高自身的政治素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)是做好人事檔案管理工作的重要保障。因此，人事檔案管理人員要想提高工作效率、提高人事檔案管理的質(zhì)量，就必須了解管理檔案的重要性，增強(qiáng)責(zé)任心，要認(rèn)真鉆研人事檔案管理的業(yè)務(wù)知識(shí)，熟悉人事檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求，不斷提高自己管理檔案的技術(shù)水平，以便準(zhǔn)確地掌握人事檔案管理知識(shí)，并能將其熟練地運(yùn)用到工作中去，自覺地做好人事檔案管理工作。另外，人事檔案管理人員還要培養(yǎng)自己踏實(shí)細(xì)致的工作作風(fēng)、不怕苦、不怕累、勤勤懇懇、任勞任怨、不計(jì)名利、甘于奉獻(xiàn)；還要堅(jiān)持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、遵守制度、保守秘密，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，積極探索新的管理模式，以便提高人事檔案管理的質(zhì)量和工作效率，使人事檔案工作更科學(xué)、更實(shí)用，為不斷進(jìn)步發(fā)展的社會(huì)提供有利的人事資源。

4、利用現(xiàn)代化、信息化管理手段加強(qiáng)對人事檔案工作科學(xué)化管理。

篇(5)

關(guān)鍵詞：檔案管理；研究；高職院?？蒲?/p>

1.科研檔案的含義及作用

科研檔案是指在科學(xué)技術(shù)研究過程中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的文件材料。

高校的科研檔案，是高校知識(shí)產(chǎn)權(quán)的重要載體，凝結(jié)了高?？蒲腥藛T在實(shí)踐中創(chuàng)造的科技成果、經(jīng)驗(yàn)和思維，其中儲(chǔ)藏著大量的科學(xué)技術(shù)成果、發(fā)明創(chuàng)造、工藝方法等。因此認(rèn)真做好科研檔案管理，合理利用科研檔案，能大大提高科研工作水平，為知識(shí)創(chuàng)新、技術(shù)進(jìn)步發(fā)揮重要作用。

2.高等職業(yè)院?？蒲袡n案歸檔范圍

目前，依據(jù)高職院?？蒲谢顒?dòng)的內(nèi)容和特點(diǎn)將科研檔案大致分為科研項(xiàng)目檔案和科研綜合檔案。

2.1科研項(xiàng)目檔案歸檔內(nèi)容

2.1.1科研項(xiàng)目準(zhǔn)備階段

準(zhǔn)備階段收集的管理文件有：開題報(bào)告與課題論證材料，科學(xué)基金及重大項(xiàng)目申請報(bào)告及批件，任務(wù)書、協(xié)議書、委托任務(wù)書、合同，課題研究計(jì)劃等。科技材料有：文獻(xiàn)調(diào)研、綜述報(bào)告，實(shí)驗(yàn)方案，應(yīng)用前景調(diào)研報(bào)告，市場預(yù)測、應(yīng)用前景分析報(bào)告，開發(fā)工作方案等。

2.1.2研究實(shí)驗(yàn)階段

立項(xiàng)后的項(xiàng)目進(jìn)入實(shí)驗(yàn)階段，需要收集的管理文件有：課題研究計(jì)劃執(zhí)行情況表、進(jìn)展報(bào)告表，計(jì)劃調(diào)整與撤銷報(bào)告等?？萍疾牧嫌校褐匾膶?shí)驗(yàn)、測試、原始記錄，數(shù)據(jù)處理材料，設(shè)計(jì)文件和圖紙、技術(shù)說明、使用說明，階段工作小結(jié)，重要的照片、底片、錄音、錄像帶等。

2.1.3項(xiàng)目驗(yàn)收階段

驗(yàn)收階段需要收集的管理文件有：工作總結(jié)，科研投資和經(jīng)費(fèi)決算材料，鑒定證書或視同鑒定證書，鑒定會(huì)材料、驗(yàn)收評價(jià)意見，使用意見，經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的證明材料等?？萍疾牧嫌校貉芯繄?bào)告、研制報(bào)告，論文和專著，工藝技術(shù)報(bào)告，技術(shù)訣竅報(bào)告等。

2.1.4成果推廣應(yīng)用階段

推廣應(yīng)用階段需要收繳的管理文件有：成果被引用情況材料，成果宣傳報(bào)到材料，轉(zhuǎn)讓合同、協(xié)議書，生產(chǎn)定型鑒定材料，成果推廣投產(chǎn)后反饋意見，技術(shù)展覽會(huì)的材料等?？萍疾牧嫌校簢鴥?nèi)外學(xué)術(shù)交流材料，開發(fā)和推廣應(yīng)用方案及實(shí)施情況材料，擴(kuò)大生產(chǎn)的設(shè)計(jì)文件工藝文件，市場調(diào)查、分析報(bào)告等。

2.1.5成果申報(bào)和獎(jiǎng)勵(lì)階段

成果申報(bào)和獎(jiǎng)勵(lì)階段收集的管理文件有：科技成果登記表、報(bào)告表，科技成果獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)書及批件，獲獎(jiǎng)材料（獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)狀、證書），專利申請書和證書等。

2.2科研綜合檔案歸檔內(nèi)容

科研綜合檔案是學(xué)?？蒲械闹匾M成部分，主要包括：上級有關(guān)部門科研工作的文件及學(xué)院的上報(bào)材料，學(xué)院科研工作的規(guī)章制度，關(guān)于科研機(jī)構(gòu)設(shè)置的請示、批復(fù)，學(xué)院學(xué)術(shù)委員會(huì)成員名單，學(xué)院科研成果受獎(jiǎng)情況，上級下達(dá)的科研計(jì)劃、任務(wù)，學(xué)院上報(bào)的科研計(jì)劃、總結(jié)，學(xué)院科研成果登記表及重大科研項(xiàng)目執(zhí)行情況，學(xué)院評選先進(jìn)科技工作者的文件材料，學(xué)院召開科研專項(xiàng)會(huì)議的文件材料，學(xué)院組織開展的科研經(jīng)驗(yàn)交流活動(dòng)的文件材料，學(xué)院舉辦或承辦的課題研討活動(dòng)的文件材料，學(xué)院有關(guān)科研活動(dòng)的交往活動(dòng)、外事活動(dòng)的記錄材料，學(xué)院編印或出版的科研論文集以及反映學(xué)院科研動(dòng)態(tài)和成果的報(bào)紙、刊物等。

3.科研檔案管理工作存在的主要問題及原因分析

3.1科研檔案材料收集不完整

科研人員在完成科研項(xiàng)目后，收集的材料主要是一些結(jié)果性和部分依據(jù)性材料，項(xiàng)目實(shí)施性材料歸檔較少，這使得科研成果檔案在為連續(xù)性研究提高參考和使用時(shí)，出現(xiàn)一些科研成果檔案材料不完整的缺陷。主要是因?yàn)榭蒲泄ぷ魅藛T檔案意識(shí)薄弱，在收集科研成果檔案時(shí)只注重科研項(xiàng)目的結(jié)果性材料，重點(diǎn)是收集科研項(xiàng)目中的研究成果，諸如論文、著作等，而在科研項(xiàng)目實(shí)施過程中形成的材料，卻很少關(guān)注和收集。此外，科研人員將自己的科研成果視為個(gè)人私有財(cái)產(chǎn)，許多珍貴材料，如獲獎(jiǎng)證書、專利證書、論著等材料不愿意上交或推遲上交，有些科研人員則認(rèn)為自己的科研成果是專門用來申報(bào)專業(yè)職務(wù)所用，不愿意將原件歸檔。這些都導(dǎo)致了科研檔案不完整。

3.2科研檔案管理人員配備相對不足

科研檔案管理人員占主體力量的是兼職人員。一方面，大多沒有受過檔案工作的相關(guān)培訓(xùn)，對科研檔案管理缺乏規(guī)范性。另一方面，科研檔案管理人員兼作其他工作，沒有充足的時(shí)間和經(jīng)歷從事科研檔案管理。

3.3行之有效的科研檔案管理制度缺乏

科研檔案管理大多參照、借鑒常規(guī)性檔案管理辦法，缺乏相應(yīng)的科研檔案管理制度、辦法和實(shí)施細(xì)則。檔案管理人員只能在口頭上做一些說明、解釋，而不能做硬性要求，監(jiān)督力度非常小，這是因?yàn)闆]有相應(yīng)的制約手段。

3.4科研檔案利用價(jià)值范圍比較窄

科研檔案歸檔后，檔案管理部門一般只將科研檔案向從事項(xiàng)目研究的科研人員提供參考，并未將成果應(yīng)用于教學(xué)等環(huán)節(jié)，使得科研成果利用價(jià)值范圍比較窄。

4.科研檔案管理的建議

4.1完善科研檔案管理制度

完善的科研檔案管理制度是檔案工作的基礎(chǔ)，是學(xué)院科研管理的重要部分。應(yīng)結(jié)合學(xué)院實(shí)際，制定和完善科研檔案管理制度，對科研檔案的收集、整理、利用、保管、鑒定等做出明確規(guī)定。真正做到科研檔案的形成、管理與科研項(xiàng)目的立項(xiàng)、中期檢查、結(jié)題驗(yàn)收的全部過程同步進(jìn)行，使科研檔案具有客觀性、真實(shí)性、系統(tǒng)性、連續(xù)性和完整性，確?？蒲袡n案的利用價(jià)值。

4.2強(qiáng)化科研檔案意識(shí)

學(xué)院可創(chuàng)造一系列的檔案培訓(xùn)、外出學(xué)習(xí)和經(jīng)驗(yàn)交流機(jī)會(huì)，加強(qiáng)科研檔案管理人員與科研人員的檔案意識(shí)。

4.3明確科研檔案分工

明確科研檔案管理部門的職責(zé)與分工，對相關(guān)人員，如科研管理部門（包括科研部門和系部管理人員）和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，分別建立科研檔案規(guī)定職責(zé)，制定科研檔案歸檔范圍，及時(shí)做好科研檔案收集、整理、歸檔，形成職責(zé)明確的科研檔案管理工作機(jī)制。

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篇(6)

高校檔案管理方式一直沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)分級分類分層管理，電子政務(wù)革新帶來了管理創(chuàng)新。伴隨規(guī)章制度不斷健全，檔案管理人員常為兼職管理，對檔案材料收集重視不足，產(chǎn)生材料失真。同時(shí)以前高校人事檔案管理長期處于封閉狀態(tài)，未能建立健全人事檔案收集審核制度與歸檔制度，外加管理人員隊(duì)伍不穩(wěn)定，高校檔案長期沒有收集整理現(xiàn)象較為普遍。

教職工的檔案意識(shí)淡薄，信息搜集平臺(tái)逐漸搭建。人事檔案工作是人事組織部門的基石性工作，同時(shí)也是與全體教職工利益相關(guān)的一項(xiàng)工作。嚴(yán)格人事檔案管理，善用檔案是一項(xiàng)重要工作。不斷加大檔案管理宣傳幅度，不斷增強(qiáng)教職工的檔案意識(shí)，是強(qiáng)化高校檔案工作的前提與保障。人事檔案部門定期對他們進(jìn)行有關(guān)檔案知識(shí)的培訓(xùn)，把檔案工作與教職工前途發(fā)展緊密聯(lián)系在一起，以喚起教職工們重視檔案工作的意識(shí)，讓檔案工作為高校教育事業(yè)發(fā)展發(fā)揮積極作用。

檔案材料收集力度小，檔案的及時(shí)性與完整性難以保證。人事檔案材料收集是人事檔案管理工作的基石。隨著我國高校人事制度的改革，高校對教職工需要分類入檔的材料不斷增加，為人事檔案材料的收集整理帶來發(fā)展性要求。因此，建立檔案管理人材料時(shí)首先應(yīng)保證外部收集與內(nèi)部收集相結(jié)合，外部單位調(diào)入檔案時(shí)，需要認(rèn)真清查、核實(shí)，發(fā)現(xiàn)有缺漏材料，及時(shí)追補(bǔ)和持續(xù)動(dòng)態(tài)完善資料。其次，檔案收集工作應(yīng)轉(zhuǎn)變被動(dòng)為主動(dòng)。需要檔案管理人員、人事人員主動(dòng)出擊，構(gòu)建人事檔案材料收集系統(tǒng)，保證材料齊全完整。

檔案信息化支撐體系建設(shè)不夠健全。高校檔案管理技術(shù)相對滯后，學(xué)校需要有計(jì)劃、分步驟地逐步加大資源投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施，加強(qiáng)檔案管理的技術(shù)設(shè)備與信息平臺(tái)。首先，檔案信息化建設(shè)要建立高校人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫，徹底實(shí)現(xiàn)人事信息檔案數(shù)字化。其次，要建立并逐漸完善高校人事檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。三是獨(dú)立建設(shè)高校人事檔案信息網(wǎng)站，建立以人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫為中心，充分形成用戶與人事檔案管理者間的良好互動(dòng)[1]。

2、高校檔案管理創(chuàng)新途徑

2.1 持續(xù)強(qiáng)化檔案綜合管理職能。綜合管理是檔案部門的基本職責(zé)之一，對高校各種檔案及檔案信息實(shí)行集中管理；對所屬信息檔案工作進(jìn)行監(jiān)督與規(guī)范指導(dǎo)；對高校的檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理。強(qiáng)化職能管理的方式可以采取靈活多樣的措施，對不同特點(diǎn)、不同載體的檔案，可以采取不同的管理方式。同時(shí)加快實(shí)施高校數(shù)字化檔案館工程建設(shè)，爭取建成檔案局域網(wǎng)、貫通校園網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)，高校檔案信息數(shù)據(jù)庫等三網(wǎng)一庫檔案管理系統(tǒng)，逐步實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源的遠(yuǎn)程在線查詢[2]。

2.2 持續(xù)強(qiáng)化檔案管理工作的服務(wù)職能。檔案管理工作自身性質(zhì)決定其是一項(xiàng)條件性與服務(wù)性工作。提供檔案信息資源，為培養(yǎng)高級教育教學(xué)人才、發(fā)展高新科學(xué)技術(shù)研究型人才、培訓(xùn)高級專業(yè)性管理人才，為學(xué)校各項(xiàng)管理工作服務(wù)是檔案管理工作的宗旨。當(dāng)前，隨著高校的發(fā)展，應(yīng)進(jìn)一步強(qiáng)化大眾服務(wù)意識(shí)，不斷拓展檔案管理工作服務(wù)領(lǐng)域，加大高校檔案開放力度，持續(xù)加快推進(jìn)高校檔案服務(wù)社會(huì)化。強(qiáng)化服務(wù)職能可以采取多種形式的服務(wù)手段，最大限度的發(fā)揮檔案材料與信息資源的利用。

2.3 持續(xù)強(qiáng)化檔案管理工作的監(jiān)督職能。檔案管理法及檔案法令法規(guī)賦予檔案管理部門的監(jiān)督權(quán)力，是保證檔案管理工作走上法治軌道，建立檔案工作新秩序的重要舉措。高校檔案部門應(yīng)積極參與高校的各項(xiàng)管理活動(dòng)，以確保檔案形成質(zhì)量認(rèn)定;在評定職稱、晉升工資、提升職務(wù)等具體工作中，為有關(guān)職能部門提供準(zhǔn)確、可信度高的晉升職級職稱、上報(bào)科研成果、保護(hù)房地產(chǎn)等權(quán)益的檔案憑證。高校教職工對其從事教學(xué)、科研、管理等職務(wù)活動(dòng)所形成的各種載體形式的檔案材料，應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)規(guī)定及時(shí)歸檔存放。高校檔案管理部門在履行檔案執(zhí)法監(jiān)督職責(zé)同時(shí)，需要堅(jiān)持監(jiān)督與優(yōu)質(zhì)服務(wù)相結(jié)合，使廣大教職工能在現(xiàn)代科學(xué)管理的高度，認(rèn)識(shí)并理解收集歸檔的意義與責(zé)任。同時(shí)應(yīng)依法制訂并采取切實(shí)可行的控制措施，從組織上、制度上、管理細(xì)節(jié)上強(qiáng)化監(jiān)督職能[3]。

2.4 持續(xù)強(qiáng)化檔案管理工作的指導(dǎo)職能。高校檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)是檔案工作的重要組成部分，是一項(xiàng)思想性、專業(yè)性、實(shí)踐性較強(qiáng)的綜合性管理工作。持續(xù)強(qiáng)化檔案工作指導(dǎo)職能一方面需要依法指導(dǎo)，另一方面對職能部門的檔案管理工作要做好業(yè)務(wù)咨詢指導(dǎo)和專業(yè)培訓(xùn)與服務(wù)。堅(jiān)持強(qiáng)化搜集、簡化整理、細(xì)化檢查、深化利用的管理業(yè)務(wù)工作方針，簡便、高效、科學(xué)地開展檔案管理工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。堅(jiān)持貫徹部門建章立制，規(guī)范執(zhí)行文件材料的形成、流轉(zhuǎn)、累積、立卷、歸檔流程是保證歸檔材料齊全和完整性，提高卷宗質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。高校檔案管理工作應(yīng)加強(qiáng)對電子文件歸檔管理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。指導(dǎo)方式需要形式多樣，直接指導(dǎo)與間接指導(dǎo)相結(jié)合，重點(diǎn)指導(dǎo)和普及指導(dǎo)相結(jié)合，集體培訓(xùn)與個(gè)別指導(dǎo)相結(jié)合[4]。

2.5 持續(xù)強(qiáng)化檔案工作的宣傳與教育雙重職能。開展檔案宣傳工作和利用高校教職工教育活動(dòng)，持續(xù)普及檔案法、檔案工作常識(shí)，充分展示現(xiàn)代化管理技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)管理技能在檔案管理中的應(yīng)用，是提高高校教職工檔案意識(shí)的一項(xiàng)重要工作。特別是在高校發(fā)展進(jìn)程中，對教職工大力推進(jìn)高素質(zhì)普及教育的檔案宣傳與教育發(fā)揮著不可替代的重要作用。

篇(7)

［關(guān)鍵詞］事業(yè)單位；規(guī)范化；人事檔案；問題；措施

0.引言

檔案管理是事業(yè)單位人力資源部的重要工作，人事檔案材料涉及每個(gè)事業(yè)單位員工的基本信息，通過人事檔案的調(diào)取，事業(yè)單位能夠判斷是否對單位內(nèi)部人員進(jìn)行考核、培訓(xùn)、升遷、加薪。另外，事業(yè)單位檔案管理水平也能夠有效反映單位的人力資源狀況，其管理是否規(guī)范、高效也決定著檔案資料是否能夠發(fā)揮其應(yīng)有的作用，因此加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理工作的規(guī)范化尤為重要。

1.加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化的重要意義

1．1規(guī)范化的管理有利于提高檔案管理效率

隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，尤其是企業(yè)單位用人制度的改革，事業(yè)單位用人也采取合同制的方式吸納優(yōu)秀人才，在事業(yè)單位的長期運(yùn)行過程中，會(huì)有大量人員的流動(dòng)，人員檔案材料成為事業(yè)單位了解人才狀況、實(shí)施人才調(diào)動(dòng)的主要依據(jù)，因此建立規(guī)范化、高效化的人才檔案管理機(jī)制顯得尤為重要。對人事檔案進(jìn)行規(guī)范化管理能夠有效提高人事材料的使用率，第一時(shí)間掌握所需要的人事材料；事業(yè)單位人事檔案的規(guī)范化管理也能夠確保人事檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性，一旦工作中需要查閱就能夠按照流程快速地找出相關(guān)資料，減少查閱時(shí)間，提高查閱效率，節(jié)省大量人力，確保事業(yè)單位工作的順利實(shí)施。

1．2人事檔案規(guī)范化管理，能夠反映事業(yè)單位發(fā)展?fàn)顩r

人事檔案記錄了事業(yè)單位人員的整個(gè)流動(dòng)過程，能夠見證事業(yè)單位每個(gè)時(shí)期的人員情況，反映事業(yè)單位當(dāng)時(shí)的發(fā)展?fàn)顩r。事業(yè)單位的發(fā)展是由小到大，由薄弱到雄厚的，而隨著事業(yè)單位的發(fā)展壯大，其人員流動(dòng)以及規(guī)模也會(huì)不斷擴(kuò)張，從側(cè)面也就反映了事業(yè)單位的發(fā)展?fàn)顩r，這是事業(yè)單位的潛在資本，對于事業(yè)單位進(jìn)行人才培訓(xùn)，篩選符合事業(yè)單位發(fā)展的人才具有重要指導(dǎo)意義，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位發(fā)展提供人才基礎(chǔ)。

1．3規(guī)范人事檔案有利于優(yōu)化人才選擇機(jī)制，吸納人才

首先，人事檔案記錄了每個(gè)人員的入職、發(fā)展、升遷、離職等基本情況，對于事業(yè)單位篩選人才具有重要意義。通過人事檔案記錄，事業(yè)單位能夠判斷自己需要哪種類型的人才，這樣在招聘新人的過程中，事業(yè)單位就會(huì)按照這些要求進(jìn)行招聘，有利于人才的吸納；其次，通過人事檔案，事業(yè)單位能夠發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有人才中存在的不足和問題，這樣就能夠根據(jù)這些問題開展集中化的培訓(xùn)，提高事業(yè)單位內(nèi)部人員的整體素質(zhì)；最后，事業(yè)單位還能夠根據(jù)人事檔案記錄對人員進(jìn)行崗位調(diào)動(dòng)，對表現(xiàn)良好，能力突出的人員進(jìn)行表彰和升遷，對表現(xiàn)不好，能力一般的進(jìn)行再次培訓(xùn)，對不思進(jìn)取，影響惡劣的人員進(jìn)行開除，提高事業(yè)單位人員的整體工作效率和綜合素質(zhì)。

2.事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

2．1規(guī)范化管理意識(shí)薄弱，缺乏高效的檔案管理意識(shí)

在事業(yè)單位發(fā)展過程中，盡管事業(yè)單位的規(guī)模以及生產(chǎn)力水平在不斷提高，但是在人事檔案的管理方面卻沒有提高，主要是因?yàn)楣芾砣藛T沒有重視到檔案管理的重要性，在管理過程中存在疏忽漏洞現(xiàn)象，在檔案管理過程中，不能對檔案管理人員進(jìn)行及時(shí)的培訓(xùn)，沒有順應(yīng)科技發(fā)展的要求更新檔案管理設(shè)備，這些都是檔案管理意識(shí)薄弱所引起的。

2．2受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，檔案管理存在不規(guī)范性

檔案管理工作是一個(gè)長期而持續(xù)性的工作，因此在長期的管理過程中會(huì)形成慣性，一旦養(yǎng)成固定的管理習(xí)慣再想改變就比較困難。在事業(yè)單位的發(fā)展過程中，傳統(tǒng)檔案管理方式影響較深，管理方法比較陳舊，檔案管理基本依靠人工完成，辦事效率低，難以跟上信息時(shí)代的發(fā)展步伐；另外，在管理過程中往往存在許多漏洞，從檔案的安全保密、檔案借閱、原始檔案的備份等環(huán)節(jié)都沒有形成統(tǒng)一有序的規(guī)章制度，因此檔案管理也十分不規(guī)范。

2．3檔案管理人員專業(yè)化水平不高，規(guī)范化有待提高

在事業(yè)單位的檔案管理工作中，很多檔案管理人員都不是檔案管理專業(yè)的管理人員，大多都是從單位內(nèi)部選擇的，沒有一定的檔案管理經(jīng)驗(yàn)和基礎(chǔ)，根據(jù)事業(yè)單位需求而進(jìn)行的檔案管理，管理意識(shí)薄弱，管理規(guī)范性不高，尤其是隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展，人員流動(dòng)的加大，對檔案管理的專業(yè)化、規(guī)范化要求更高，但是很多事業(yè)單位為了降低管理成本，沒有對檔案管理人員進(jìn)行補(bǔ)充，這也加劇了管理的混亂。另外，事業(yè)單位檔案管理制度比較簡單，沒有完整的檔案管理制度和操作依據(jù)，檔案人員編制較為隨意，這些都是影響檔案管理規(guī)范化不能實(shí)施的重要影響因素。

3.提高事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的措施

3．1重視檔案規(guī)范化管理的宣傳教育，強(qiáng)化管理人員管理意識(shí)

實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的檔案管理模式，首先就要做好檔案規(guī)范化的宣傳教育工作，將精細(xì)化管理理念引入到檔案管理工作當(dāng)中，提高管理人員的精細(xì)化管理意識(shí)。在檔案管理工作中，要加強(qiáng)對檔案的宣傳教育講解，提高內(nèi)部人員的重視度，讓檔案管理人員意識(shí)到檔案管理對事業(yè)單位發(fā)展的重要意義，加強(qiáng)檔案工作的收集和利用工作。首先，可以豐富檔案信息的收集渠道，建立完善的檔案信息收集體系，以事業(yè)單位內(nèi)部各部門為主，做好每個(gè)部門人事檔案的信息整理和完善，建立高效的人事檔案收集渠道；其次，建立檔案材料的聯(lián)動(dòng)機(jī)制，將事業(yè)單位人員的基本信息納入到檔案信息的收集中，如工資、工作時(shí)間、家庭情況、學(xué)歷、職稱、獎(jiǎng)罰狀況等，只有如此才能完善檔案管理機(jī)制；最后，要將檔案管理工作納入到事業(yè)單位年度考核工作當(dāng)中，只有這樣才能進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，提高檔案管理的規(guī)范化。

3．2優(yōu)化檔案管理機(jī)制，為實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理奠定理論基礎(chǔ)

健全檔案管理機(jī)制是實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的基礎(chǔ)和保障，因此要對檔案管理機(jī)制進(jìn)行優(yōu)化，通過崗位責(zé)任劃分、工作內(nèi)容要求、部門協(xié)作、組織保障等方面進(jìn)行完善。首先，對檔案管理制度進(jìn)行公布，確保檔案管理制度能夠落實(shí)到位，確定檔案管理的主要人員，并由負(fù)責(zé)人對檔案管理進(jìn)行監(jiān)督管理；其次，召開檔案管理規(guī)范化會(huì)議，通過管理制度的制定、管理人員的升級等確定一個(gè)較為規(guī)范化的檔案管理機(jī)制，保障檔案實(shí)施的規(guī)范化運(yùn)行；再次，做好檔案管理的宣傳工作，要求各部門與檔案管理部門做好協(xié)調(diào)，確保檔案材料收集的準(zhǔn)確性、檔案資料使用的便捷性、檔案借閱的安全性等；最后，責(zé)任落實(shí)到位，對檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督管理，確保人事檔案管理的安全性、規(guī)范性、科學(xué)性、高效性。

3．3提高檔案材料收集、整理的規(guī)范化操作水平

在人事檔案管理過程中，最基礎(chǔ)的工作就是檔案材料的收集與整理，只有確保這個(gè)過程規(guī)范化才能確保檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性。檔案材料收集整理工作是長期的，貫穿于事業(yè)單位發(fā)展的整個(gè)時(shí)期，因此提高資料收集、整理的規(guī)范性尤為重要，要做到這點(diǎn)，首先，要對信息收集內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格審核，拓展信息收集渠道，根據(jù)人事特點(diǎn)及時(shí)有效地收集一手資料，對于資料不全或者信息不足的檔案做好備注，后期進(jìn)行完善和補(bǔ)充；其次，對材料的收集過程以及材料的整理過程進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督，定期進(jìn)行檢查，確保材料的真實(shí)性；再次，對收集的材料進(jìn)行歸類整理，便于檔案的查找和使用；最后，根據(jù)事業(yè)單位要求以及國家檔案管理要求對檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和信息收集范圍進(jìn)行確定，不斷完善和補(bǔ)充檔案信息，提高檔案管理效率，做好檔案統(tǒng)計(jì)分析，提高管理的規(guī)范化水平。

3．4推進(jìn)檔案管理的信息化水平，提高管理效率

檔案信息化的發(fā)展不僅能夠提高檔案管理的規(guī)范化水平，也能提高檔案材料的使用效率，因此，推進(jìn)檔案管理的信息化水平尤為重要。信息化管理的最大優(yōu)勢就是規(guī)范化、便捷化、快速化，能夠在短時(shí)間內(nèi)通過搜索引擎找出所要查找的檔案材料，另外還能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，可以將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)信息數(shù)據(jù)化，通過大數(shù)據(jù)處理提高檔案信息的數(shù)據(jù)傳遞性，從而建立網(wǎng)絡(luò)化檔案管理體系。網(wǎng)絡(luò)化檔案管理就是檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的具體體現(xiàn)，在檔案信息數(shù)據(jù)化的轉(zhuǎn)化過程中，會(huì)通過統(tǒng)一的操作模式，統(tǒng)一的處理體系，實(shí)現(xiàn)檔案信息的統(tǒng)一化管理。在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的過程中，首先，要完善檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)備，加大基礎(chǔ)設(shè)備的投入，如購買必要的電腦、數(shù)據(jù)處理器等；其次，要構(gòu)建自己的檔案信息化管理體系，完善體系建設(shè)，提高電子信息化的使用效率；最后，建立完善的檔案網(wǎng)絡(luò)信息化規(guī)章制度，確保信息化建設(shè)的規(guī)范性、科學(xué)性、高效性。4結(jié)語人事檔案管理的規(guī)范化能夠有效提高事業(yè)單位的管理水平，對事業(yè)單位的發(fā)展具有重要意義，因此要不斷提高檔案管理的規(guī)范化水平。在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，事業(yè)單位也要加快網(wǎng)絡(luò)化檔案管理體系的建設(shè)力度，結(jié)合事業(yè)單位發(fā)展的具體情況，不斷優(yōu)化檔案管理的規(guī)范化。